{"id":12915,"date":"2023-01-04T16:33:32","date_gmt":"2023-01-04T14:33:32","guid":{"rendered":"https:\/\/accounto.ch\/?p=12915"},"modified":"2023-06-06T16:34:39","modified_gmt":"2023-06-06T14:34:39","slug":"systeme-de-gestion-de-documents-sgd-et-logiciel-fiduciaire-automatise-les-principales-differences","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/accounto.ch\/fr\/systeme-de-gestion-de-documents-sgd-et-logiciel-fiduciaire-automatise-les-principales-differences\/","title":{"rendered":"Syst\u00e8me de gestion de documents (SGD) et logiciel fiduciaire automatis\u00e9 : les principales diff\u00e9rences"},"content":{"rendered":"\n

Les entreprises fiduciaires ont-elles besoin d’un logiciel fiduciaire automatis\u00e9<\/a> si elles travaillent d\u00e9j\u00e0 avec un syst\u00e8me de gestion de documents (SGD) ? Quelle est la principale diff\u00e9rence entre un SGD et un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 ? Qu’est-ce qu’un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 offre qu’un SGD ne peut pas offrir ? Dans cet article de blog, nous pr\u00e9sentons les principaux points communs et diff\u00e9rences entre un SGD et un logiciel fiduciaire automatis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

La plupart des entreprises fiduciaires utilisent depuis des ann\u00e9es des syst\u00e8mes de gestion de documents (SGD) et des logiciels de comptabilit\u00e9, bien que les experts fiduciaires suisses soient encore plut\u00f4t sceptiques \u00e0 l’\u00e9gard des solutions automatis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

Qu’est-ce qu’un syst\u00e8me de gestion de documents (SGD) ? Selon la plate-forme de conseil en affaires business.com<\/a>, un SGD est \u00ab\u00a0un logiciel qui offre un moyen automatis\u00e9 de stocker, de g\u00e9rer et de suivre les documents \u00e9lectroniques et les images des documents papier\u00a0\u00bb. En d’autres termes, un SGD permet de stocker, de g\u00e9rer et de suivre des documents, ainsi que de convertir des documents papier en images num\u00e9riques. Les SGD ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9velopp\u00e9s \u00e0 l’origine pour rendre les documents papier disponibles sous forme num\u00e9rique.<\/p>\n\n\n\n

Que fait un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 ? Un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 ou enti\u00e8rement automatis\u00e9 dispose de toutes les fonctions susmentionn\u00e9es et se charge en outre de la majeure partie des t\u00e2ches comptables r\u00e9p\u00e9titives et chronophages. La solution de comptabilit\u00e9 fiduciaire d’Accounto<\/a> effectue par exemple l’extraction des documents, la comptabilisation des documents, les rapprochements bancaires ainsi que le rapprochement du journal et des livres auxiliaires de mani\u00e8re enti\u00e8rement automatis\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Ce que les syst\u00e8mes de gestion de documents (SGD) et les logiciels fiduciaires ont en commun<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Les SGD et les logiciels fiduciaires facilitent tous deux la transformation des documents et des dossiers papier en documents num\u00e9riques. Le stockage et l’archivage de ces documents num\u00e9riques peuvent \u00eatre simplifi\u00e9s de la m\u00eame mani\u00e8re avec un SGD et un logiciel fiduciaire. Le suivi des modifications apport\u00e9es aux documents num\u00e9riques est \u00e9galement possible tant avec un SGD qu’avec un logiciel fiduciaire.<\/p>\n\n\n\n

Qu’en est-il du facteur temps : peut-on gagner plus de temps avec un SGD ou un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 ? Avec un SGD, vous pouvez certes r\u00e9duire quelque peu le temps consacr\u00e9 \u00e0 la comptabilit\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 la simplification du stockage, de la gestion et de la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents par rapport \u00e0 une comptabilit\u00e9 sur papier, mais cela n’est que tr\u00e8s limit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

C’est l\u00e0 que les syst\u00e8mes de gestion documentaire atteignent leurs limites<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La num\u00e9risation ne consiste pas seulement \u00e0 cr\u00e9er des versions \u00e9lectroniques de documents papier. Au contraire, la num\u00e9risation offre aux fiduciaires la possibilit\u00e9 d’externaliser les t\u00e2ches comptables r\u00e9p\u00e9titives vers des solutions logicielles et de d\u00e9velopper de nouveaux domaines d’activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Lecture conseill\u00e9e :<\/em> Dans l’\u00e9tude \u00ab\u00a0Treuhand 2030\u00a0\u00bb d’Accounto, vous d\u00e9couvrirez comment les entreprises fiduciaires peuvent s’affirmer dans un monde de PME de plus en plus num\u00e9ris\u00e9.<\/em><\/a><\/p>\n\n\n\n

