Müssen Einzelunternehmer:innen Pensionskassenbeiträge bezahlen? Welche Sozialabzüge gelten für den 13. Monatslohn? Unterliegt Krankentaggeld der Quellensteuerpflicht? Das Ermitteln und Zahlen von Sozialbeiträgen ist ein wichtiger Bestandteil der Lohnbuchhaltung. In diesem Blogbeitrag beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um Sozialbeiträge und -abzüge in der Lohnbuchhaltung.
Über 50’000 Personen gründeten 2021 in der Schweiz eine Firma, womit die Anzahl Neugründungen ein Rekordhoch erreichte. Dies bedeutet: Tausende Schweizer:innen führen dieses Jahr zum ersten Mal ihre eigene Unternehmung, tragen unternehmerische Risiken und sind für die Buchführung verantwortlich. Gemäss dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft ist eine saubere Buchhaltung die «Grundvoraussetzung für jede erfolgreiche Geschäftstätigkeit» und fehlende Kontrolle über Finanzen einer der Hauptgründe, wieso Unternehmen hierzulande scheitern.
Lesetipp: Einzelunternehmen, GmbH oder AG – welche Rechtsform passt zu dir? In diesem Blogbeitrag findest du einen Überblick der in der Schweiz häufigsten Rechtsformen und deren Vor- sowie Nachteile für dich und dein Unternehmen.
Wieso Excel nicht das richtige Tool für deine Buchhaltung ist
Die Buchhaltung solltest du unabhängig von der Rechtsform und Unternehmensgrösse unter keinen Umständen vernachlässigen. Die gilt auch, wenn du zum Jahresende lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen musst. Ein Einzelunternehmen mit weniger als 500’000 CHF Umsatz pro Geschäftsjahr muss mindestens eine Buchhaltung führen, die Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage umfasst. Ab einem Jahresumsatz von mehr als 500’000 CHF gestaltet sich die Buchhaltung komplexer. Hierfür kommen die im Schweizer Obligationenrecht Artikel 957 ff beschriebenen Bestimmungen zur Anwendung.
Viele Einzelunternehmer:innen halten ihre Finanzzahlen im Tabellenkalkulationsprogramm Excel fest. Sobald eine Unternehmung wächst und sich professionalisiert, stösst Excel aber an seine Grenzen. So sind manuelle Einträge anfällig für Fehler. Zudem ist Excel nicht kompatibel mit vielen anderen Tools. Auch ein Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen für Analysen fehlt und es gibt keine automatischen Benachrichtigungen, wenn du mit Zahlungen in Verzug bist. Voll automatisierte Buchhaltungssysteme hingegen decken alle Buchhaltungsbedürfnisse von Einzelunternehmen und KMU ab. Smarte Buchhaltungslösungen kosten zwar auf den ersten Blick mehr als Excel. Wenn man jedoch den Zeitfaktor und die somit eingesparten Lohnstunden berücksichtigt, lohnen sich voll automatisierte Buchhaltungssoftwares oftmals auch für kleine Unternehmen.
Was Unternehmer:innen über Lohnbuchhaltung wissen sollten
Spätestens, wenn du als Firmengründer:in Mitarbeitende anstellst, solltest du dich intensiver mit der Lohnbuchhaltung befassen. Doch auf für Selbstständige ohne Angestellte lohnt es sich, Bescheid über Sozialbeiträge und -abzüge zu wissen.
Was ist eine Lohnbuchhaltung? Laut der Schweizer Business-Plattform Weka ist die Lohnbuchhaltung der Teil der Finanzbuchhaltung, der sich mit der buchhalterischen Erfassung der Löhne beziehungsweise der Personalaufwendungen befasst. Zur Lohnbuchhaltung gehören die Lohnabrechnung, das Verwalten der Personalstammdaten, das Führen der individuellen Lohnkonten aller Mitarbeitenden sowie das Ermitteln und Zahlen von Sozialbeiträgen.
Diese Abzüge musst du in der Lohnbuchhaltung beachten
Hier findest du eine Liste, welche Sozialabzüge in der Schweiz wichtig sind für deine Lohnbuchhaltung.
- Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV): Nicht nur erwerbstätige Personen sind in der AHV versichert, sie umfasst die ganze Bevölkerung. Laut Gesetz ist obligatorisch versichert, wer in der Schweiz wohnt oder arbeitet. Alle Erwerbstätigen müssen ab dem 1. Januar nach Vollendung ihres 17. Altersjahres AHV-Beiträge entrichten.
- Invalidenversicherung (IV): AHV-Versicherte sind gleichzeitig auch in der IV versichert und müssen entsprechend IV-Beiträge bezahlen.
