Treuhänder

10 Tipps, um einen erfolgreichen Treuhand-Newsletter zu erstellen

E-Mails gibt es schon seit 50 Jahren, was diesen Kommunikationskanal in der digitalen Welt zu einer alten Technologie macht. Mit der zunehmenden Popularität von Messeging Diensten und den sozialen Medien, könnte man meinen, dass die Wichtigkeit des E-Mail abnimmt. Studien zeigen jedoch: über 80 Prozent der Menschen bevorzugen, zumindest im Geschäftsleben, E-Mails als Kommunikationskanal. Somit ist dieser Kanal auch für Treuhandunternehmen ein spannendes Marketing-Instrument. In den letzten Jahren hat jedoch der E-Mail-Verkehr massiv zugenommen und dementsprechend erhalten wir hunderte von E-Mails tagtäglich.

Wie kann man also einen Treuhand-Newsletter erstellen, welcher auffällt und somit nicht gleich im Papierkorb landet?

Bevor wir in die Details gehen, sollten Sie sich vorab die Frage stellen: Was möchte ich mit meinem Newsletter bewirken? Ausserdem sollte Ihnen klar sein: Ohne Kontakte (Leads) macht es keinen Sinn, einen Newsletter zu starten. Wenn Sie aber bereits einige Kontaktdaten oder Leads haben, eignet sich ein Newsletter prima zur Kontakt- und Beziehungspflege.

Das Ziel eines Newsletters: Interesse wecken

Treuhandunternehmen haben einen langen Verkaufszyklus. KMU engagieren oft erst einen Treuhänder:In, wenn es brennt. Dies triff dann zu, wenn es um komplexe buchhalterische Vorgänge (z. B. Beispiel der Jahresabschluss oder die Steuererklärung) geht. Zudem ist die Hürde sehr hoch, den eigenen Treuhänder:in zu wechseln.  

In beiden Fällen dauert es Monate, bis Ihre Leads zu Kund:Innen konvertieren. Und genau an dieser Stelle kommen Newsletter ins Spiel.

Newsletter sind eine Möglichkeit, immer wieder die Aufmerksamkeit auf Ihr Unternehmen zu lenken – bis Ihr Lead schliesslich bereit ist, eine Entscheidung zu treffen. Des Weiteren ist es ein gutes Instrument, um die Bindung zu Ihren bestehenden Kund:Innen zu stärken.

In diesem Blog haben wie Ihnen 10 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie trotz geringem Budget und wenig Zeit einen unverwechselbaren Treuhand-Newsletter erstellen.

1. Newsletter-Themen einfach finden

Sie denken sich jetzt wahrscheinlich, dass ein Treuhand-Newsletter eine super ist. Wäre da doch bloss nicht der grosse Aufwand, um Beiträge zu schreiben und gestalten. Das muss aber alles nicht sein.

Sie können ganz einfach Newsletter-Inhalte mit kuratierten (geliehenem Content) erstellen, welcher Ihre Kund:Innen und Interssent:Innen ansprechen. Ein Beispiel dazu könnten Inhalte von Branchenverbänden wie TREUHAND|SUISSE oder EXPERTsuisse sein. TREUHAND|SUISSE erstellt mehrere Publikationen im Jahr wie zum Beispiel das UP|DATE, welches insbesondere Themen für Privatpersonen und KMU in einer einfachen und verständlichen Sprache thematisiert. Oder auch der NEWS|FLASH in dem Branchenbezogene Inhalte publiziert werden, kann eine wertvolle Quelle für Newsletter Texte sein.

Auch EXPERTsuisse veröffentlicht mehrmals im Jahr unterschiedliche Publikationen mit interessanten Inhalten für Ihre Abonnent:Innen. Eine weitere Inspirationsquelle sind buchhalterische Alltagsprobleme, wie  z. B. Informationen zu den MWST-Fristen bzw. deren Verlängerung oder Tipps rund um den Jahresabschluss.

2. Inhalte mit wenig Aufwand schreiben

Beim Inhalt ist das A und O den Text so interessant und so verständlich wie möglich zu schreiben. Wie bereits in Punkt 1 erwähnt, können Sie Inhalt kuratieren. Suchen Sie nach Online-Artikel, welche für Ihre Kund:Innen und Interessent:Inne relevant sind und schreiben Sie eine Zusammenfassung davon. Ergänzend dazu können Sie Ihre persönlichen Gedanken äussern, um dem Thema eine zusätzliche Gewichtung zu geben. Ergänzen Sie Ihre Zusammenfassung mit dem Link zum Originalartikel, damit Ihre Newsletter Abonnent:Innen auch den Originaltext lesen können. 

