Pour les agents fiduciaires, le début de l’année s’accompagne toujours d’une charge de travail supérieure à la moyenne. C’est pourquoi nous vous présentons 3 points sur la manière dont un logiciel fiduciaire intelligent peut rendre votre agenda plus agréable et créer de l’espace pour des activités fiduciaires à valeur ajoutée.
Les dernières notes du célèbre classique de Noël « tous les ans » se sont définitivement éteintes et les résolutions ambitieuses du Nouvel An ont été prises. Mais pour de nombreuses PME et entreprises fiduciaires, après les festivités vient la gueule de bois du Nouvel An.
Il ne s’agit pas ici des kilos supplémentaires sur la balance (merci les galettes &compagnie) ou de l’inévitable tête qui bourdonne après une longue nuit de réveillon, mais du stress annuel du bilan de clôture. Dans cet article de blog, vous apprendrez comment passer sans heurts cette période stressante, sans travailler de nuit, et comment transformer l’obligation annuelle de « clôture » en un exercice libre.
Point n° 1 – travaux de clôture en amont entièrement automatisés
Avant de pouvoir commencer à clôturer vos comptes annuels, vous devez effectuer de nombreux travaux de clôture en amont. Les travaux comptables répétitifs, en particulier, occupent une part considérable de votre précieux temps de travail.
Les solutions fiduciaires traditionnelles n’offrent aucun soulagement dans la mesure où elles ne font que reproduire numériquement les processus manuels. Ainsi, même à l’ère du numérique, une simple écriture (par exemple une facture fournisseur) nécessite encore beaucoup de travail manuel. Un logiciel fiduciaire intelligent – comme celui d’Accounto – vous libère déjà complètement de ces tâches comptables manuelles et répétitives.
Par exemple, le logiciel reconnaît automatiquement tous les documents commerciaux (notamment les factures, les polices d’assurance et les contrats). Si le document (p. ex. facture fournisseur) entraîne une écriture COFI, celle-ci est effectuée automatiquement au moyen de l’intelligence artificielle. Cela signifie que ni votre client ni vous-même ne devez saisir et comptabiliser la facture manuellement. Enfin, Enfin, les feuilles de mission contribuent à réduire les échanges d’e-mails, à clarifier les responsabilités et donc à accroître la transparence.
Les travaux de rapprochement de comptes (banque, débiteurs et créanciers), qui prennent beaucoup de temps, sont également entièrement automatisés avec Accounto, ce qui permet d’alléger encore la charge de travail lors de la clôture annuelle. En chiffres, cette automatisation vous permet d’économiser environ 85 % de la charge de travail.
Point n° 2 – traiter la communication orientée documents via la plateforme
Outre les travaux en amont, la communication entre les PME et la société fiduciaire représente un défi de taille dans le cadre de la clôture annuelle. En effet, le ping-pong d’e-mails et les appels téléphoniques intempestifs pèsent inutilement sur la relation avec le client.
De nombreuses solutions comptables n’accordent guère d’attention à la communication entre la PME et la société fiduciaire, car elles ne s’adressent qu’à un seul côté du marché (soit la PME, soit la société fiduciaire). En tant que logiciel fiduciaire intelligent, Accounto va plus loin.
Premièrement, grâce à la comptabilisation au jour le jour, il n’y a pratiquement pas de questions sur les différents documents à la fin de l’année. Deuxièmement, Accounto permet – si nécessaire – un échange au niveau des documents. Une facture d’hôtel semble douteuse ? Vous pouvez facilement poser des questions à la PME sur ce document spécifique via la plateforme.
La communication quotidienne nécessaire peut ainsi être entièrement traitée par Accounto : indépendamment du temps, en fonction des justificatifs et toujours compréhensible – même des années plus tard. Résultat : plus de temps pour des discussions à valeur ajoutée entre les PME et les entreprises fiduciaires.
Point n°3 – La gestion numérique des tâches assure la transparence
Dans le cadre du processus de clôture traditionnel, la PME reçoit une liste de contrôle ou, à une date ultérieure, des e-mails personnalisés contenant les points en suspens relatifs à la clôture annuelle. Mais cette organisation des tâches multicanales fait que tant les PME que les entreprises fiduciaires perdent rapidement la vue d’ensemble, ce qui retarde inutilement le processus de clôture. Accounto résout ce problème avec des listes de tâches numériques. Toutes les tâches en suspens peuvent être saisies sur Accounto, attribuées à la personne responsable et munies d’une date d’échéance. Bien entendu, il est également possible d’échanger des informations sur les différentes tâches directement via la plateforme. Si, par exemple, la PME n’a pas encore remis la liste des engagements de leasing, vous pouvez saisir une tâche correspondante pour le client.
La fin de l’année signifie dès maintenant le temps de la consultation
Vous vous demandez peut-être quelles activités les PME et les entreprises fiduciaires exercent encore en matière de comptes annuels. Répondons d’abord à cette question pour les PME : aucune ! En effet, les entrepreneurs doivent se concentrer sur leur activité principale.
En tant qu’entreprise fiduciaire, vous gagnez du temps grâce à Accounto, que vous pouvez investir dans le conseil en matière de clôture. En effet, des écritures de clôture propres (p. ex. les postes transitoires), des analyses approfondies (p. ex. le cash-flow statement) et des optimisations fiscales ciblées (p. ex. salaire vs. dividendes) garantissent certainement une meilleure appréciation et une plus grande valeur ajoutée pour les propriétaires de PME que, par exemple, le rapprochement bancaire.
Un exemple pratique
Nous comparons les trois scénarios les plus courants pour qu’une PME remplisse son obligation de tenir une comptabilité. Dans les trois scénarios, les comptes sont établis par une entreprise fiduciaire.
Scénario 1 :
La PME n’utilise pas de logiciel de gestion et travaille avec une société fiduciaire.
Scénario 2 :
La PME utilise un logiciel de gestion classique, fait ses propres réservations et mise en outre sur la collaboration avec une entreprise fiduciaire.
Scénario 3 :
La PME s’occupe de la comptabilité avec Accounto et une société fiduciaire.
La base de comparaison est une Sàrl (2 collaborateurs et environ 10 à 20 documents par mois) qui a besoin des prestations fiduciaires suivantes :
- Tenue des comptes,
- Clôture de l’exercice,
- Décompte de la TVA,
- Déclaration d’impôts.
Selon le portail d’offres Gryps, une entreprise fiduciaire facture environ 2 500 CHF pour les services énumérés, ce qui correspond à un volume de travail annuel d’environ 20 heures pour un taux horaire moyen de 120 CHF.
Comme le montre la comparaison ci-dessus, Accounto supprime avant tout le travail de comptabilité – les travaux de clôture en amont – par rapport aux solutions traditionnelles. Vous pouvez ainsi utiliser votre expertise technique là où elle est utile : dans le conseil individuel aux clients.
Parallèlement, les PME bénéficient d’un CFO externe, ce qui réduit leurs propres dépenses à un minimum absolu. Important : la PME continue de payer le même prix pour le service fiduciaire. Grâce au temps supplémentaire consacré au conseil de clôture, la PME profite toutefois à long terme non seulement d’une optimisation des coûts, mais aussi d’un sparring-partner pour toutes les questions de gestion d’entreprise.
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