Solange die Inflationsraten weltweit hoch sind, ist eine effiziente Arbeitsweise umso wichtiger. Wie kann Ihr Treuhandunternehmen die Produktivität steigern? In diesem Blogbeitrag erfahren Führungskräfte von Treuhandunternehmen, was es braucht, damit ihr Team noch effizienter arbeiten kann.
Angesichts der in grossen Teilen der Welt hohen Inflationsraten und den damit einhergehenden Schwankungen auf vielen Märkten, Kosteneinsparungen in immer mehr KMU sowie Planungsunsicherheit kann eine effiziente Arbeitsweise Ihrem Treuhandunternehmen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Hier finden Sie vier Wege, um Effizienzhürden zu bewältigen und die Produktivität zu erhöhen.
1. Schwachstellen in Ihren Geschäftsprozessen beheben
Wer in Ihrem Team arbeitet gerade am Zwischenabschluss von Kunde X? Wie erhalten Sie in kurzer Zeit einen Überblick über die Arbeitsfortschritte am Projekt Y? Welche Daten hat das Dokumentenmanagementsystem für den Jahresabschluss von Kunde Z bereits aus Belegen extrahiert und was muss noch manuell erledigt werden? Von welchen Mandant:innen fehlen Unterlagen? Softwarebrüche, unzureichende Kommunikation und nur teilweise digitalisierte Prozesse erschweren die Zusammenarbeit in vielen Treuhand-Teams.
Um die Produktivität und Effizienz zu steigern, sollten Sie als erstes Ihre Geschäftsprozesse auf Schwachstellen untersuchen. Wenn Sie beispielsweise für Jahresabschlüsse Belegen nachrennen müssen, ist dies ein Indiz, dass Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen nicht richtig funktionieren und Sie weniger effizient arbeiten als Sie eigentlich könnten. Auch wenn Projekte bei geplanten Abwesenheiten von einzelnen Mitarbeitenden ins Stocken kommen, kann dies ein Hinweis auf ineffiziente Geschäftsprozesse sein.
Wie können Sie Geschäftsprozesse in Ihrem Treuhandunternehmen effizienter gestalten? Fragen Sie sich, wie Sie Abhängigkeiten und Wartezeiten in Ihrem Team reduzieren können. Überlegen Sie sich, ob die jetzige Arbeitsteilung nach wie vor Sinn macht. Finden Sie Möglichkeiten, wie sämtliche Teammitglieder Projektfortschritte jederzeit einsehen können. Führen Sie digitale Kollaborationstools ein, um die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team und mit Ihren Kund:innen zu verbessern.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag finden Sie einen Überblick über die beliebtesten Softwarelösungen zur Arbeitsorganisation und erhalten Tipps, wie Sie das passende Tool für Ihr Treuhandunternehmen finden.
2. Kundenstrategie definieren und Skaleneffekte ausnutzen
Konzentriert sich Ihr Treuhandunternehmen auf Mandate mit ähnlichen Prozessabläufen, sinken aufgrund des Skaleneffekts die Selbstkosten. Im Treuhandwesen stellt der Zeitaufwand pro Mandat den Skaleneffekt dar. Dies ermöglicht, dass sich Treuhänder:innen vermehrt der Betreuung von Kund:innen und Akquise von Neukund:innen widmen können. Mit einer dank der zusätzlichen Bemühungen im Bereich Kundenakquise steigenden Anzahl Mandate verteilen sich wiederum Ihre Fix- und Bereitschaftskosten wie Miete, Löhne und Softwarelizenzen auf mehr Projekte. Dadurch sinken die Kosten pro Projekt und es entsteht eine sogenannte Fixkostendegression.
Berechnen Sie den Wert von bestehenden Kund:innen und Interessenten. Dazu können Sie sich unter anderem folgende Fragen stellen:
- Bei welchen Mandaten hat unser Treuhandunternehmen die tiefsten Fixkosten? Und welche Projekte haben die höchsten Fixkosten?
- Gibt es Mandate, die sich finanziell für uns nicht mehr lohnen?
- Wo und wie entstehen aktuell Skaleneffekte?
- Bei welchen Kund:innen sehen wir Chancen für Up- oder Cross-Selling?
- Wie hoch sind die durchschnittlichen Akquirierungskosten für neue Mandant:innen?
- Wie viel Zeit investieren wir in die Beziehungspflege?
- Welchen Wert haben Weiterempfehlungen von Kund:innen für uns?
Basierend auf Ihren Antworten auf die obigen Fragen sollten Sie eine Kundenstrategie definieren. Machen Sie eine Kundensegmentierung, bevor Sie die mittelfristige Strategieplanung angehen. Dies bedeutet, dass Sie bestehende und potenzielle Kund:innen anhand von selbst festgelegten Merkmalen wie Branche, Unternehmensgrösse, Geschäftsmodell, Rechtsform oder Lebenszyklusphase in Gruppen aufteilen. Bestimmen Sie abschliessend, welche Kundensegmente Ihr Treuhandunternehmen künftig bearbeiten kann und will. Fokussieren Sie sich auf die wichtigsten – sprich die lukrativsten, spannendsten und zu Ihrer Expertise passenden – Kundensegmente.
3. Das Potenzial neuer Technologien und Erkenntnisse ausschöpfen
Die Digitalisierung macht auch vor der Treuhandbranche nicht Halt. Dies stösst oftmals auf gemischte Gefühle. Mit der digitalen Transformation gehen grosse Veränderungen einher. Digitalisierung bedeutet nämlich nicht, bloss elektronische Versionen von papierbasierten Dokumenten und damit verbunden Prozessen zu erstellen und in einem computerbasierten Tool zu verarbeiten. Vielmehr eröffnet die Digitalisierung mit neuen Geschäftsmodellen und disruptiven Technologien Treuhandunternehmen mehr Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung als je zuvor. So macht eine voll automatisierte Buchhaltungslösung ohne Softwarebrüche etwa die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung auf Kontrollaufgaben reduziert.
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Können Sie repetitive Aufgaben an eine stabile und sichere Treuhandsoftware auslagern, bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und Ihr Treuhandunternehmen kann sich vermehrt auf die Bedürfnisse von bestehenden, potenziellen und neuen Mandant:innen fokussieren. Mit Services, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen ausgerichtet sind, punkten Sie gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten bei KMU mehr als mit der Abwicklung von Routineaufgaben. Innovative Treuhandsoftware hilft Ihnen dabei, neue Services zu entwickeln, promoten und abzurechnen.
4. Kompetente Mitarbeitende fördern
Um eine möglichst produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden befähigen. Geben Sie ihnen genügend Verantwortung und Freiheiten, so dass sie sich richtig entfalten können. Es trägt zur Motivation und somit zur Leistungsbereitschaft vieler Mitarbeitenden bei, wenn sie am Arbeitsplatz etwas bewirken können. Können Sie Treuhand-Talenten sinnstiftende Arbeit statt repetitiver Tätigkeiten bieten, hilft Ihnen dies ausserdem dabei, auf dem Arbeitsmarkt umkämpfte Fachkräfte an Ihr Treuhandunternehmen zu binden.
Auch moderne Technologien spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Arbeitsplatzgestaltung. Vor allem Treuhänder:innen der Generationen Y und Z wollen sich nicht mehr mit teilweise digitalisierten Lösungen und Softwarebrüchen herumschlagen und das Abtippen von Belegen betrachten nicht nur junge Sachbearbeiter:innen zunehmend als verlorene Zeit, die effektiver eingesetzt werden könnte.
