Slack, Monday, Trello, Confluence et Jira : il existe de nombreux outils numériques permettant d’organiser les tâches en équipe. Quelles exigences les outils de collaboration doivent-ils remplir pour les entreprises fiduciaires ? À quoi faut-il faire attention lors de l’utilisation de ces solutions ? Dans cet article de blog, vous trouverez un aperçu des solutions logicielles les plus populaires pour l’organisation du travail et des conseils sur la manière de trouver l’outil adapté à votre entreprise fiduciaire.
Qui a effectué les affectations de comptes pour les nouveaux clients ? Quand a eu lieu le rapprochement de la dernière facture fournisseur avec le compte bancaire ? Quelles données ont déjà été extraites des documents ? Que devez-vous encore vérifier manuellement et éventuellement ajouter ? Qui, dans votre équipe, travaille actuellement sur la clôture intermédiaire du client X ? Les outils numériques d’organisation du travail rendent la communication avec vos collaborateurs plus efficace, facilitent la répartition des tâches et permettent de suivre l’avancement du travail.
Les outils numériques d’organisation du travail facilitent en outre la collaboration au sein d’équipes hybrides, qui effectuent une partie de leur travail au bureau, chez des clients, à domicile ou à un autre poste de travail de leur choix. Cela devient également de plus en plus important pour les entreprises fiduciaires : pour de nombreux “digital natives” (actuellement une grande partie des spécialistes fiduciaires se trouvant sur le marché du travail), les horaires de travail flexibles et la possibilité de travailler à distance sont des aspects à ne pas négliger lors du choix d’un employeur. Parallèlement, en raison de la pénurie de personnel qualifié dans le secteur fiduciaire, de plus en plus de sociétés fiduciaires recrutent des agents fiduciaires éloignés qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas se rendre au bureau tous les jours. Les nouvelles solutions technologiques permettent aux équipes de collaborer de manière constructive à tout moment, même si tous les membres de l’équipe ne se trouvent pas toujours au même endroit.
Conseil de lecture : Dans cet article de blog, vous trouverez des conseils sur la manière dont les dirigeants de sociétés fiduciaires peuvent gérer avec succès des équipes à distance.
Voici les avantages et les inconvénients des outils numériques pour l’organisation du travail
Parmi les outils de collaboration les plus connus, on trouve Slack, Monday, Trello, Confluence et Jira. Ci-dessous, nous abordons brièvement les principaux avantages et inconvénients de ces solutions.
Slack Les entreprises de toutes tailles l’utilisent surtout pour la communication. L’outil de communication est censé réduire le nombre d’e-mails internes, mais vous pouvez aussi inviter vos clients à des canaux Slack sélectionnés et échanger ainsi avec eux. Pour les équipes hybrides, il est recommandé d’ouvrir un canal Slack informel. Les collaborateurs peuvent y échanger des informations sans engagement. Bien qu’avec Slack vous puissiez configurer des rappels automatiques, créer des liens vers Google Drive et disposer d’une bonne fonction de recherche sur tous les fichiers et documents partagés, Slack ne suffit pas pour organiser le travail dans les entreprises fiduciaires.
Monday vous permet de créer des modèles personnalisés pour vos projets et processus. Organisez et hiérarchisez les tâches avec Monday et obtenez ainsi une vue d’ensemble de qui travaille sur quoi. Si vous dirigez une grande équipe (parfois à distance), Monday peut vous aider à ne pas perdre la vue d’ensemble.
Trello vous permet également de numériser vos listes de choses à faire, d’attribuer des tâches à vos collaborateurs et de suivre l’avancement des différentes tâches à l’aide de listes de contrôle. Notez les tâches sur des cartes qui peuvent être déplacées d’un clic de souris et attribuées à d’autres collaborateurs, par exemple. Trello aide aussi bien à organiser le travail en équipe qu’à s’organiser soi-même.
Confluence est un logiciel wiki que la plupart des entreprises utilisent en premier lieu pour la communication et l’échange de connaissances. Sur Confluence, vous pouvez par exemple enregistrer des directives pour la communication avec les clients ou des modèles de lettres. Les contenus de Confluence peuvent être modifiés directement dans le navigateur web.
Jira tout comme Confluence, provient de la maison Atlassian, mais sert davantage à la gestion de projet opérationnelle. Avec Jira, vous pouvez reproduire des workflows entiers et les décomposer en étapes individuelles. Cela vous permet d’avoir à tout moment une vue d’ensemble des projets en cours. Au début, Jira était surtout populaire dans le développement de logiciels, mais entre-temps, l’outil de gestion de projet est également de plus en plus utilisé dans d’autres branches.
Outre ces cinq outils numériques d’organisation du travail, il existe sur le marché de nombreuses autres solutions logicielles qui facilitent certains aspects de votre travail. Notez toutefois que plus vous utilisez de solutions dans votre entreprise fiduciaire, plus vous devrez payer de frais de licence et d’utilisation. Les versions de base de la plupart des outils de collaboration sont gratuites, mais dans un contexte professionnel, des mises à niveau payantes sont souvent encore nécessaires.
Attention : à l’heure des fuites et des vols de données, vous devez savoir où sont stockées vos données. De nombreux fournisseurs internationaux d’outils de collaboration ont leur siège social aux États-Unis, où l’accès aux données des entreprises est possible sans contrôle judiciaire grâce au Patriot Act. En Suisse, en revanche, cela n’est pas autorisé.
Conclusion : aucun outil de collaboration traditionnel ne répond à tous les besoins des entreprises fiduciaires
Les outils numériques les plus populaires pour l’organisation du travail couvrent de nombreux domaines de votre travail quotidien, de l’échange avec les collaborateurs et les clients à la gestion de projet en passant par la répartition des tâches. Aucun des outils présentés ci-dessus n’a toutefois été développé pour les entreprises fiduciaires et cela se ressent dans le travail quotidien. Seul un logiciel fiduciaire moderne comme Accounto peut à la fois vous décharger des tâches répétitives, vous offrir une infrastructure stable pour le développement de services innovants, améliorer la gestion des mandats ainsi que la relation avec vos clients, vous donner une vue d’ensemble de tous les projets en un temps record et organiser la collaboration au sein de votre équipe.
Conseil supplémentaire : si l’on tient compte des frais de licence pour les outils existants et des heures de travail économisées, les logiciels fiduciaires entièrement automatisés sont souvent rentables même pour les petites entreprises fiduciaires.