Un SGD n’acc\u00e9l\u00e8re la num\u00e9risation dans les entreprises fiduciaires que dans une tr\u00e8s faible mesure. En revanche, avec le bon logiciel fiduciaire, les entreprises fiduciaires peuvent s’appuyer sur une plate-forme stable et s\u00fbre pour r\u00e9duire les d\u00e9penses li\u00e9es aux activit\u00e9s de routine et cr\u00e9er, promouvoir et facturer \u00e0 la place des services innovants. Cela va au-del\u00e0 des fonctionnalit\u00e9s d’un SGD courant. Aujourd’hui, il n\u2019est plus suffisant pour les entreprises fiduciaires de travailler avec un SGD.<\/p>\n\n\n\n

Mais l’automatisation est-elle \u00e9galement possible avec un SGD ?<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Dans la pratique, de nombreuses entreprises fiduciaires ont reli\u00e9 le SGD et le logiciel de comptabilit\u00e9 par une interface, ce qui permet aux deux syst\u00e8mes de communiquer entre eux. Des comptes de la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re peuvent \u00eatre attribu\u00e9s aux fournisseurs enregistr\u00e9s dans le SGD, ce qui permet une comptabilisation pr\u00e9tendument automatis\u00e9e des op\u00e9rations commerciales. Si l’entreprise fiduciaire enregistre par exemple le compte 4000 d’un fournisseur de mat\u00e9riel dans le SGD, toutes les factures entrantes envoy\u00e9es par le fournisseur arrivent \u00ab\u00a0automatiquement\u00a0\u00bb sur le compte d\u00e9fini. Au premier abord, cela peut sembler \u00eatre une automatisation. Pourtant, le processus est encore fortement marqu\u00e9 par des op\u00e9rations manuelles.<\/p>\n\n\n\n

Par exemple, les collaborateurs doivent encore ajouter manuellement les comptes souhait\u00e9s pour chaque fournisseur dans le SGD. De plus, le rapprochement des factures entrantes avec le compte bancaire ne se fait pas automatiquement, car il manque une interface avec le compte commercial. Seul un logiciel fiduciaire enti\u00e8rement automatis\u00e9, comme celui d’Accounto<\/a>, peut automatiser l’ensemble du flux de travail des documents (extraction, comptabilisation et rapprochement bancaire). Une telle solution logicielle rend la saisie manuelle des donn\u00e9es compl\u00e8tement superflue, ce qui r\u00e9duit la charge de travail li\u00e9e \u00e0 la comptabilit\u00e9 \u00e0 des t\u00e2ches de contr\u00f4le. Il est possible de comptabiliser de mani\u00e8re enti\u00e8rement automatis\u00e9e non seulement les factures entrantes, mais aussi les quittances et autres types de documents.<\/p>\n\n\n\n

Voici les autres diff\u00e9rences entre un SGD et un logiciel fiduciaire<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Comme nous l’avons vu plus haut, un SGD et un logiciel de d\u00e9p\u00f4t automatis\u00e9 vous permettront de mettre fin \u00e0 la paperasserie. Ces outils vous permettent de convertir des documents papier en versions \u00e9lectroniques. Mais les points communs s’arr\u00eatent l\u00e0. C’est surtout autour du th\u00e8me de \u00ab\u00a0l’automatisation des t\u00e2ches comptables\u00a0\u00bb que l’on peut constater des diff\u00e9rences importantes, qui ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 abord\u00e9es en d\u00e9tail. Mais il existe encore d’autres diff\u00e9rences entre un SGD et un logiciel fiduciaire.<\/p>\n\n\n\n

