Um sich wandelnde Kundenbedürfnisse zu erfüllen und das Potenzial der Digitalisierung bestmöglich auszuschöpfen, arbeiten immer mehr Treuhandunternehmen mit Treuhandsoftware, die ihnen nicht-geschäftsrelevante Aufgaben abnimmt. In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Checkliste, welche Punkte Sie nicht vernachlässigen sollten, bevor Sie eine neue Treuhandsoftware implementieren.
Weg von repetitiven Tätigkeiten mit hohem Automatisierungspotenzial hin zu massgeschneiderten Beratungsservices: Laut einer Studie von Accounto und Treuhand Suisse geht es im Treuhandwesen mehr denn je darum, innovative Dienstleistungen zu entwickeln und die Beratungskompetenz zum Beispiel in den Bereichen Steueroptimierung, Risiko-Management, Budgetplanung oder Finanzstrategieentwicklung auszubauen. Die Auslagerung von Routinetätigkeiten wie der Belegverarbeitung, dem Abstimmen von Nebenbüchern und dem Erstellen von standardisierten Reports an voll automatisierte Treuhandsoftware erlaubt Treuhänder:innen, sich vermehrt auf die Beratung zu fokussieren. Treuhandprofis bleiben nämlich auch mit dem vermehrten Aufkommen innovativer Buchhaltungs- und Treuhandsoftwarelösungen wichtige Ansprechpartner:innen, Wissensquellen und Ratgeber:innen für Unternehmen aller Grössen.
Die Nachfrage nach digitalen Gesamtlösungen auf Kundenseite steigt stetig an
Mit der Digitalisierung haben sich allerdings die Erwartungen der Treuhand-Kund:innen verändert. So ist es beispielsweise eine branchenübergreifende Tendenz, dass immer mehr KMU vom Belegaustausch über die Buchführung bis hin zur datenschutzkonformen Kommunikation mit ihrem Treuhandunternehmen alles über eine einzige Plattform erledigen möchten. Insbesondere digital affine Führungskräfte verlangen nach Gesamtlösungen. Prozesse sollen nahtlos funktionieren und komplett digitalisiert sein. Mit jedem Jahr übernehmen mehr Digital Natives Führungspositionen in KMU, wodurch die Nachfrage nach digitalen und intuitiv bedienbaren Treuhandlösungen weiter ansteigt. Treuhandsoftware vereinfacht die Zusammenarbeit mit Ihren technisch zunehmend versierten Kund:innen.
Um diese sich wandelnden Kundenbedürfnisse zu erfüllen und die Chancen der Digitalisierung wie Prozessoptimierungen und -automatisierungen verwerten zu können, führt für die meisten Treuhandunternehmen langfristig kein Weg an der gezielten Nutzung von Treuhandsoftware vorbei. Was müssen Treuhandunternehmen beachten, wenn sie eine neue Buchhaltungs- oder Treuhandlösung implementieren? Nachfolgend finden Sie Übersicht, was Sie beachten sollten, bevor Ihr Treuhandunternehmen sich für eine Treuhandsoftware entscheidet.
Checkliste für den Wechsel Ihrer Treuhandsoftware
- Messbare Effizienzsteigerung: Um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten, muss Treuhandsoftware in der Lage sein, Ihnen und Ihrem Team möglichst viele Routinearbeiten abzunehmen. Herkömmliche Lösungen bieten hierbei kaum Entlastung, da sie in den meisten Fällen lediglich die bisherigen Prozesse digital abbilden und somit immer noch manuelle Arbeit erfordern. Finden Sie – beispielsweise in einer Live-Produktedemo – heraus, welche konkreten Aufgaben Sie an die Treuhandsoftware auslagern können und wie lange die voll automatisierte Erledigung dieser Arbeiten dauert. Erhalten Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch einen Einblick, wie die Schweizer Treuhandsoftware Accounto Ihrem Treuhandunternehmen zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag verhilft.
- Kommunikation: Bringen Sie vor der Vertragsunterzeichnung in Erfahrung, wie der Treuhandsoftware-Provider Sie und Ihr Team über allfällige Wartungsfenster, Ausfallzeiten, Updates und neue Funktionalitäten informiert.
