Transformation der Arbeitswelt, Fachkräftemangel im Schweizer Treuhandwesen und die nicht erst seit der Covid-Pandemie immer lauter werdende Forderung nach ortsunabhängigem Arbeiten: Das Thema Remote Work wird auch für die Treuhandbranche immer relevanter. Welche Herausforderungen müssen Treuhandunternehmen mit dem vermehrten Aufkommen von Remote Work bewältigen? Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeitenden in Remote Teams motivieren? Was gilt es zu beachten, damit der Teamgeist nicht leidet mangels persönlicher Interaktionen? In diesem Blogbeitrag gibt es Tipps, wie Führungskräfte von Treuhandunternehmen erfolgreich Remote Teams leiten.
Ob von Bali, Berlin oder dem Berner Oberland arbeiten: Die Option zu Remote Work kann zur Zufriedenheit eurer jüngeren Mitarbeitenden beitragen. Viele Digital Natives – die momentan einen grossen Teil der sich auf dem Arbeitsmarkt befindenden Treuhandfachkräfte ausmachen – gaben in Umfragen bereits Jahre vor Ausbruch der Covid-Pandemie an, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu Remote Work seien ein nicht zu vernachlässigender Aspekt bei der Wahl eines Arbeitgebenden. Für zahlreiche Arbeitnehmende ist es motivierend, in einer für sie passenden Umgebung arbeiten zu dürfen. Gleichzeitig kann es aufgrund des Fachkräftemangels im Treuhandwesen Sinn machen, weiter entfernt lebende Treuhänder:innen zu rekrutieren, die nicht jeden Tag ins Büro pendeln möchten oder können. Neue Tech-Lösungen für Treuhandunternehmen helfen dabei, dass Remote Teams jederzeit konstruktiv zusammenarbeiten können.
Remote Work: diese Herausforderungen müssen Treuhandunternehmen überwinden
Die Führung von Remote Teams wird auch Remote Leadership genannt und stellt Führungskräfte von Treuhandunternehmen vor neue Herausforderungen. Unten findet ihr eine Übersicht der wichtigsten Besonderheiten bei der Zusammenarbeit in Remote Teams.
Einer der ersten Punkte, den Treuhandunternehmen beim Führen von Remote Teams klären sollten, ist die Gewährleistung des Datenschutzes. Datenverluste führen zu teilweise irreparablen Reputationsschäden und können gar Strafverfolgungen nach sich ziehen. Gelangen Daten eurer Kund:innen – absichtlich oder versehentlich – in falsche Hände, drohen eurem Treuhandunternehmen ein Vertrauensverlust, Bussen und Sanktionen.
Achtung: Viele internationale Provider von Buchhaltungstools haben ihren Hauptsitz in den USA, wo der Zugriff auf Unternehmensdaten mittels des Patriot Acts ohne richterliche Kontrolle möglich ist. In der Schweiz hingegen ist dies nicht erlaubt. Wenn ihr beispielsweise mit der Schweizer Treuhand-Buchhaltungssoftware von Accounto arbeitet, unterstehen sämtliche Daten eurer Mandant:innen dem Schweizer Datenschutzgesetz.
Neben der sorgfältigen Wahl eurer Arbeitstools können Sie mit einfach umzusetzenden Vorsichtsmassnahmen das Risiko von Datendiebstahl oder Datenlecks weiter reduzieren: Hinterlegen Sie sensible Daten nur auf passwortgeschützten Plattformen und Systemen. Schützen Sie Arbeitsgeräte vor Fremdzugriffen. Geben Sie keine Logindaten an externe Personen heraus. Falls Sie von Mitarbeitenden oder den IT-Verantwortlichen um die Herausgabe eines Passworts gebeten werdet, sollten Sie zuerst die Echtheit der Anfrage überprüfen. Definieren Sie strikte Zugriffsrechte für alle Systeme. Geben Sie allen Mitarbeitenden nur diejenigen Rechte, die sie auch benötigen. Dadurch senken Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer:innen mangels Vorsicht geschäftskritische Anwendungen, Daten und Services infizieren.
Neben Datenschatz ist die Verfügbarkeit von Kollaborationstools ein wichtiger Faktor bei der Zusammenarbeit in Remote Teams. Die Verfügbarkeit von Treuhandsoftwarelösungen sollte bei mindestens 99.9 Prozent liegen. So können eure Remote-Mitarbeitenden jederzeit effizient zusammenarbeiten.
Die Wissensvermittlung kann in Remote Teams schwieriger sein, als wenn alle Mitarbeitenden mehrere Tage pro Woche miteinander im Büro verbringen und sich bei Fragen und Unklarheiten direkt an ihre Pultnachbar:innen wenden können. Organisieren mehrmals pro Jahr firmeninterne Weiterbildungen und Schulungen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt sind.
Kritiker:innen von Remote Teams behaupten oft, dass bei Remote Work mittelfristig der Teamgeist leide. Dem können Sie als Führungskräfte entgegenwirken, indem Sie offen und transparent kommunizieren. Welche Ziele setzen Sie sich für das nächste Quartal oder das folgende Geschäftsjahr? Stehen alle hinter den Zielen? Welche Schritte sind nötig, damit ihr diese Ziele als Team erreichen könnt? Woran arbeitet jedes Team-Mitglied gerade? Wer braucht wo Unterstützung? Über welche Kanäle können Mitarbeitende um Hilfe bitten? Wie geht das Team mit Problemen um? Um den Teamgeist in Remote Teams zu fördern, sollten Sie auch Raum für unverbindliche Gespräche schaffen. Dies kann von einem wöchentlichen Pausen- oder Apéro-Call über einen Slack-Kanal für Witze bis hin zu virtuellen oder hybriden Teambildungsaktivitäten reichen.
Finden Sie heraus, was zu Ihrem Remote Team passt oder vergewissern Sie sich bei den Mitarbeitenden um deren Präferenzen. Sofern möglich ist es auch sehr förderlich für den Teamgeist, wenn Sie alle Team-Mitglieder ab und zu am gleichen Ort zusammenbringen. Als Führungskräfte von hybriden Teams müssen Sie unbedingt darauf achten, die Mitarbeitenden vor Ort und diejenigen im Homeoffice gleich zu behandeln. Denn kaum etwas sorgt für mehr Unzufriedenheit, Missgunst und Streit am Arbeitsplatz als unfaire Chefs.
Eng mit dem Erfolgsfaktor Kommunikation verbunden ist das Schaffen einer konstruktiven Feedback-Kultur. Tauschen Sie sich regelmässig mit den Mitarbeitenden aus. Vor allem Vertreter:innen der Generationen Y und Z erwarten kontinuierliches Feedback zur eigenen Arbeit. Loben Sie aussergewöhnlichen Einsatz, zollen Sie bei guten Leistungen Anerkennung und zeigen Sie allenfalls Verbesserungsmöglichkeiten auf. Umgekehrt gilt auch: seien Sie offen für Feedback. Nehmen Sie Kritik und Änderungswünsche an.
