Als Treuhänderin oder Treuhänder geht für Sie der Jahresanfang stets mit einer überdurchschnittlich hohen Arbeitsbelastung einher. Wir stellen Ihnen deshalb 3 Punkte vor, wie eine intelligente Treuhandsoftware Ihren Terminkalender angenehmer gestaltet und Raum für mehrwertstiftende Treuhandtätigkeiten schafft.
Die letzten Töne des bekannten Weihnachtsklassikers «Alle Jahre wieder» sind endgültig verklungen und die ambitionierten Neujahrsvorsätze gefasst. Doch auf die Feierlichkeiten folgt für viele KMU sowie Treuhandunternehmen erst einmal der Neujahrskater.
Dabei geht es nicht um die zusätzlichen Kilos auf der Waage (herzlichen Dank Mailänderli & Co.) oder den obligatorischen Brummschädel nach einer langen Silvesternacht, sondern um den alljährlichen Abschlussstress. Wie diese stressige Zeit ohne Nachtschichten gelingt und die jährliche Pflicht „Abschluss“ zur Kür wird, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Punkt Nr. 1 – vorgelagerte Abschlussarbeiten vollständig automatisiert
Ehe Sie als Treuhänderin bzw. Treuhänder mit dem Jahresabschluss starten können, fallen zahlreiche vorgelagerte Abschlussarbeiten an. Hierbei beanspruchen besonders repetitive Buchführungsarbeiten einen beachtlichen Teil Ihrer wertvollen Arbeitszeit.
Herkömmliche Treuhandlösungen bieten insofern keine Entlastung, als diese die manuelle Prozesse lediglich digital abbilden. Dadurch benötigt eine simple Buchung (z. B. Kreditorenrechnung) auch im digitalen Zeitalter noch immer viel Handarbeit. Eine intelligente Treuhandsoftware – wie jene von Accounto – befreit Sie bereits heute komplett von solchen manuellen und repetitiven Buchführungsaufgaben.
Zum Beispiel erkennt die Software sämtliche Geschäftsunterlagen (u. a. Rechnungen, Versicherungspolicen und Verträge) automatisch. Wenn der Beleg (z. B. Eingangsrechnung) eine FIBU-Buchung mit sich zieht, erfolgt diese maschinell mittels künstlicher Intelligenz. Das heisst, weder Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde noch Sie müssen die Rechnung manuell erfassen und verbuchen.
Auch die zeitraubenden Kontoabstimmungsarbeiten (Bank, Debitoren und Kreditoren) erfolgen mit Accounto voll automatisiert, was zu einer zusätzlichen Entlastung beim Jahresabschluss führt. In Zahlen ausgedrückt: Sie sparen dank dieser Automatisierung rund 85 % des Arbeitsaufwands ein.
Punkt Nr. 2 – belegorientierte Kommunikation via Plattform abwickeln
Nebst den vorgelagerten Arbeiten stellt im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss besonders die Kommunikation zwischen KMU und Treuhandunternehmen eine grosse Herausforderung dar. Denn speziell der E-Mail-Ping-Pong und die zeitlich unpassenden Telefonanrufe belasten die Kundenbeziehung unnötig.
Zahlreiche Buchhaltungslösungen schenken der Kommunikation zwischen dem KMU und Treuhandunternehmen kaum Beachtung, da sie nur eine Marktseite (entweder KMU oder Treuhandunternehmen) ansprechen. Als intelligente Treuhandsoftware geht Accounto hier einen Schritt weiter.
Erstens gibt es durch die tagesaktuelle Verbuchung beim Jahresende kaum Rückfragen zu einzelnen Belegen. Zweitens ermöglicht Accounto – wenn nötig – einen Austausch auf Belegebene. Eine eingereichte Hotelrechnung erscheint dubios? Sie können zu diesem spezifischen Beleg spielend leicht via Plattform eine Rückfrage ans KMU stellen.
Die notwendige Alltagskommunikation lässt sich damit komplett über Accounto abwickeln: zeitunabhängig, belegorientiert und immer nachvollziehbar – auch Jahre später. Das Resultat: mehr Zeit für werthaltige Gespräche zwischen KMU und Treuhandunternehmen.