- Pflichtenheft: Für eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem Treuhandsoftware-Provider ist das Entwerfen eines Pflichtenheftes mit den Anforderungen, Erwartungen und Spezifikationen des Projektes ratsam. Das Pflichtenheft sollte neben dem Umfang der Dienstleistung auch softwarespezifische Angaben wie die durchschnittliche Verfügbarkeit, den Umgang mit allfälligen Ausfallzeiten oder Bugs sowie das Support-Level inklusive Arbeitszeiten beinhalten. Wichtiger Bestandteil eines Pflichtenheftes sind auch die Akzeptanzkriterien, also die Kriterien, nach denen Sie die Software annehmen und einsetzen.
- Datenstandort: Erkundigen Sie sich, wie und wo Ihre Daten aufbewahrt werden. Viele Softwarekonzerne haben ihren Hauptsitz in den USA, wo der Zugriff auf Unternehmensdaten mittels des Patriot Acts ohne richterliche Kontrolle möglich ist. In der Schweiz hingegen ist dies nicht erlaubt. Berücksichtigen Sie bei der Wahl einer neuen Treuhandsoftware darum bevorzugt Schweizer Lösungen.
- Verfügbarkeit: Die erwartete Verfügbarkeit Ihrer Treuhandsoftware sollte bei mindestens 99.9 Prozent liegen und in einem Tier-3- oder Tier-4 Rechenzentrum gehostet werden. Ein Tier-3-Rechenzentrum hat mehrere Pfade für die Stromversorgung und Kühlung sowie Systeme für Aktualisierungs- und Wartungsarbeiten, die im laufenden Betrieb ausgeführt werden können, während ein Tier-4-Rechenzentrum komplett redundant aufgebaut ist.
- Security-Planung: Die meisten Treuhandunternehmen sind stark ausgelastet und haben weder die Zeit noch das notwendige Know-how, um ihre Daten und Systeme vor Cyber-Kriminellen oder IT-Katastrophen zu schützen. Darum kümmern sich viele Treuhandsoftware-Provider für Sie um Backups und erstellen einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery), damit auch bei perfiden Hacker-Angriffen und Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Orkanen keine wertvollen Daten verloren gehen.
- Proof of Concept (PoC): Vor allem im Technologiesektor bieten viele Unternehmen die Möglichkeit eines Konzeptnachweises, eines Proof of Concept (PoC). Dabei wird eine Idee oder eine Technologie unter realen Bedingungen von den potenziellen Kund:innen getestet. Führen Sie vor der Wahl einer Treuhandsoftware wenn möglich einen PoC durch. Dies ermöglicht Ihrem Treuhandunternehmen, die tatsächliche Funktionalität der Software während einer bestimmten Zeitspanne in Ihrer spezifischen Arbeitsumgebung zu testen und sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen und Geschäftsprozessen entspricht. Es zeigt, ob die Software in der Lage ist, die von Ihnen definierten Aufgaben effektiv zu erfüllen. Nach dem PoC verfügen Sie über konkrete Informationen, um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob die Software die richtige Wahl für Ihr Treuhandunternehmen ist.
- Kostenplanbarkeit: Klären Sie mit dem Treuhandsoftware-Provider vor der Vertragsunterzeichnung ab, ob neben den monatlichen Kosten für die Nutzung der Software Installations- und Lizenzgebühren anfallen und wie hoch diese sind.
- Onboarding: Achten Sie bei der Wahl eines Treuhandsoftware-Providers auch darauf, ob und in welcher Form Sie Unterstützung bei der Implementierung der Treuhandsoftware erhalten. Ein zielgerichtetes Onboarding stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden verstehen, wie die Treuhandsoftware funktioniert und welche Möglichkeiten sie eröffnet.
- Kontinuierlicher Austausch: Geben Sie regelmässig Rückmeldungen zur Treuhandsoftware, melden Sie allfällige Bugs und äussern Sie Wünsche zu neuen Funktionen. In Statusmeetings erhalten Sie einen Überblick über Anpassungen, Weiterentwicklungen und nächste Schritte.
