Un investissement en temps important, un risque d’erreur \u00e9lev\u00e9 et pas d’automatisation \u00e0 proprement parler : aujourd’hui, il ne suffit plus aux entreprises fiduciaires de travailler avec un syst\u00e8me de gestion de documents (SGD). C’est pourquoi de nombreuses entreprises fiduciaires ont associ\u00e9 leur DMS \u00e0 un logiciel de comptabilit\u00e9. Dans cet article de blog, vous pourrez lire ce \u00e0 quoi il faut faire attention et pourquoi il faut \u00e9viter les ruptures de logiciel ou de plateforme.<\/p>\n\n\n\n
Un syst\u00e8me de gestion de documents (SGD) permet de stocker, de g\u00e9rer et de suivre des documents, ainsi que de convertir des documents papier en images num\u00e9riques. Les SGD ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9velopp\u00e9s \u00e0 l’origine pour rendre les documents papier disponibles sous forme num\u00e9rique. Gr\u00e2ce \u00e0 la simplification du stockage, de la gestion et du suivi des documents, un SGD vous permet de r\u00e9duire quelque peu le temps consacr\u00e9 \u00e0 la comptabilit\u00e9 par rapport \u00e0 une comptabilit\u00e9 sur papier, mais cela reste tr\u00e8s limit\u00e9. En revanche, avec le bon logiciel fiduciaire, vous disposez d’une plateforme stable et s\u00fbre pour r\u00e9duire le temps consacr\u00e9 aux activit\u00e9s de routine et pour cr\u00e9er, promouvoir et facturer des services innovants.<\/p>\n\n\n\n
Lecture conseill\u00e9e :<\/em> Dans cet article de blog<\/a>, nous pr\u00e9sentons les principales similitudes et diff\u00e9rences entre un DMS et un logiciel fiduciaire automatis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Dans la pratique, de nombreuses entreprises fiduciaires ont reli\u00e9 leur DMS \u00e0 un logiciel de comptabilit\u00e9 par une interface. Les deux syst\u00e8mes peuvent ainsi communiquer entre eux. Cependant, il n’est pas rare que des ruptures de logiciels se produisent lorsque les solutions utilis\u00e9es ne sont pas compl\u00e8tement adapt\u00e9es les unes aux autres et que vous devez effectuer des saisies, m\u00eame partiellement, \u00e0 la main.<\/p>\n\n\n\n Vous apprendrez ici pourquoi les ruptures de logiciels ou de plateformes nuisent \u00e0 votre entreprise fiduciaire.<\/p>\n\n\n\n Plus vous utilisez de solutions dans votre entreprise, plus vous devez payer de frais de licence et d’utilisation. Les solutions de comptabilit\u00e9 intelligentes pour les entreprises fiduciaires<\/a>, qui vous permettent d’automatiser enti\u00e8rement les t\u00e2ches de routine, ne semblent qu’\u00e0 premi\u00e8re vue co\u00fbter plus cher que la tenue de la comptabilit\u00e9 avec votre SGD et un outil de comptabilit\u00e9 num\u00e9rique. Si l’on tient compte des frais de licence pour les outils pr\u00e9c\u00e9dents et des co\u00fbts salariaux unitaires \u00e9conomis\u00e9s, les logiciels de comptabilit\u00e9 enti\u00e8rement automatis\u00e9s sont souvent rentables, m\u00eame pour les petites entreprises fiduciaires.<\/p>\n\n\n\n Des logiciels d\u00e9faillants signifient que vous stockez des donn\u00e9es dans plusieurs outils. Dans la plupart des SGD, de nombreux travaux de comptabilisation et de rapprochement ne sont pas encore automatis\u00e9s. Les fiduciaires doivent donc consacrer un temps pr\u00e9cieux \u00e0 l’extraction et \u00e0 la comptabilisation des donn\u00e9es, \u00e0 l’affectation des comptes ou \u00e0 la mise \u00e0 jour des donn\u00e9es. En revanche, une solution comptable enti\u00e8rement automatis\u00e9e et sans rupture de logiciel rend la saisie manuelle des donn\u00e9es compl\u00e8tement superflue, ce qui r\u00e9duit le temps consacr\u00e9 \u00e0 la comptabilit\u00e9 \u00e0 des t\u00e2ches de contr\u00f4le. Le temps ainsi \u00e9conomis\u00e9 peut \u00eatre utilis\u00e9 pour cr\u00e9er de nouveaux services pour vos clients, qui ne n\u00e9cessitent pas l’externalisation de logiciels.<\/p>\n\n\n\n Comme nous l’avons mentionn\u00e9 plus haut, si les logiciels ne fonctionnent pas correctement, cela signifie que vous devez toujours ajouter des comptes ou extraire des chiffres des documents manuellement. La saisie manuelle des chiffres est sujette \u00e0 de nombreuses erreurs. Les erreurs d’inattention sont particuli\u00e8rement fr\u00e9quentes en cas de charge de travail \u00e9lev\u00e9e. Saviez-vous que les syst\u00e8mes de comptabilit\u00e9 enti\u00e8rement automatis\u00e9s pr\u00e9sentent g\u00e9n\u00e9ralement le taux d’erreur le plus bas gr\u00e2ce \u00e0 l’apprentissage automatique ?