Qu’est-ce qui fait un bon processus d’onboarding ? Comment les entreprises fiduciaires peuvent-elles intégrer au mieux les nouveaux collaborateurs dans l’équipe ? Dans quelle mesure le bon logiciel fiduciaire facilite-t-il l’onboarding ? Dans cet article de blog, vous apprendrez à quoi votre entreprise fiduciaire doit faire attention lors de l’onboarding de ses nouveaux collaborateurs.
Selon le magazine « Machen ! », l’onboarding est « l’intégration et l’initiation systématiques et ciblées de nouveaux collaborateurs dans une entreprise ». Avec un onboarding adapté, vous faites monter plus rapidement et plus facilement de nouveaux collaborateurs:trices à bord de votre entreprise. « Un bon onboarding permet d’intégrer dès le début les nouveaux collaborateurs dans l’entreprise de manière à ce qu’ils se sentent bien, connaissent tous les processus et procédures internes nécessaires, soient motivés et puissent ainsi fournir un bon travail », poursuit l’article de « Machen ! »
Selon le Moniteur du marché de l’emploi de l’Université de Zurich, le secteur fiduciaire souffre d’une forte pénurie de personnel qualifié et les entreprises fiduciaires se battent pour recruter des agents fiduciaires bien formés. Toutefois, trouver des professionnels de la fiducie appropriés prend du temps et coûte cher. C’est pourquoi les entreprises fiduciaires devraient s’efforcer de rendre la phase d’intégration aussi fluide et productive que possible. N’oubliez jamais que les professionnels de la fiducie sont très demandés sur le marché du travail et que les collaborateurs peuvent démissionner pendant la période d’essai. Il est donc d’autant plus important que vos collaborateurs se sentent entre de bonnes mains dès le premier jour dans votre société fiduciaire.
Lecture conseillée : Dans cet article de blog, vous trouverez des conseils sur la manière dont votre entreprise fiduciaire peut devenir un lieu de travail plus attractif pour les talents de la fiducie.
Un logiciel fiduciaire intuitif peut simplifier le processus d’onboarding
Pendant les premiers jours de travail, il s’agit avant tout de faire connaissance et de se mettre d’accord. Quels sont les points forts de la nouvelle recrue ? Pour quelles tâches peut-il ou elle aider votre équipe dès les prochains jours et semaines ? Quels sont les mandats qui nécessitent éventuellement une phase de formation plus longue ? Comment pouvez-vous organiser efficacement les transferts ? Qui met à disposition toutes les données de connexion et informations pertinentes et qui est responsable des lancements de projets ? Commencez à planifier à temps l’intégration des nouveaux collaborateurs et définissez les responsabilités au sein de l’équipe. Tenez compte des absences prévues.
Outre une bonne planification, un logiciel fiduciaire intuitif facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs. Si votre équipe peut déléguer les tâches répétitives à un logiciel, les professionnels qualifiés peuvent se concentrer davantage sur leur activité principale. Si vous proposez aux fiduciaires un travail qui a du sens plutôt que des tâches répétitives, cela vous aidera à fidéliser des professionnels très disputés sur le marché du travail. Pour les talents fiduciaires des générations Y et Z, le sens du travail est devenu un facteur décisif dans la recherche d’un emploi. Selon le cabinet de conseil international Mercer, un travail qui a du sens est donc également un « aspect central de la fidélisation des collaborateurs » pour les entreprises. C’est pourquoi, dès le premier entretien, montrez comment votre entreprise fiduciaire tire parti de la numérisation. Montrez que les collaborateurs de votre équipe ne sont pas obligés de taper des documents, mais qu’ils peuvent participer à des projets stimulants.
Si vous travaillez avec un logiciel fiduciaire convivial, vous pouvez en outre réduire le nombre d’outils utilisés dans votre entreprise, ce qui diminue le temps nécessaire à la formation des nouveaux collaborateurs et aux transferts.
Liste de contrôle : Ce qui fait partie de l’onboarding des nouveaux collaborateurs
Lieu de travail, premier jour de travail et intégration dans l’équipe : vous trouverez ici une liste de contrôle qui assure un onboarding sans faille des nouveaux collaborateurs/collaboratrices dans votre entreprise fiduciaire.
- Préparation du lieu de travail : mettez à la disposition des nouveaux membres de l’équipe un outil de travail fonctionnel dès le premier jour. Le poste de travail physique doit également être prêt. Un petit cadeau de bienvenue avec une note amicale ne génère pas de gros efforts, mais peut laisser un souvenir positif à long terme aux nouveaux arrivants.
- Accueil : en tant que cadre, prenez le temps d’accueillir personnellement les nouveaux collaborateurs lors de leur premier jour de travail, de leur faire visiter le bureau et de les présenter à leurs collègues. Les présentations ne doivent pas nécessairement avoir lieu au bureau, une pause-café ou un déjeuner permettent de créer une atmosphère plus détendue.
- Liste des données de connexion : Ayez une liste des données d’accès aux outils de travail et à tous les outils utilisés. Plus il y a de fils qui convergent vers une seule plateforme, plus cette étape d’onboarding sera rapide.
- Faites connaissance avec l’équipe et vos tâches : Au cours des premiers jours et des premières semaines, prévoyez des réunions au cours desquelles vos collaborateurs/trices présenteront brièvement aux nouveaux membres de l’équipe leur domaine d’activité et leur expliqueront sur quoi ils travaillent actuellement. Ainsi, les nouveaux collaborateurs sauront rapidement à qui s’adresser pour des questions spécifiques.
- Transmission soignée : dans l’idéal, vos collaborateurs documentent leur travail et l’avancement du projet à intervalles réguliers, de sorte qu’une documentation sur les tâches pertinentes soit disponible lors de l’intégration des nouveaux collègues. Si ce n’est pas le cas, vous devriez prévoir plus de temps pour la formation et effectuer des tâches complexes ensemble pour la première fois.
Conseil supplémentaire : Grâce à un logiciel fiduciaire moderne, vous et les membres de votre équipe avez à tout moment un aperçu actualisé de l’avancement des travaux.
- Demander un feedback : Demandez aux nouveaux collaborateurs ce qui pourrait faciliter leur intégration. Comment se sentiraient-ils encore plus à l’aise dans l’équipe ? De quelles informations supplémentaires ont-ils besoin ? Pour quoi ont-ils besoin d’aide ?
- Renforcer la cohésion de l’équipe : En tant que manager, vous devriez vous efforcer (ou charger un membre de l’équipe de le faire) de créer un espace d’échange informel même après le premier jour de travail des nouveaux collaborateurs. Il peut s’agir, par exemple, d’une pause-café commune une fois par semaine, d’un canal informel dans votre application de communication, d’un déjeuner d’équipe mensuel, d’une bière après le travail ou d’une demi-journée par trimestre consacrée à des activités de formation d’équipe.