Zusätzlicher Tipp um Inhalte zu Kuratieren:

Wenn Sie spannende Artikel finden, kopieren Sie den Link in Ihren Newsletter-Entwurf. Lesen Sie sich die Artikel durch und schreiben Sie in zwei, drei Sätzen auf, worum es im Artikel geht. Vor dem Versand des Newsletters können Sie Ihre gesammelten Artikel und dazugehörigen Kurzzusammenfassung durchlesen und die nicht relevanten Inhalte wieder streichen.

Zusätzlicher Tipp zu selbstgeschriebenen Inhalten:

Schreiben Sie selbst einen Text zu einem selbstgewählten Thema, dann verlinken Sie im Newsletter unbedingt auf Ihren persönlichen Blog. In Ihrem Blog haben Sie die Gelegenheit, ausführlicher auf ein Thema einzugehen. Bekanntlich sollte ein Newsletter kurz und knackig sein (Vgl. Punkt 7).

4. Hochwertigen Newsletter-Verteiler kreieren

Newsletter Pool aufbauen

Kaufen Sie keine E-Mail-Adressen ein! Gekaufte E-Mail-Adressen sind oft fehlerhaft und auch veraltet. Ausserdem interessiert sich ein Grossteil der Kontakt höchstwahrscheinlich sowieso nicht für Ihren Newsletter. Dazu kommt: Spam-Filter sind heutzutage äusserst raffiniert und blockieren unerwünschte Mails automatisch.

Weiter widerspricht der Kauf von E-Mail-Adressen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche besagt: Vor dem Versand eines Newsletter müssen die Empfänger:Innen hierzu explizit einwilligen.

Zwar ist es ein langsamer Prozess den Newsletter-Pool mit Ihren bestehenden Kontakten aufzubauen, doch bestimmt der sichere und somit richtige Weg. Senden Sie also Ihren Kund:Innen und Interessent:Inne eine persönliche E-Mail, mit der Frage ob Sie Ihren Newsletter erhalten möchten. Nehmen Sie diejenigen, die sich hierfür interessieren in Ihrer Datenbank auf.

Neben Ihren bestehenden Kontakten können Sie potentielle Interessent:Innen auch auf anderen Kanälen zu Ihrem Newsletter einladen. Zum Beispiel können Sie auf der Webseite ein Formular veröffentlichen oder in Ihrer E-Mail-Signatur und Ihren sozialen Medien einen Link zur Anmeldung aufschalten. Sie sehen rasch, wie einfach sich Ihr Newsletter Pool vergrössert.

Kontakte Segmentieren

Nachdem Sie Ihre ersten Anmeldungen erhalten haben, müssen Sie die Kontakte segmentieren. Menschen reagieren bekanntlich besser, wenn die Kommunikation personalisiert und die Inhalte für Sie relevant sind.

Machen Sie sich zu Beginn nicht zu viel Arbeit. Starten Sie mit zwei Gruppen und segmentieren Sie Ihre Kontakte zunächst nach Interessent:Innen und bestehende Kund:Innen. Für diese beide Gruppen können Sie dann unterschiedliche Newsletter-Inhalte erstellen. Nach einer Weile können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Kontakte noch stärker differenzieren und in Unternehmensgrösse oder Branchenkategorie unterteilen möchten. Aber auch hier gilt: halten Sie es so einfach wie möglich. Es ist mühsam verschieden Newsletter-Inhalte zu erstellen und die unterschiedlichen Versandlisten zu pflegen.

4. Überzeugende Absenderzeile kreieren

Die Absenderzeile ist der erste Eindruck Ihres Newsletters. Sie besteht aus einem Absendername, der Betreffzeile und einem Preheader.

Verwenden Sie in Ihrem Absender den eigenen Unternehmensname. Der Name Ihres Unternehmens schafft bei Ihren Kontakten vertrauen und einen widerkennungswert. Am besten kombinieren Sie den Unternehmensname mit Ihrem Vor- und Nachnamen. Mit einem persönlichen Ansprechpartner:In stellen Sie eine emotionale Beziehung her und können zeitgleich die Kundenbindung stärken.

Ihre Betreffzeile sollte kurz und informativ sein sowie den Inhalt Ihres Newsletters wiedergeben. Dabei ist Kreativität gefragt. Wenn die Betreffzeile unglücklich formuliert ist, landet der Newsletter rasch im Papierkorb. Vermeiden Sie auch generische Titel wie „Newsletter Nr.2“ und setzten Sie eine gut verständliche Sprache ein. Ausserdem empfiehlt sich, maximal 50 Zeichen für die Betreffzeile einzusetzen. Damit lässt sich der Newsletter in der Desktop-Ansicht sowie auf Smart-Phones und Tablets vollständig anzeigen.

Der Preheader, also der Vorschautext Ihres Newsletters, kann als Verlängerung Ihrer Betreffzeile angesehen werden. Dieser Vorschautext sollte nicht unterschätz werden, weil er zum Erfolg Ihres Newsletters einen grossen Beitrag leistet. Der Preheader sollte erste Informationen zu den Newsletter-Inhalte verraten und die Kontakte neugierig machen.

