La transformation du monde du travail, le manque de personnel qualifié dans le secteur fiduciaire suisse et la demande de plus en plus forte, et pas seulement depuis la pandémie de Covid, de travailler indépendamment depuis le lieu où l’on se trouve : le thème du travail à distance devient également de plus en plus pertinent pour le secteur fiduciaire. Quels sont les défis que les entreprises fiduciaires doivent relever avec l’apparition croissante du travail à distance ? Comment les cadres peuvent-ils motiver leurs collaborateurs dans les équipes à distance ? De quoi faut-il tenir compte pour que l’esprit d’équipe ne souffre pas du manque d’interactions personnelles ? Dans cet article de blog, vous trouverez des conseils sur la manière dont les cadres des entreprises fiduciaires peuvent gérer avec succès des équipes à distance.
Que l’on travaille depuis Bali, Berlin ou l’Oberland bernois : l’option du travail à distance peut contribuer à la satisfaction de vos jeunes collaborateurs. De nombreux natifs de l’ère numérique – qui constituent actuellement une grande partie des professionnels de la fiducie sur le marché du travail – indiquaient déjà dans les sondages, des années avant l’apparition de la pandémie Covid, que des horaires de travail flexibles et la possibilité de travailler à distance constituaient un aspect à ne pas négliger lors du choix d’un employeur. Pour de nombreux employés, il est motivant de pouvoir travailler dans un environnement qui leur convient. Parallèlement, en raison de la pénurie de personnel qualifié dans le secteur fiduciaire, il peut être judicieux de recruter des fiduciaires éloignés qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas se rendre au bureau tous les jours. Les nouvelles solutions technologiques pour les entreprises fiduciaires permettent aux équipes distantes de collaborer de manière constructive à tout moment.
Travail à distance : les entreprises fiduciaires doivent surmonter ces défis
La gestion d’équipes à distance est également appelée « remote leadership » et pose de nouveaux défis aux cadres des entreprises fiduciaires. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales particularités de la collaboration en équipes distantes.
L’un des premiers points que les entreprises fiduciaires doivent clarifier lorsqu’elles dirigent des équipes à distance est la garantie de la protection des données. Les pertes de données entraînent des dommages de réputation parfois irréparables et peuvent même entraîner des poursuites pénales. Si les données de vos clients tombent – intentionnellement ou par inadvertance – entre de mauvaises mains, votre entreprise fiduciaire risque de perdre la confiance de ses clients, de se voir infliger des amendes et des sanctions.
Attention : de nombreux fournisseurs internationaux d’outils de comptabilité ont leur siège principal aux États-Unis, où l’accès aux données des entreprises est possible sans contrôle judiciaire grâce au Patriot Act. En Suisse, en revanche, cela n’est pas autorisé. Si vous travaillez par exemple avec le logiciel de comptabilité fiduciaire suisse d’Accounto, toutes les données de vos clients sont soumises à la loi suisse sur la protection des données.
En plus de choisir soigneusement vos outils de travail, vous pouvez encore réduire le risque de vol ou de fuite de données grâce à des mesures de précaution simples à mettre en œuvre : ne déposez des données sensibles que sur des plates-formes et des systèmes protégés par un mot de passe. Protégez les outils de travail contre les accès étrangers. Ne donnez pas de données de connexion à des personnes externes. Si des collaborateurs ou des responsables informatiques vous demandent de leur fournir un mot de passe, vérifiez d’abord l’authenticité de la demande. Définissez des droits d’accès stricts pour tous les systèmes. N’accordez à tous les collaborateurs que les droits dont ils ont besoin. Vous réduirez ainsi la probabilité que des utilisateurs infectent des applications, des données et des services critiques par manque de prudence.
Outre la richesse des données, la disponibilité des outils de collaboration est un facteur important pour la collaboration en équipes distantes. La disponibilité des solutions logicielles fiduciaires devrait être d’au moins 99,9%. Ainsi, vos collaborateurs à distance peuvent collaborer efficacement à tout moment.
La transmission des connaissances peut être plus difficile dans des équipes distantes que lorsque tous les collaborateurs passent plusieurs jours par semaine ensemble au bureau et peuvent s’adresser directement à leurs voisins de bureau en cas de questions ou de doutes. Organisez plusieurs fois par an des formations internes et des formations adaptées aux besoins de vos collaborateurs.
Les détracteurs des équipes à distance affirment souvent que le travail à distance nuit à l’esprit d’équipe à moyen terme. En tant que cadre, vous pouvez y remédier en communiquant de manière ouverte et transparente. Quels sont les objectifs que vous vous fixez pour le prochain trimestre ou l’exercice suivant ? Tout le monde soutient-il ces objectifs ? Quelles sont les étapes nécessaires pour que vous puissiez atteindre ces objectifs en tant qu’équipe ? Sur quoi chaque membre de l’équipe travaille-t-il actuellement ? Qui a besoin de soutien et où ? Par quels canaux les collaborateurs peuvent-ils demander de l’aide ? Comment l’équipe gère-t-elle les problèmes ? Pour favoriser l’esprit d’équipe dans les équipes distantes, vous devriez également créer un espace pour des discussions non contraignantes. Cela peut aller d’un appel hebdomadaire pour la pause ou l’apéro à des activités de formation d’équipe virtuelles ou hybrides, en passant par un canal Slack pour les blagues.
Déterminez ce qui convient à votre équipe distante ou assurez-vous auprès des collaborateurs de leurs préférences. Dans la mesure du possible, il est également très bénéfique pour l’esprit d’équipe de réunir de temps en temps tous les membres de l’équipe au même endroit. En tant que responsable d’équipes hybrides, vous devez absolument veiller à traiter de la même manière les collaborateurs sur place et ceux qui travaillent à domicile. En effet, rien n’est plus source de mécontentement, de mauvaise volonté et de conflits sur le lieu de travail que des chefs injustes.
La création d’une culture de feedback constructive est étroitement liée au facteur de réussite qu’est la communication. Échangez régulièrement avec vos collaborateurs. Les représentants des générations Y et Z, en particulier, attendent un feedback continu sur leur propre travail. Louez leur engagement exceptionnel, reconnaissez leurs bonnes performances et indiquez éventuellement les possibilités d’amélioration. L’inverse est également vrai : soyez ouvert au feedback. Acceptez les critiques et les demandes de changement.