<\/p>\n\n\n\n La num\u00e9risation ne consiste pas seulement \u00e0 cr\u00e9er des versions \u00e9lectroniques de documents papier et des processus qui y sont li\u00e9s et \u00e0 les traiter dans un outil informatis\u00e9. La num\u00e9risation offre aux fiduciaires la possibilit\u00e9 d’externaliser les t\u00e2ches comptables r\u00e9p\u00e9titives vers des solutions logicielles et de d\u00e9velopper de nouveaux domaines d’activit\u00e9. Avec le logiciel de comptabilit\u00e9 fiduciaire d’Accounto<\/a>, le travail n’est pas simplement num\u00e9ris\u00e9, mais enti\u00e8rement automatis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Qui a effectu\u00e9 les affectations de compte pour les nouveaux fournisseurs ? Quand a eu lieu le rapprochement de la derni\u00e8re facture fournisseur avec le compte bancaire ? Quelles donn\u00e9es ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 extraites des documents par le SGD et qu’est-ce qui doit encore \u00eatre fait manuellement ? Les d\u00e9faillances de logiciel compliquent consid\u00e9rablement la collaboration au sein des \u00e9quipes, car de nombreuses d\u00e9pendances apparaissent. Les transferts en cas d’absences planifi\u00e9es sont \u00e9galement plus difficiles lorsque les processus pr\u00e9sentent des ruptures de logiciels.<\/p>\n\n\n\n Les g\u00e9n\u00e9rations actuelles et futures de travailleurs ne veulent plus s’embarrasser de solutions partiellement num\u00e9ris\u00e9es. Ils veulent travailler avec des logiciels innovants. Les investissements dans un environnement informatique sur mesure, l’apprentissage automatique et d’autres technologies profitent aux Natifs Num\u00e9riques, qui repr\u00e9sentent actuellement une grande partie des Suisses sur le march\u00e9 du travail. Les natifs num\u00e9riques ont en principe plus de facilit\u00e9 \u00e0 d\u00e9l\u00e9guer des t\u00e2ches aux technologies que leurs coll\u00e8gues plus \u00e2g\u00e9s. Par cons\u00e9quent, la demande de solutions comptables fiduciaires num\u00e9riques et int\u00e9gratives devrait continuer \u00e0 augmenter chez les fiduciaires d’aujourd’hui et de demain. Si vous travaillez avec des technologies innovantes, vous pouvez marquer des points dans le processus de recrutement de la rel\u00e8ve fiduciaire des g\u00e9n\u00e9rations X et Y.<\/p>\n\n\n\n Comme les SGD ne sont souvent pas bas\u00e9s sur le cloud, les fichiers enregistr\u00e9s dans un SGD ne sont souvent pas automatiquement stock\u00e9s dans un cloud. Les ruptures logicielles entre les solutions num\u00e9riques et automatis\u00e9es rendent donc plus probable la perte de fichiers, ou du moins des derni\u00e8res versions de fichiers, en cas de piratage, de panne du syst\u00e8me ou de perte de l’outil de travail.<\/p>\n\n\n\n Avec les logiciels fiduciaires intelligents, vous ne devez plus, dans la plupart des cas, vous occuper vous-m\u00eame de la protection des donn\u00e9es et de la cybers\u00e9curit\u00e9. Toutes les donn\u00e9es et informations pertinentes sont conserv\u00e9es sur la plate-forme comptable. L’entreprise de la plate-forme prend normalement toutes les mesures de s\u00e9curit\u00e9 de base et \u00e9labore un plan d’urgence informatique (Disaster Recovery), de sorte que m\u00eame en cas de perfides attaques de hackers ou de catastrophes naturelles, aucune donn\u00e9e client n’est perdue.<\/p>\n\n\n\nComment les syst\u00e8mes de gestion de documents (SGD) et les logiciels fiduciaires fonctionnent-ils ensemble ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
7 raisons pour lesquelles les logiciels d\u00e9faillants sont dangereux dans les entreprises fiduciaires<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
1. il y a des co\u00fbts pour plusieurs logiciels<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
2. Un temps pr\u00e9cieux est perdu pour des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
3. Les saisies manuelles augmentent le risque d’erreur<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
4. Le potentiel de la num\u00e9risation ne peut pas \u00eatre pleinement exploit\u00e9<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
5. La collaboration au sein de l’entreprise devient plus difficile<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
6. Avec des technologies d\u00e9pass\u00e9es, il est difficile d’engager et de garder de jeunes collaborateurs<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
7. Les donn\u00e9es stock\u00e9es localement sont pr\u00e9occupantes en termes de protection des donn\u00e9es et de cybers\u00e9curit\u00e9<\/strong><\/h4>\n\n\n\n