Die Digitalisierung wirkt sich auf das Angebot, die Preisgestaltung und die Arbeitsweise von Treuhandunternehmen aus. Was bedeutet dies für eure Mitarbeitenden? Wie könnt ihr euer Team bestmöglich durch den Transformationsprozess begleiten? Welche Hürden müsst ihr aus dem Weg räumen, um die Veränderungen durchzuführen? In diesem Blogbeitrag findet ihr eine Checkliste zur Vorbereitung auf die digitale Transformation.
Die Rolle von Treuhänder:innen verändert sich. Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung und der Möglichkeit zur Automatisierung von Aufgaben wie Belegextraktion, Journalbuchungen und Nebenbücherabstimmungen nimmt der Wert von Routinetätigkeiten im Treuhandwesen stetig ab. Folglich sind auch immer weniger Treuhand-Kund:innen bereit, die Abwicklung von repetitiven Buchhaltungsaufgaben mit hohem Automatisierungspotenzial zu honorieren.
Inwiefern profitieren Treuhandunternehmen von der digitalen Transformationen?
Marktbeobachter:innen gehen jedoch davon aus, dass Treuhandunternehmen die zentrale Anlaufstelle für alle betriebswirtschaftlichen und finanziellen Anliegen der von KMU bleiben. Weder Bank- noch Versicherungsberater:innen geschweige denn Buchhaltungstools können diese wichtige Rolle für sich beanspruchen. Treuhandprofis überwachen die Buchhaltung ihrer Mandant:innen, beraten und schreiten bei Problemen proaktiv ein. Künftig können allerdings nur noch diejenigen Treuhandunternehmen am Markt bestehen, die einen erkennbaren Mehrwert liefern.
Die Digitalisierung bietet Treuhänder:innen eine Chance, repetitive Buchführungsaufgaben an Softwarelösungen auszulagern und neue Geschäftsfelder zu erschliessen. Mit der richtigen Treuhandsoftware habt ihr als Treuhandprofis eine stabile und sichere Plattform, um innovative Services zu kreieren, zu bewerben und abzurechnen.
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Diese Phasen durchlaufen die meisten Menschen bei Veränderungen
Im Rahmen der digitale Transformation in eurem Treuhandunternehmen verändern sich auch die Rollen eurer Mitarbeitenden, die Arbeitsweise sowie Zusammenarbeit. Eine der häufigsten Barrieren von Transformationen und Innovationen ist, dass die Mitarbeitenden anfänglich nicht mitziehen. Die erste Reaktion auf Veränderungen ist oftmals Ablehnung. Vielfach kommen Aussagen wie «Das haben wir jahrelang so gemacht und es hat immer funktioniert» oder «Wieso müssen wir jetzt mit etwas Neuem beginnen, wenn es uns doch gut geht?». In dieser Phase des Veränderungsprozesses müssen Führungskräfte die Ängste und Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen. Zeigt eurem Team auf, was die digitale Transformation für den einzelnen Mitarbeitenden bedeutet. Welche Aufgaben könnt ihr künftig automatisieren? Worauf fokussiert ihr euch in den nächsten Monaten und Jahren? Wohin geht es mit dem Unternehmen und eurem Team? Diskutiert diese Fragen offen mit allen Mitarbeitenden.
Nach der Ablehnungsphase entsteht laut Change-Management-Modellen bei vielen Menschen ein Gefühl von Schock oder Wut. Die meisten Mitarbeitenden erkennen nun zwar die Notwendigkeit zur Transformation aber sie nehmen die Veränderung als Gefahr wahr. In dieser Phase müsst ihr euren Mitarbeitenden aufzeigen, welch wichtige Funktion sie auch in Zukunft im Unternehmen einnehmen. Skizziert möglichst genau, wie ihre Rolle in eurem Treuhandunternehmen während und nach der digitalen Transformation aussieht.
