Vous connaissez la chanson: facture, rappel de paiement, première relance… ce processus est long et fastidieux – la période des vacances ou des fêtes de fin d’année aggrave encore cette situation. Notamment pour les indépendants, les petites entreprises et les start-ups, de tels retards de paiement peuvent avoir des effets fâcheux sur les liquidités.
Mais quel est le meilleur moyen de motiver vos client·e·s pour qu’ils·elles payent à temps? Nous partageons avec vous 9 conseils de bonne pratique sur la façon d’inciter votre clientèle à payer plus rapidement grâce à des mesures simples, mais efficaces:
1. Gardez le contrôle et la continuité
Avant de rappeler à vos client·e·s d’effectuer un paiement, assurez-vous que vos données comptables sont à jour. En outre, vous devez vous assurer que vous travaillez avec un outil de facturation ou un logiciel de comptabilité qui vous donne un aperçu rapide des factures ouvertes. Idéalement, vous pouvez créer les rappels nécessaires à partir des factures en retard en un seul clic. Le processus peut ainsi être considérablement simplifié, mais également rendu plus efficace: vous pouvez envoyer des rappels plus rapidement et avec moins d’efforts.
Vous devez également prévoir la procédure de rappel dans votre agenda afin d’obtenir votre argent plus rapidement. Idéalement, une fois par semaine, immédiatement après votre facturation. Avec le bon logiciel de comptabilité, l’ensemble du processus de relance peut être géré en quelques minutes.
2. Envoyez un rappel de paiement à votre client·e·s par courrier.
Il s’agit de la première étape en Suisse lorsqu’une facture n’a pas été réglée. Avec cette étape, le créancier/la créancière, c’est-à-dire vous en tant qu’entreprise, met le débiteur/la débitrice (votre client·e) en demeure.
Selon la loi, vous n’êtes pas tenu·e d’envoyer un rappel à vos client·e·s. Vous auriez le droit d’engager directement un recouvrement de la dette après l’expiration du délai de paiement. Toutefois, cette étape n’est engagée dans les affaires courantes que lorsque toutes les autres mesures sont sans effet (cf. point 9). Dans le rythme trépidant du travail d’aujourd’hui, une facture peut souvent se perdre et le retard de paiement n’est donc pas intentionnel. Après tout, tout le monde mérite une seconde chance.
Rédigez une introduction hors du commun et humoristique. Cela attirera l’attention de votre clientèle et la mettra de bonne humeur. De cette façon, malgré le sujet plutôt désagréable, vous donnez une autre impression positive à votre clientèle et augmentez ainsi les chances qu’elle réagisse rapidement au message par un paiement.
3. Envoyez une facture impayée avec une note
Au lieu d’une demande de paiement amicale, vous pouvez également envoyer à votre client·e la facture originale avec un tampon « Impayée». Vous pouvez également joindre la facture originale à votre rappel de paiement.
4. Créez un relevé de compte et envoyez-le à votre client·e
Si un·e client·e ne paie pas plusieurs factures, vous devez absolument enregistrer les postes non soldés dans un document. Si vous travaillez avec un logiciel de comptabilité comme Accounto, vous pouvez créer un relevé en quelques clics, sans aucun effort manuel.
N’attendez pas de votre client·e qu’il·elle règle toutes ses factures le jour suivant de la réception de son relevé. Pour la plupart, une telle divulgation n’a l’effet désiré que si vous appelez la·e client·e après la livraison. Ce qui nous amène au point suivant.
5. Contactez vos client·e·s par téléphone
Un appel téléphonique permet généralement d’obtenir les meilleurs résultats. Ainsi, après un retard de paiement, vous pouvez contacter vos client·e·s par téléphone au lieu d’envoyer un rappel. Votre client·e peut avoir la possibilité de vous ignorer, mais une fois qu’il·elle a répondu à votre appel, il peut être difficile de vous ignorer. Dites que vous avez remarqué que la facture XY est toujours ouverte. Vous pouvez également demander si tout s’est bien passé avec votre produit ou votre service – si ce n’est pas déjà fait. Assurez-vous également de savoir quand la facture en souffrance sera payée et ne mettez fin à la conversation que lorsque vous savez exactement quand le paiement arrivera.
6. Facturez à vos client·e·s des intérêts de retard
Vous pouvez pénaliser votre clientèle avec des intérêts pour les retards de paiement. Mais ce n’est pas si simple. Vous devez d’abord mettre votre client·e en demeure à l’aide d’un rappel. À partir de ce moment, vous pouvez exiger un intérêt moratoire de 5 %, conformément à l’article 104, alinéa 1, du code des obligations. Des taux d’intérêt plus élevés doivent être stipulés contractuellement.
7. Proposez à vos client·e·s des paiements échelonnés
Mieux vaut un paiement échelonné que pas de paiement du tout. Si vous remarquez qu’il pourrait y avoir des complications dans les paiements de vos client·e·s, ayez une conversation ouverte. Vous pouvez établir ensemble un plan de remboursement, dans lequel des paiements/remises partiels et des versements échelonnés sont possibles.
Assurez-vous que les intérêts couvrent vos dépenses supplémentaires, mais qu’ils ne sont pas trop élevés. Un tel concept de paiement conduit à une situation gagnant-gagnant. Vous évitez un défaut de paiement complet et vos clients peuvent planifier le financement de votre produit.
8. Récompensez votre clientèle pour les paiements anticipés
Proposez à votre clientèle une incitation pour un paiement anticipé et inscrivez cette récompense dans le contrat. La façon la plus simple de le faire est d’accorder un escompte. La plupart des escomptes se situent entre 3 et 5 % et sont accordés avec un délai de paiement de 10 jours. En tant qu’entreprise, vous êtes libre de décider du montant de votre escompte et de la durée du délai de paiement.
9. Initiez une réquisition de poursuite
Si tout le reste échoue, il vous reste la solution de réquisition de poursuite. Cherchez à savoir quel office des poursuites est responsable du client. L’office des poursuites compétent est toujours situé au lieu de résidence du débiteur/de la débitrice. Vous pouvez facilement initier la réquisition de poursuite via le guichet de poursuite en ligne.
Prévenez les défauts de paiement
Vous ne pouvez pas changer la mentalité de paiement de vos client·e·s et vous ne pouvez pas empêcher les défauts de paiement. Il est toutefois possible de réduire le risque de défaut de paiement. Avant de conclure une transaction commerciale avec des client·e·s potentiel·le·s dont vous doutez de la solvabilité (crédit), vous pouvez faire ce qui suit:
- Renseignez-vous sur Internet
- Existe-t-il un site web? Quelle impression le site web donne-t-il?
- Trouvez-vous des critiques? (par ex. évaluations Google) ou l’entreprise a-t-elle été évaluée sur d’autres plateformes?
- Vérifiez l’inscription au registre du commerce
- Combien de fois y a-t-il eu des changements de direction?
- Les membres du conseil d’administration ont-ils été souvent remplacés?
- Jetez un coup d’œil à l’extrait du registre des poursuites de l’entreprise
- De nombreuses procédures de recouvrement de créances ont-elles été engagées?
Si vos doutes se confirment au cours de la recherche, organisez un paiement anticipé avec l’entreprise. Ce faisant, vous décidez si la·e client·e doit effectuer le paiement anticipé sous la forme d’un montant partiel ou du montant total.
Vous n’êtes pas d’humeur pour les échéances et les rappels?
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Vous avez d’autres astuces pour persuader les mauvais payeurs de vous payer? Vous avez des questions à ce sujet? N’hésitez pas à nous contacter.
