Pendant la “busy season” du début de l’année, de nombreuses entreprises fiduciaires sont submergées de travail. Dans cet article de blog, les cadres des entreprises fiduciaires reçoivent des conseils pratiques sur la manière dont leur équipe peut gérer les bilans annuels et les affaires courantes au cours du trimestre à venir sans devoir travailler de nuit et sans (trop) d’heures supplémentaires.
Clôtures annuelles, optimisations fiscales et analyses : le début de l’année est souvent synonyme de charge de travail importante pour les entreprises fiduciaires. Que peuvent faire les cadres des entreprises fiduciaires pour éviter que leur équipe ne soit submergée par le travail et ne s’épuise ? De nombreux secteurs confrontés à des pénuries de personnel saisonnières font appel à des free-lances et à des spécialistes engagés temporairement. Toutefois, compte tenu de la pénurie persistante de personnel qualifié dans le secteur fiduciaire suisse, il pourrait s’avérer difficile d’engager rapidement des professionnels fiduciaires adaptés et disponibles. Vous trouverez ci-dessous trois moyens plus pratiques pour votre entreprise fiduciaire d’atténuer les conséquences de la pénurie de personnel qualifié et d’éviter les pénuries de personnel et le stress du recrutement pendant la “busy season”.
Les cadres devraient accorder plus de confiance à leurs collaborateurs et déléguer davantage.
La première chose à garder à l’esprit est qu’en tant que cadre, vous ne devez pas porter seul toute la charge de travail. Donnez maintenant plus de responsabilités et de libertés à vos collaborateurs, afin qu’ils puissent s’épanouir correctement, acquérir un nouveau savoir-faire et vous décharger de certaines tâches en période de stress. Vous n’êtes pas le seul à en profiter : le fait de pouvoir évoluer et s’investir sur le lieu de travail contribue à la motivation et à la volonté de performance de nombreux collaborateurs. Au début de la “busy season”, faites-vous une idée de la charge de travail des différents membres de l’équipe et de la personne qui aurait éventuellement la capacité d’accomplir des tâches supplémentaires et qui pourrait vous décharger. Les outils de collaboration numériques aident à gérer le temps et à répartir les tâches de manière équitable. Récompensez les bonnes prestations et la serviabilité.
Mais surtout avant et pendant la “busy season”, vous devriez faire attention à ne pas en demander trop à votre équipe. Renseignez-vous régulièrement sur le bien-être de vos collaborateurs et assurez-vous que personne ne se surmène pendant une période prolongée. Selon les psychologues du travail, les premiers signes d’un stress excessif sont des maux de tête persistants, de la fatigue et de l’épuisement, de l’irritabilité, des sautes d’humeur, des problèmes de concentration, de la nervosité et une sensibilité accrue aux infections. Si vous reconnaissez ces signes chez vos collaborateurs ou chez vous-même, vous devriez trouver une solution à moyen terme pour réduire la charge de travail dans votre équipe.
L’automatisation des tâches répétitives permet de gagner du temps et de se concentrer davantage sur le travail.
Les logiciels fiduciaires vous permettent non seulement de mieux répartir le travail pendant la “busy season”, mais aussi de le réduire. L’externalisation des activités de routine vers le logiciel fiduciaire et une concentration accrue sur l’activité principale allègent considérablement la charge de travail des entreprises fiduciaires et peuvent également vous libérer de la pression de devoir élargir l’équipe opérationnelle pour de nouveaux projets ou de remplacer immédiatement les collaborateurs/trices après un licenciement. Une solution comptable entièrement automatisée, sans rupture de logiciel, rend la saisie manuelle des données complètement superflue, ce qui réduit le travail de comptabilité à des tâches de contrôle. Les solutions fiduciaires traditionnelles n’offrent pas d’allègement dans ce domaine, car dans la plupart des cas, elles ne font que reproduire numériquement les processus existants et nécessitent donc toujours un travail manuel – et mangent donc du temps que vous pourriez investir plus judicieusement, et pas seulement pendant la “busy season”.
Quelles exigences un logiciel fiduciaire doit-il remplir pour rendre votre travail quotidien plus efficace tout au long de l’année ? La solution logicielle doit pouvoir décharger votre équipe d’un maximum de tâches de routine telles que l’extraction des documents, le rapprochement des écritures comptables secondaires ou l’établissement de rapports sur les chiffres clés de l’entreprise. Le traitement, la gestion et le stockage centralisés des documents est un autre critère incontournable. Le logiciel fiduciaire doit rassembler toutes les données importantes sur une plateforme sûre et stable, qui répond aux normes les plus strictes en matière de protection des données. La convivialité est également de plus en plus importante : la génération actuelle et suivante de fiduciaires ne veut plus se battre avec des solutions partiellement numérisées. Les processus doivent fonctionner de manière transparente et se dérouler sur une plateforme unique, dont l’utilisation est intuitive.
Avec le logiciel fiduciaire suisse Accounto, le travail n’est pas simplement numérisé, mais entièrement automatisé. Convenez ici d’une démonstration gratuite en direct et découvrez comment votre entreprise fiduciaire peut réduire de manière significative le temps consacré aux tâches répétitives.
Une marque employeur forte aide à retenir les professionnels qualifiés de la fiduciaire
Une bonne marque d’employeur (souvent appelée “employer brand”) rend une entreprise plus attrayante, tant pour vos collaborateurs que pour les candidats potentiels. Dans une entreprise fiduciaire offrant un environnement de travail constructif, les collaborateurs sont plus enclins à recommander leur employeur à d’autres professionnels. Travaillez donc activement tout au long de l’année à la création d’une culture d’entreprise ouverte et productive. Soyez à l’écoute de vos collaborateurs et soutenez-les autant que possible dans leur travail quotidien. Proposez une aide proactive en cas de problème, même dans les périodes de forte activité comme la “busy season” qui s’annonce. Communiquez ouvertement et soyez transparent en ce qui concerne les objectifs et le développement de l’entreprise. Exprimez votre estime à vos collaborateurs. Montrez en paroles et en actes que vos collaborateurs jouent un rôle important dans l’entreprise.
Outre la création active d’une culture d’entreprise, l’utilisation de solutions logicielles et d’outils innovants dans les entreprises fiduciaires est également devenue un facteur important pour l’aménagement du poste de travail. Les fiduciaires des générations Y et Z, en particulier, ne veulent plus s’embarrasser de solutions partiellement numérisées et de ruptures logicielles. Si vous pouvez offrir aux talents fiduciaires un travail qui a du sens au lieu de tâches répétitives, notamment grâce à un logiciel fiduciaire entièrement automatisé, cela vous aidera à fidéliser des spécialistes très disputés sur le marché du travail. Avec une marque employeur forte et un environnement de travail adapté, vous pouvez compter sur des collaborateurs motivés et fidèles pour la prochaine “busy season”.
Conseil de lecture : Dans cet article de blog, vous apprendrez comment votre entreprise fiduciaire peut recruter et conserver des professionnels de la fiducie très recherchés sur le marché du travail.