Punkt Nr. 3 – Digitales Aufgabenmanagement sorgt für Transparenz
Beim herkömmlichen Abschlussprozess erhält das KMU eine Checkliste oder zu einem späteren Zeitpunkt kundenspezifische E-Mails mit den offenen Punkten rund um den Jahresabschluss. Durch diese Multi-Channel-Aufgabenorganisation verlieren aber sowohl KMU wie auch Treuhandunternehmen rasch den Überblick, wodurch sich der Abschlussprozess unnötig verzögert.
Accounto löst dieses Problem mit digitalen Aufgabenlisten. Sämtliche Pendenzen lassen sich auf Accounto erfassen, der verantwortlichen Person zuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Natürlich besteht auch hier die Möglichkeit, sich zu den einzelnen Aufgaben direkt via Plattform auszutauschen.
Hat zum Beispiel das KMU die Liste mit den Leasingverbindlichkeiten noch nicht eingereicht, können Sie für die Kundin bzw. den Kunden eine entsprechende Aufgabe erfassen. Die Aufgabenlisten tragen schliesslich zu einem geringeren E-Mail-Verkehr, klaren Zuständigkeiten und somit mehr Transparenz bei.
Jahresabschluss bedeutet ab sofort Beratungszeit
Sie fragen sich vielleicht nun, welche Tätigkeiten KMU und Treuhandunternehmen rund um den Jahresabschluss noch wahrnehmen. Lassen Sie uns diese Frage zuerst fürs KMU beantworten: keine! Denn Unternehmerinnen und Unternehmer sollen sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren.
Sie als Treuhandunternehmen gewinnen dank Accounto Zeit, welche Sie in die Abschlussberatung investieren können. Denn saubere Abschlussbuchungen (z. B. transitorische Posten), vertiefte Analysen (z. B. Cash-Flow-Statement) und gezielte Steueroptimierungen (z. B. Lohn vs. Dividende) sorgen bestimmt für mehr Wertschätzung und einen höheren Mehrwert für KMU-Inhaberinnen und -inhaber als z. B. die Bankabstimmung.
Ein Praxisbeispiel
Wir vergleichen die drei gängigsten Szenarien, wie ein KMU seiner Buchführungspflicht nachkommt. Der Abschluss erstellt bei allen drei Szenarien ein Treuhandunternehmen.
Szenario 1:
Das KMU nutzt keine Business-Software und arbeitet mit einem Treuhandunternehmen zusammen.
Szenario 2:
Das KMU nutzt eine klassische Business-Software, bucht selbst und setzt zudem auf die Zusammenarbeit mit einem Treuhandunternehmen.
Szenario 3:
Das KMU erledigt die Buchhaltung mit Accounto und einem Treuhandunternehmen.
Als Vergleichsbasis dient eine GmbH (2 Mitarbeitende und ca. 10-20 Belege pro Monat), welche folgende Treuhandleistungen bezieht:
Laut dem Offertenportal Gryps verrechnet ein Treuhandunternehmen für die aufgeführten Services rund CHF 2’500, was bei einem durchschnittlichen Stundensatz von CHF 120 einen jährlichen Arbeitsaufwand von ca. 20 Stunden entspricht.
Wie aus dem obenstehenden Vergleich ersichtlich, fällt mit Accounto im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen vor allem die buchhalterische Knochenarbeit – vorgelagerte Abschlussarbeiten – weg. Dadurch können Sie Ihre Fachexpertise dort einsetzen, wo es Sinn macht: bei der individuellen Kundenberatung.
Gleichzeitig kommen KMU in den Genuss von einem externen CFO, wobei sich der eigene Aufwand auf ein absolutes Minimum reduziert. Wichtig dabei: Das KMU bezahlt nach wie vor gleich viel für den Treuhandservice. Durch die Mehrzeit an Abschlussberatung profitiert das KMU allerdings langfristig nicht nur von Kostenoptimierungen, sondern von einem Sparringpartner bei allen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.
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