5. Neutrale und persönliche Texte schreiben

Schreiben Sie keinen Verkaufsnewsletter. Um Ihre Kontakte nicht zu erschrecken, sollten Sie Kauf-bzw. Handelsaufforderungen auf ein Minimum beschränken. Sie können aber trotzdem CTA’s (Call to Actions) integrieren. Ihre Kundschaft soll einen bestimmt Artikel oder Unternehmensseite ansehen? Verlinken Sie den entsprechenden Beitrag und statten Sie diesen mit einem CTA aus.

Die persönliche Anrede stellt einen geeigneten Punkt dar, um ein Vertrauensverhältnis zu Ihren Kontakten aufzubauen. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie von jedem Kontakt in Ihrer Versandliste, den Vor- und Nachnamen kennen.

6. Newsletter attraktiv und strukturiert gestalten

Newsletter lassen sich heutzutage in vielen unterschiedlichen Formen gestalten. Das Auge liest ja schliesslich mit! Ein strukturierter und attraktiv gestalteter Newsletter ist somit ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg.

Setzen Sie grafische Elemente wie zum Beispiel Überschriften und Trennlinien ein, um eine saubere Struktur zu gewährleisten. Ausserdem empfiehlt sich, Bilder in den Newsletter einzubauen. Bilder sorgen für mehr Aufmerksamkeit und können die Wichtigkeit eines Themas zusätzlich unterstreichen. Um Ihrem Newsletter einen persönlichen Touch zu geben, können Sie auch Emojis einsetzen. Emojis eignen sich auch für die Betreffzeile, wodurch diese kurz und knapp bleibt.

7. Länge des Newsletters beachten

In der Kürze liegt die Würze. Newsletter Empfänger:Innen fürchten sich vor langen Texten. Beschränken Sie sich in Ihrem Treuhand-Newsletter auf 2-3 Artikel. Dies hat zwei Vorteile: Sie erstellen die Newsletter-Inhalte schneller und können diese regelmässiger versenden. Was aber noch wichtiger ist: Die Empfänger:Innen nehmen den Newsletter besser auf. Ihre Kontakte lesen den Newsletter, wenn Sie sich an Ihre kurzen, knackigen und dennoch interessanten Inhalte erinnern.

8. Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen

Ein ganz Wichtiger Punkt! Schreiben Sie die Inhalte für Ihren Newsletter, legen Sie den Entwurf zur Seite und gehen Sie die Texte vor dem Versand nochmal durch. Senden Sie Ihren Newsletter vorab an einen Arbeitskolleg:in. Oftmals entdecken vier Augen mehr als zwei.

9. Versandrhythmus definiere und der richtige Versandzeitpunkt aussuchen

Als gute Faustregel gilt: Einen Newsletter sollten Sie alle 2-3 Wochen senden. Seien Sie aber bei der Zeitplanung realistisch und konzentrieren Sie auf einen bestimmten Rhythmus. Damit sich Ihre Abonnenten:innen an den Newsletter gewöhnen, braucht es also vor allem Regelmässigkeit. Den Zeitplan können Sie natürlich für wichtige Mitteilungen anpassen.

Der Ideal Versandzeitpunkt ist von verschieden Faktoren abhängig. Primär benötigt Ihre Zielgruppe natürlich Zeit, um Ihre Inhalte zu lesen. Beziehen Sie deshalb die Berufstätigkeit und den Alltag Ihrer Kund:Innen und Interessent:Inne in die Planung mit ein. Im B2B-Bereich liegt der Vormittag an den klassischen Werktagen nahe. Erfahrugnsgemäss stellen Dienstag und Donnerstag die besten Wochentage dar.

10. Ergebnisse Messen

Die Effektivität von E-Mail-Marketing können Sie mit Hilfe von Verschiedenen Tools einfache messen. Man kann beispielsweise schnell tracken, wer das E-Mail geöffnet hat (Öffnungsrate) und wer auf die Verlinkungen geklickt hat (Klickrate). Mit diesen Werten können Sie einfach feststellen, ob sich Ihre Kontakte mit den Inhalten beschäftigt haben oder nicht. Sollte diese nicht der Fall sein, können Sie schnell reagieren und zum Beispiel andere Themen oder Betreffzeilen ausprobieren.

Starten Sie jetzt Ihren Treuhand-Newsletter

Mit unseren 10 Tipps wissen Sie nun, zumindest in der Theorie, wie Sie einen erfolgreichen Treuhand-Newsletter erstellen. Wie man jedoch so schön sagt: Übung macht den Meister. Probieren Sie ein paar unserer Tipps aus und verbessern Sie den Newsletter laufend. Sie sehen schon bald: Ein Treuhand-Newsletter ist spitze, um KMU zu akquirieren und binden.

Haben Sie noch weitere Tipps oder Fragen rund um den eigenen Newsletter? Wir freuen uns darauf!