- Arbeitslosenversicherung (ALV): Alle in der AHV beitragspflichtigen Arbeitnehmenden und ihre Arbeitgebenden müssen Beiträge an die ALV leisten.
- Obligatorische Unfallversicherung (UV): Jede in der Schweiz beschäftigte Person ist obligatorisch gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten versichert. Ist sie für mindestens acht Stunden pro Woche beim selben Arbeitgebenden beschäftigt, so ist sie auch gegen Nichtberufsunfälle (NBU) versichert.
- Erwerbsersatzordnung für Wehr- und Zivilschutzpflichtige (EO): AHV- und IV-Versicherte sind gleichzeitig auch bei der EO versichert.
- BVG (Pensionskasse und berufliche Vorsorge): Das BVG- Obligatorium gilt laut dem Bundesamt für Sozialversicherungen für alle Arbeitnehmenden, die schon in der ersten Säule versichert sind und mindestens 21’510 CHF pro Jahr (Eintrittschwelle) verdienen.
- Quellensteuer für ausländische Arbeitnehmer:innen: In der Schweiz sind gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) diejenigen Erwerbstätigen quellensteuerpflichtig, die keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz haben.
So kannst du in Lohnbuchhaltung Sozialabzüge berechnen
AHV, IV und EO unterscheiden zwischen unselbständig und selbstständig Erwerbenden. Als unselbständig erwerbend gilt, wer von einem Arbeitgebenden angestellt ist und Lohn bezieht. Dazu gehören in den meisten Fällen auch freie Mitarbeitende. Beschäftigst du als Unternehmer:in einen oder mehrere Mitarbeitende, musst du Sozialabzüge bezahlen. Bei Entgelten von bis zu 2’300 CHF im Jahr musst du die Beiträge nur auf Verlangen des Beitragspflichtigen entrichten.
Berechne für die Lohnbuchhaltung zuerst den kompletten Bruttolohn pro Mitarbeiter:in. Dies kann entweder ein Fixlohn, ein variabler Lohn wie beispielsweise die Arbeit im Stundenlohn oder nach Leistung – oder eine Mischform zwischen Fixlohn und variablem Lohn sein. Auch Feriengeld gehört zum Bruttolohn. Basierend auf der Gesamtheit des Bruttolohns kannst du die Abzüge ermitteln.
Die Höhe der Beiträge für unselbständig Erwerbende für AHV, IV und EO beträgt 10,6 Prozent des Lohns. Der Beitragssatz für die AHV ist 8,7 Prozent, derjenige für die IV 1,4 Prozent und für die EO 0,5 Prozent. Für die Arbeitslosenversicherung gilt ein Beitragssatz von 2,2 Prozent.
Abzüge für AHV, ALV, NBU, BVG oder Quellensteuer musst du grundsätzlich bei allen Lohnarten (Monatslohn, Stundenlohn, Feriengeld und 13. Monatslohn) berücksichtigen. Das Kranken- oder Unfalltagegeld unterliegt demgegenüber nur der Quellensteuerpflicht. IV- und EO-Taggelder sowie Mutterschaftsentschädigung sind von NBU-Beiträgen befreit.
Welche Sozialabgaben müssen Einzelunternehmer:innen bezahlen?
Sozialversicherungsrechtlich selbständig erwerbend sind Personen, die «unter eigenem Namen und auf eigene Rechnung arbeiten sowie in unabhängiger Stellung sind und ihr eigenes wirtschaftliches Risiko tragen», schreibt die AHV-IV in einem Merkblatt vom Januar 2022.
Gründer:innen von Einzelunternehmen gelten in der Regel als selbstständig Erwerbende und sind somit für ihre Absicherung weitgehend selbst verantwortlich. Sie sind nicht gegen Arbeitslosigkeit versichert und der Beitritt in eine Pensionskasse ist freiwillig. Der AHV-Beitragssatz für selbständig Erwerbende ist grundsätzlich 8,1 Prozent des Bruttolohns, der IV-Beitragssatz 1,4 Prozent und der EO-Beitragssatz 0,5 Prozent. Das sind insgesamt 10 Prozent deines Lohns. Beachte, dass für Jahreseinkommen von weniger als 57’400 CHF ein tieferer AHV-, IV- und EO-Beitragssatz gilt.
Diese Sozialabgaben sind für deine GmbH oder AG relevant
Bei einer GmbH gelten auch geschäftsführende Unternehmer:innen als angestellt und somit sozialversichert. Mitarbeitende einer AG sind ebenfalls Angestellte und dadurch obligatorisch sozialversichert. Als Inhaber:in einer GmbH oder einer AG musst du daher die oben beschriebenen Regeln zur Ermittlung der Sozialbeiträge für dich und deine Mitarbeitenden befolgen.
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