Comme les SGD ne sont souvent non bas\u00e9s sur le cloud, les fichiers enregistr\u00e9s dans un SGD ne sont souvent non automatiquement stock\u00e9s dans un cloud. Il est donc plus probable que ces fichiers, ou du moins les versions les plus r\u00e9centes de ces fichiers, soient perdus en cas de piratage, de panne du syst\u00e8me ou de perte de l’outil de travail. Les fuites et les vols de donn\u00e9es co\u00fbtent chaque ann\u00e9e des milliards de dollars dans le monde entier. Ce sont surtout les grands groupes qui font r\u00e9guli\u00e8rement la une des journaux en raison du manque de mesures de protection des donn\u00e9es. Mais les probl\u00e8mes de s\u00e9curit\u00e9 entra\u00eenent \u00e9galement des dommages de r\u00e9putation parfois irr\u00e9parables pour les PME et peuvent m\u00eame entra\u00eener des poursuites p\u00e9nales.<\/p>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce aux logiciels fiduciaires intelligents<\/a>, vous n\u2019avez plus, dans la plupart des cas, \u00e0 vous occuper vous-m\u00eame de la protection des donn\u00e9es et de la cybers\u00e9curit\u00e9. Toutes les donn\u00e9es et informations pertinentes sont conserv\u00e9es sur la plateforme. L’entreprise de la plateforme s’occupe normalement aussi de la cybers\u00e9curit\u00e9 et \u00e9tablit un plan d’urgence informatique (Disaster Recovery), de sorte que m\u00eame en cas de piratage malveillant ou de catastrophe naturelle, aucune donn\u00e9e n’est perdue.<\/p>\n\n\n\n

Comparaison : SGD et logiciel fiduciaire<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dans ce tableau, nous avons consign\u00e9 les principales diff\u00e9rences entre un SGD traditionnel et un logiciel fiduciaire :<\/p>\n\n\n\n

Crit\u00e8re<\/strong><\/td>Syst\u00e8me de gestion des documents (SGD)<\/strong><\/td>Logiciel fiduciaire enti\u00e8rement automatis\u00e9<\/strong><\/td><\/tr>
Facilite la conversion des documents papier en documents num\u00e9riques<\/td>????<\/td>????<\/td><\/tr>
Uniformise le stockage et l’archivage des documents num\u00e9riques<\/td>????<\/td>????<\/td><\/tr>
Permet la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents num\u00e9riques<\/td>????<\/td>????<\/td><\/tr>
Permet l’extraction compl\u00e8te des donn\u00e9es des factures re\u00e7ues<\/td>x (seulement certains champs, par exemple l’adresse)<\/td>????<\/td><\/tr>
Permet l’extraction compl\u00e8te de donn\u00e9es \u00e0 partir d’autres types de documents (par exemple, les re\u00e7us)<\/td>x<\/td>????<\/td><\/tr>
La mise \u00e0 jour automatis\u00e9e des donn\u00e9es est possible \u00e0 une date ult\u00e9rieure<\/td>x (uniquement avec attribution manuelle de comptes)<\/td>????<\/td><\/tr>
Rapprochement automatis\u00e9 des pi\u00e8ces justificatives avec les transactions bancaires<\/td>x<\/td>????<\/td><\/tr>
R\u00e9duit le temps consacr\u00e9 \u00e0 la comptabilit\u00e9<\/td>(????) (sous r\u00e9serve)<\/td>????<\/td><\/tr>
R\u00e9duit le risque d’erreurs dans la comptabilit\u00e9<\/td>(????) (sous r\u00e9serve uniquement)<\/td>????<\/td><\/tr>
Automatise les t\u00e2ches comptables r\u00e9p\u00e9titives<\/td>x<\/td>????<\/td><\/tr>
Permet d’am\u00e9liorer les processus dans les entreprises fiduciaires<\/td>x<\/td>????<\/td><\/tr>
Contribue \u00e0 l’innovation du mod\u00e8le d’entreprise<\/td>x<\/td>????<\/td><\/tr>
Acc\u00e9l\u00e8re la num\u00e9risation dans les entreprises fiduciaires<\/td>(????) (sous r\u00e9serve uniquement)<\/td>????<\/td><\/tr>
Bas\u00e9 sur le cloud<\/td>x (souvent non)<\/td>????<\/td><\/tr>
Les donn\u00e9es sont prot\u00e9g\u00e9es au maximum en cas de cyber-attaque<\/td>x (souvent non)<\/td>????<\/td><\/tr>
Inclut le Disater Recovery (plan d’urgence informatique)<\/td>x (souvent non)<\/td>(????) (en temps normal)<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Vous souhaitez savoir comment votre entreprise fiduciaire peut profiter de la num\u00e9risation du monde des PME gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel fiduciaire adapt\u00e9 ? R\u00e9servez ici une d\u00e9mo gratuite de la plate-forme comptable suisse Accounto.<\/em><\/a><\/p>\n\n\n\n

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Les entreprises fiduciaires ont-elles besoin d’un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 si elles travaillent d\u00e9j\u00e0 avec un syst\u00e8me de gestion de documents (SGD) ? Quelle est la principale diff\u00e9rence entre un SGD et un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 ? Qu’est-ce qu’un logiciel fiduciaire automatis\u00e9 offre qu’un SGD ne peut pas offrir ? 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