Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 500’000 CHF sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dennoch bietet eine doppelte Buchführung auch Einzelunternehmer:innen Vorteile. In diesem Blogbeitrag erfährst du, was deinem Unternehmen eine doppelte Buchführung bringt.
Doppelte Buchführung: Das müssen Unternehmer:innen darüber wissen
Was bedeutet doppelte Buchführung? Im Gegensatz zur einfachen Buchhaltung erfasst du bei der doppelten Buchführung sämtliche Einnahmen und Ausgaben nicht nur einmal, sondern gleich zweimal: Du hältst zu einem fest, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (Konto) und zum anderen wozu dein Unternehmen das Geld verwendet (Gegenkonto). Wenn du beispielsweise das Geschäftsauto volltankst und die Tankfüllung mit einer Firmenbankkarte bezahlst, hast du weniger Geld auf dem Bankkonto aber mehr Ausgaben auf dem Konto Mobilität. Dank der doppelten Buchführung kannst du sofort sehen, auf welchen Konten eine Bewegung stattfand und wofür die Ausgabe anfiel.
Welche Unternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet? Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaften (AG) müssen der doppelten Buchführungspflicht nachkommen. Einzelunternehmen sind laut Obligationenrecht (OR) dann zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000 erzielt haben (Artikel 957). Einzelunternehmen mit weniger als 500’000 CHF Umsatz pro Geschäftsjahr unterliegen nicht der doppelten Buchführungspflicht. Doch eine doppelte Buchführung bietet auch Einzelfirmen zahlreiche Vorteile.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag findest du einen Überblick der häufigsten Rechtsformen in der Schweiz und erfährst mehr darüber, was die Rechtsform für die Buchhaltung bedeutet.
Nachfolgend haben wir fünf Gründe aufgelistet, wieso sich eine doppelte Buchführung immer lohnt:
1. Datenbasierte Entscheidungen treffen
Was sagen die Zahlen? Eine präzise Buchhaltung ist eine wichtige Grundlage für datenbasierte und neutrale Geschäftsentscheidungen. Wie oben beschrieben erfährst du mit einer einfachen Buchführung bloss, wie hoch dein Gewinn oder Verlust ist. Bei der doppelten Buchführung hingegen erhältst du einen tieferen Einblick in die finanzielle Lage deines Unternehmens. Du kannst beispielweise auf einen Blick erkennen, wieviel Geld dir bis zum Ende des Quartals oder Geschäftsjahres noch zur Verfügung steht, wie das Verhältnis zwischen Eigenkapital und Fremdkapital ist und wie es um deine Reserven steht. Diese tieferen Einblicke helfen dir dabei, unvoreingenommen Geschäftsentscheidungen zu treffen, zu optimieren und Pläne zu machen.
2. Cashflow-Probleme rechtzeitig erkennen
Der Cashflow (auf Deutsch Geldfluss oder Kapitalfluss) bezeichnen Finanzcracks vielfach als wichtigste Betriebskennzahl. Mittels einer Cashflow-Berechnung kannst du den Geldzufluss und -abfluss in deinem KMU während eines bestimmten Zeitraums ermitteln. Mit einer doppelten Buchführung erhältst du einen besseren Überblick über den Kapitalfluss als bei der einfachen Buchführung und kannst Geldprobleme früher aufdecken.
Extratipp: Voll automatisierte Buchhaltungssysteme erlauben dir, die wichtigsten Kennzahlen jederzeit abzurufen. So kannst du beispielsweise den Cashflow innert Sekunden ermitt3. eln.
3. Liquiditätsplanung einfacher gestalten
Gemäss dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft sind schätzungsweise neun von zehn Konkursen auf Liquiditätsengpässe zurückzuführen. Liquidität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, fällige Zahlungen fristgerecht zu begleichen. Liquiditätspläne helfen Unternehmen dabei, flüssige Mittel richtig einzusetzen und Engpässe zu vermeiden. In einem Liquiditätsplan hältst du sämtliche Geldmittelzuflüsse (Einzahlungen) und Geldmittelabflüsse (Auszahlungen) während einer bestimmten Zeit fest. Zu den Geldmittelzuflüssen gehören der Barbestand, Einzahlungen von Kund:innen, Steuerrückerstattungen und Kreditaufnahmen. Geldmittelabflüsse sind unter anderem Kosten für Wareneinkauf, Miete und Löhne.
Erkennst du allfällige Liquiditätsprobleme rechtzeitig, kann dein Unternehmen die entsprechenden Gegenmassnahmen ergreifen. So kannst du beispielsweise ausstehende Forderungen mittels Zahlungsaufforderungen eintreiben, nicht zwingend notwendige Investitionen verschieben oder einen Kredit aufnehmen.
Achtung: Bedenke, dass der Umsatz noch nicht viel über die Liquidität deines Unternehmens aussagt. Hast du hohe Ausgaben für Material, Miete oder Löhne und bezahlen deine Kund:innen ihre Rechnungen nicht pünktlich, kann es trotz guter Umsatzzahlen zu Cashflow- und Liquiditätsproblemen kommen.
4. Effizienter zusammenarbeiten
Unabhängig von der Unternehmensgrösse lassen sich mit einer doppelten Buchführung Vertretungen während Ferienabwesenheiten, Elternzeit oder krankheitsbedingter Ausfälle einfacher gestalten. Die stellvertretende Person sieht genau, wofür dein Unternehmen in den letzten Wochen Geld einnahm und ausgab. So fallen zeitintensive Übergaben weg.
Wenn du mit Steuerberater:innen, Treuhänder:innen oder Consultants zusammenarbeitest, kannst du mit einer doppelten Buchführung jederzeit präzise Zahlen liefern. Dies reduziert den zeitlichen und somit auch den finanziellen Aufwand für externe Beratungsleistungen und Revisionen.
5. Gute Ausgangslage für Fremdfinanzierungen schaffen
Grundsätzlich finanzieren sich in der Schweiz die meisten KMU hauptsächlich durch Eigenkapital. Fremdfinanzierungen gewinnen jedoch an Bedeutung. Wenn du einen Bankenkredit beantragen oder eine Finanzierungsrunde starten möchtest, sollte deine Buchhaltung so genau und aktuell wie möglich sein. Mit einer doppelten Buchführung kannst du auch gegenüber externen Stakeholdern optimal über die Lage der Unternehmung informieren.
So kannst du die doppelte Buchführung in wenigen Minuten erledigen
Damit der Aufwand für die Buchhaltung auch bei doppelter Buchführung überschaubar bleibt, arbeiten immer mehr Unternehmer:innen mit einem voll automatisierten Buchhaltungssystem. Dabei kümmert sich ein smartes Tool sowohl um Routineaufgaben und als auch um Ausnahmefälle. Mit der Lösung von Accounto beispielsweise müssen die User nur noch Belege übermitteln, mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen und diese freigeben.