Auf die Schock- und Wut-Phase folgt die Akzeptanz: Die Chancen und Möglichkeiten der Veränderungen rücken ins Zentrum. Es geht darum, Vor- und Nachteile auszuloten. Kommuniziert klar, was ihr euch von der digitalen Transformation für euer Treuhandunternehmen versprecht. Thematisiert auch mögliche Herausforderungen und entwickelt gemeinsam einen Plan, wie ihr damit umgehen wollt. Seid offen für Vorschläge. Zeigt erneut auf, was sich für das Team und Individuum ändert. Wiederholt wichtige Botschaften mehrmals. Praxistipp: Halten Sie die wichtigsten Botschaften gemeinsam mit dem Team auf Plakaten fest, die Sie dann im ganzen Büro anbringen.
Die letzte Change-Management-Phase ist gekennzeichnet durch Engagement. Die Mitarbeitenden stehen nun hinter der Veränderung und wirken aktiv im Transformationsprozess mit.
Achtung: Bedenkt stets: Ihr arbeitet mit Menschen und Individuen verhalten sich nicht immer genau nach einem bestimmten Modell. So kann es beispielsweise sein, dass einzelne Mitarbeitende die Phase der Ablehnung komplett überspringen. Dies trifft dann ein, wenn sich der Mitarbeitende bereits seit einiger Zeit über Notwendigkeit der Veränderung bewusst ist. Es ist aber auch möglich, dass Skeptiker:innen länger in der Schock- und Wut-Phase stecken als ihr erwartet hättet. In diesem Fall müsst ihr den Dialog suchen und herausfinden, was diese Mitarbeitenden brauchen. Je nach Teamdynamik kann es auch helfen, die «Fans der Transformation» Mitarbeitenden als Meinungsführer:innen einzusetzen. Sollt sich der Widerstand trotz aller Bemühungen bei gewissen Mitarbeitenden bändigen lassen, kann auch die Trennung eine Option darstellen.
Checkliste: So bereitet ihr eure Mitarbeitenden auf die digitale Transformation vor
Wie könnt ihr euer Treuhandunternehmen durch die digitale Transformation führen? Was müsst ihr beachten, um eure Mitarbeitenden bestmöglich durch den Veränderungsprozess zu begleiten? Welche Massnahmen tragen dazu bei, dass die Transformation so reibungslos wie möglich abläuft? Hier gibt es eine kurze Checkliste, was ihr als Grundlage für erfolgreiches Change-Management während der digitalen Transformation benötigt:
- Könnt ihr die Ausgangslage und die Dringlichkeit für die Veränderung klar und eindeutig kommunizieren?
- Habt ihr mehrmals aufgezeigt, was sich mit der digitalen Transformation für euer Treuhandunternehmen – und für die einzelnen Mitarbeitenden – konkret ändert?
- Wie zeigt ihr euren Mitarbeitenden, dass sie auch in Zukunft eine wichtige Funktion im Unternehmen innehaben?
- Ist allen Mitarbeitenden klar, was ihre Rolle im Transformationsprozess ist?
- Wisst ihr, welche Mitarbeitenden der digitalen Transformation eher skeptisch gegenüberstehen?
- Kennt ihr die Ängste und Sorgen der Skeptiker:innen? Nehmt ihr sie ernst?
- Habt ihr Ideen, wie ihr diejenigen Mitarbeitenden, die der Veränderung positiv gegenüberstehen, ins Boot holen könnt, damit diese ihre Kolleg:innen von den Chancen der Digitalisierung für euer Treuhandunternehmen überzeugen können?
- Wie könnt ihr eure Mitarbeitenden während der Transformation unterstützen? Habt ihr intern genügend Know-how, um dies zu tun oder braucht ihr professionelle Unterstützung von aussen?
Wenn ihr euch ausführlich mit den obigen Fragen auseinandergesetzt habt, seid ihr bereit für die digitale Transformation eures Unternehmens und in einer guten Position, um eure Mitarbeitenden auf dem Weg zu begleiten und mitzunehmen.
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