KMU

Was Arbeitgeber:innen über Quellensteuern wissen sollten

Welche meiner Angestellten unterliegen der Quellensteuerpflicht? Muss ich für Arbeitnehmende mit einer Niederlassungsbewilligung C oder für ausländische Vewaltungsrät:innen auch Quellensteuern bezahlen? Wie erfolgt die Bezahlung der Quellensteuer? Ist die Quellensteuer immer in dem Kanton zu bezahlen, in dem meine Firma den Sitz hat? In diesem Blogbeitrag erfährst du alles, was du über die Quellensteuer wissen musst.

Was ist eine Quellensteuer? Bei der Quellensteuer handelt es sich um eine Steuer, die du direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmenden abziehst. Es ist eine sichere und praktische Besteuerungsmethode für das Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit von ausländischen Angstellten in der Schweiz. Der Zweck hinter der Quellensteuer lässt sich wie folgt zusammenfassen: Erwerbstätige aus dem Ausland sollen nach der Lohnauszahlung nicht einfach zurück ins Heimatland gehen können, ohne in der Schweiz Steuern zu bezahlen. Die Quellensteuer beinhaltet normalerweise die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer . Für die Angehörigen einer Konfession kommt meistens noch die Kirchensteuer hinzu.

Für diese Arbeitnehmenden musst du Quellensteuer bezahlen

Wer unterliegt der Quellensteuerpflicht? In der Schweiz sind gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) diejenigen Erwerbstätigen quellensteuerpflichtig, die für ihre Einkommen keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz haben. Grenzgänger:innen und Wochenaufenthalter:innen fallen also unter die Quellensteuerpflicht.

Auch ausländische Verwaltungsrät:innen deines Unternehmens sind quellensteuerpflichtig. Dasselbe gilt für Personen, die zwar in der Schweiz wohnhaft sind und hier arbeiten, aber noch keine Niederlassungsbewilligung besitzen. Dies trifft vielfach auf Arbeitnehmer:innen mit einer Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis L) zu. Ausländer:innen mit einer Niederlassungsbewilligung C sind nicht quellensteuerpflichtig. Sobald Arbeitnehmende eine Niederlassungsbewilligung erhalten, ist die Quellensteuer ab dem Folgemonat nicht mehr fällig.

Gibt es ein Einkommenslimit für die Quellensteuer? In den meisten Kantonen liegt das maximale Einkommen für die Quellensteuer bei CHF 120’000 pro Jahr. Bei einem höheren Jahreseinkommen müssen die ausländischen Arbeitnehmer:innen eine ordentliche Steuererklärung ausfüllen und einreichen. Die bereits bezahlte Quellensteuer zieht die Steuerverwaltung dann von der Steuerrechnung ab.

Wie die Bezahlung der Quellensteuer abläuft

Die Quellensteuer ziehst du als Arbeitgeber:in direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmer:innen ab, sofern diese wie oben beschrieben keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz haben oder ohne Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) in der Schweiz arbeiten.

Du haftest als Arbeitgeber:in für die Entrichtung der Quellensteuer. Dafür musst du dich beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz der ausländischen Angestellten melden. Bei Grenzgänger:innen und sonstigen Arbeitnehmenden ohne steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz gilt das Arbeitsortprinzip. Die Quellensteuer ist in diesem Fall beim kantonalen Steueramt des Arbeitsortes anzumelden. Falls dein Angestellter im Kanton Zug wohnt und bei deiner Firma in Zürich arbeitet, gilt das Wohnortprinzip: Du musst die Quellensteuer beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmenden (in unserem Beispiel also Zug) anzeigen. Arbeitet aber eine Grenzgängerin aus Deutschland ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz für deine Firma im Kanton Zürich, musst du in diesem Fall die Quellensteuer beim kantonalen Steuerarmt des Kantons Zürich anmelden.

Arbeitgeber:innen müssen die provisorische oder definitiv geschuldete Quellensteuer vom Monatslohn der Mitarbeitenden einbehalten. Die Lohnsumme der Arbeitnehmenden musst du regelmässig an das zuständige kantonale Steueramt melden. Je nach Höhe der Quellensteuer hast du die Steuer monatlich, quartalsweise oder jährlich anzumelden und zu bezahlen.

So kannst du bei der Lohnbuchhaltung Zeit sparen

Die Quellensteuer musst du in Lohnabrechnungen und Lohnausweisen deklarieren. Weise die vom Lohn abgezogene Quellensteuer auf der monatlichen Lohnabrechnung deiner Mitarbeitenden aus und trage sie am Ende des Jahres in den Lohnausweis ein. Voll automatisierte Buchhaltungslösungen übertragen die Quellensteuer automatisch in Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Lohnbuchhaltung signifikant und du kannst dich vermehrt auf das Kerngeschäft fokussieren, statt dich mit administrativen Aufgaben herumzuschlagen. Dank Machine Learning weisen voll automatisierte Buchhaltungssysteme zudem in der Regel die tiefste Fehlerquote auf.

Fertig mit dem Zahlen- und Papierkrieg: Möchtest du wissen, wie dein Unternehmen mit dem richtigen Tool die Buchhaltung innert weniger Minuten pro Woche erledigen kann? Vereinbare jetzt ein unverbindliches Gespräch mit uns!

Wie hoch ist die Quellensteuer?

Der Tarif für die Quellensteuer ist kantonsabhängig. Du kannst ihn über die kantonalen Steuerverwaltungen abfragen.

Je nach Lebenssituation des Arbeitnehmenden gelten folgende Tarife:

  1. alleinstehende Personen wie ledige, geschiedene, in Trennung lebende und verwitwete Quellensteuerpflichtige
  2. verheiratete Alleinverdiener:innen mit oder ohne Kinder
  3. verheiratete Doppelverdiener:innen mit oder ohne Kinder
  4. Nebenerwerbseinkünfte

Die Quellensteuertarife bestimmen die Verwaltungen so, dass die meisten Abzüge eingerechnet sind. Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn die quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden zum Beispiel bereits in die Säule 3a eingezahlt haben, kann es eine Tarifkorrektur geben.

So hängen Quellensteuer und Spesen zusammen

Die Berechnung der Quellensteuer basiert auf dem Bruttolohn inklusive aller Zulagen und Pauschalspesen. Bei Pauschalspesen legt dein Unternehmen einen pauschalen Betrag fest, den du den Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zusammen mit der Lohnauszahlung vergütest.

Pauschalspesen sind vor allem für Unternehmen zu empfehlen, in denen die Anzahl der Spesenbelege hoch ist und die Bearbeitung der Belege einen grossen administrativen Aufwand mit sich bringt. Beachte, dass Entschädigungen für den Arbeitsweg – unabhängig davon, ob die Arbeitnehmenden Grenzgänger:innen sind oder im Inland leben – nicht als Spesen gelten. Diese Auslagen stellen vielmehr sozialabgabepflichtiges Einkommen dar. Die vergüteten Kosten für den Arbeitsweg musst du als Arbeitgeber:in im Lohnausweis deklarieren.

Lesetipp: Was gilt in der Schweiz eigentlich als Spesen? In diesem Blogbeitrag erfährst du, was Spesen sind, was dazu gehört und was nicht.

Lohnausweise sind im strafrechtlichen Sinne Urkunden. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise können demnach als Urkundenfälschung gelten. Treuhänder:innen können Klarheit schaffen, welche Auslagen deiner Mitarbeitenden als Spesen gelten und was zum Einkommen gehört. Finde hier kostenlos erfahrene Treuhand-Expert:innen.