Système de gestion de documents (SGD) et logiciel fiduciaire automatisé : les principales différences

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Les entreprises fiduciaires ont-elles besoin d’un logiciel fiduciaire automatisé si elles travaillent déjà avec un système de gestion de documents (SGD) ? Quelle est la principale différence entre un SGD et un logiciel fiduciaire automatisé ? Qu’est-ce qu’un logiciel fiduciaire automatisé offre qu’un SGD ne peut pas offrir ? Dans cet article de blog, nous présentons les principaux points communs et différences entre un SGD et un logiciel fiduciaire automatisé.

La plupart des entreprises fiduciaires utilisent depuis des années des systèmes de gestion de documents (SGD) et des logiciels de comptabilité, bien que les experts fiduciaires suisses soient encore plutôt sceptiques à l’égard des solutions automatisées.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents (SGD) ? Selon la plate-forme de conseil en affaires business.com, un SGD est « un logiciel qui offre un moyen automatisé de stocker, de gérer et de suivre les documents électroniques et les images des documents papier ». En d’autres termes, un SGD permet de stocker, de gérer et de suivre des documents, ainsi que de convertir des documents papier en images numériques. Les SGD ont été développés à l’origine pour rendre les documents papier disponibles sous forme numérique.

Que fait un logiciel fiduciaire automatisé ? Un logiciel fiduciaire automatisé ou entièrement automatisé dispose de toutes les fonctions susmentionnées et se charge en outre de la majeure partie des tâches comptables répétitives et chronophages. La solution de comptabilité fiduciaire d’Accounto effectue par exemple l’extraction des documents, la comptabilisation des documents, les rapprochements bancaires ainsi que le rapprochement du journal et des livres auxiliaires de manière entièrement automatisée.

Ce que les systèmes de gestion de documents (SGD) et les logiciels fiduciaires ont en commun

Les SGD et les logiciels fiduciaires facilitent tous deux la transformation des documents et des dossiers papier en documents numériques. Le stockage et l’archivage de ces documents numériques peuvent être simplifiés de la même manière avec un SGD et un logiciel fiduciaire. Le suivi des modifications apportées aux documents numériques est également possible tant avec un SGD qu’avec un logiciel fiduciaire.

Qu’en est-il du facteur temps : peut-on gagner plus de temps avec un SGD ou un logiciel fiduciaire automatisé ? Avec un SGD, vous pouvez certes réduire quelque peu le temps consacré à la comptabilité grâce à la simplification du stockage, de la gestion et de la traçabilité des documents par rapport à une comptabilité sur papier, mais cela n’est que très limité.

C’est là que les systèmes de gestion documentaire atteignent leurs limites

La numérisation ne consiste pas seulement à créer des versions électroniques de documents papier. Au contraire, la numérisation offre aux fiduciaires la possibilité d’externaliser les tâches comptables répétitives vers des solutions logicielles et de développer de nouveaux domaines d’activité.

Lecture conseillée : Dans l’étude « Treuhand 2030 » d’Accounto, vous découvrirez comment les entreprises fiduciaires peuvent s’affirmer dans un monde de PME de plus en plus numérisé.

Un SGD n’accélère la numérisation dans les entreprises fiduciaires que dans une très faible mesure. En revanche, avec le bon logiciel fiduciaire, les entreprises fiduciaires peuvent s’appuyer sur une plate-forme stable et sûre pour réduire les dépenses liées aux activités de routine et créer, promouvoir et facturer à la place des services innovants. Cela va au-delà des fonctionnalités d’un SGD courant. Aujourd’hui, il n’est plus suffisant pour les entreprises fiduciaires de travailler avec un SGD.

Mais l’automatisation est-elle également possible avec un SGD ?

Dans la pratique, de nombreuses entreprises fiduciaires ont relié le SGD et le logiciel de comptabilité par une interface, ce qui permet aux deux systèmes de communiquer entre eux. Des comptes de la comptabilité financière peuvent être attribués aux fournisseurs enregistrés dans le SGD, ce qui permet une comptabilisation prétendument automatisée des opérations commerciales. Si l’entreprise fiduciaire enregistre par exemple le compte 4000 d’un fournisseur de matériel dans le SGD, toutes les factures entrantes envoyées par le fournisseur arrivent « automatiquement » sur le compte défini. Au premier abord, cela peut sembler être une automatisation. Pourtant, le processus est encore fortement marqué par des opérations manuelles.

Par exemple, les collaborateurs doivent encore ajouter manuellement les comptes souhaités pour chaque fournisseur dans le SGD. De plus, le rapprochement des factures entrantes avec le compte bancaire ne se fait pas automatiquement, car il manque une interface avec le compte commercial. Seul un logiciel fiduciaire entièrement automatisé, comme celui d’Accounto, peut automatiser l’ensemble du flux de travail des documents (extraction, comptabilisation et rapprochement bancaire). Une telle solution logicielle rend la saisie manuelle des données complètement superflue, ce qui réduit la charge de travail liée à la comptabilité à des tâches de contrôle. Il est possible de comptabiliser de manière entièrement automatisée non seulement les factures entrantes, mais aussi les quittances et autres types de documents.

Voici les autres différences entre un SGD et un logiciel fiduciaire

Comme nous l’avons vu plus haut, un SGD et un logiciel de dépôt automatisé vous permettront de mettre fin à la paperasserie. Ces outils vous permettent de convertir des documents papier en versions électroniques. Mais les points communs s’arrêtent là. C’est surtout autour du thème de « l’automatisation des tâches comptables » que l’on peut constater des différences importantes, qui ont déjà été abordées en détail. Mais il existe encore d’autres différences entre un SGD et un logiciel fiduciaire.

Comme les SGD ne sont souvent non basés sur le cloud, les fichiers enregistrés dans un SGD ne sont souvent non automatiquement stockés dans un cloud. Il est donc plus probable que ces fichiers, ou du moins les versions les plus récentes de ces fichiers, soient perdus en cas de piratage, de panne du système ou de perte de l’outil de travail. Les fuites et les vols de données coûtent chaque année des milliards de dollars dans le monde entier. Ce sont surtout les grands groupes qui font régulièrement la une des journaux en raison du manque de mesures de protection des données. Mais les problèmes de sécurité entraînent également des dommages de réputation parfois irréparables pour les PME et peuvent même entraîner des poursuites pénales.

Grâce aux logiciels fiduciaires intelligents, vous n’avez plus, dans la plupart des cas, à vous occuper vous-même de la protection des données et de la cybersécurité. Toutes les données et informations pertinentes sont conservées sur la plateforme. L’entreprise de la plateforme s’occupe normalement aussi de la cybersécurité et établit un plan d’urgence informatique (Disaster Recovery), de sorte que même en cas de piratage malveillant ou de catastrophe naturelle, aucune donnée n’est perdue.

Comparaison : SGD et logiciel fiduciaire

Dans ce tableau, nous avons consigné les principales différences entre un SGD traditionnel et un logiciel fiduciaire :

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