Versinken Sie und Ihr Team in Arbeit? In diesem Blogbeitrag erhalten Führungskräfte von Treuhandunternehmen Tipps, wie sie den Stressfaktor der Busy Season reduzieren und dabei die Arbeitsqualität hoch halten können.
1. Warnen Sie Familie und Freund:innen vor
Lassen Sie Familie und Freund:innen (am besten zu Beginn der Busy Season) wissen, dass Sie aufgrund der hohen Arbeitsbelastung in den nächsten Wochen weniger Zeit und Energie für gemeinsame Aktivitäten haben werden. Kündigen Sie auch gleich an, dass private Telefongespräche unter Umständen warten müssen und es länger dauern kann, bis Sie auf Nachrichten reagieren. Betonen Sie aber, dass das Gegenüber Ihnen am Herzen liegt und Sie nach der Busy Season sehr gerne wieder etwas unternehmen möchten. Am besten geben Sie gleich einen Zeitrahmen an, wann Sie wieder verfügbar sind.
2. Stellen Sie Telefon-Regeln für sich auf
Keine Ablenkung durch nur wenig relevante Nachrichten, zu Hause nicht alle zehn Minuten die E-Mails auf dem Smartphone checken und die Falle der ständigen Erreichbarkeit vermeiden: Um während der Busy Season einen klaren Kopf zu bewahren und so effizient wie möglich arbeiten zu können, sollten Sie Telefon-Regeln für sich selbst aufstellen. Dies kann zum Beispiel so aussehen: Jeweils zur vollen Stunde schaue ich in meinen E-Mail-Posteingang und reserviere mir anschliessend 10 bis 15 Minuten zur Bearbeitung von E-Mails. Ich priorisiere und mache mir bewusst, dass ich nicht sämtliche Nachrichten innerhalb der nächsten Stunden beantworten muss. Ausserhalb der normalen Bürozeiten darf ich maximal dreimal während je 20 Minuten E-Mails und Slack-Nachrichten bearbeiten. Ich habe ein kompetentes Team und darf Anfragen delegieren. Über das Tagesgeschehen informiere ich mich gezielt zu selbst festgelegten Zeitpunkten. Mit passenden Telefon-Regeln reduzieren Sie die Gefahr, sich zu überarbeiten oder verzetteln.
3. Kommunizieren Sie Ihre Verfügbarkeiten klar
Wann sind Sie als Führungskraft für Ihr Team erreichbar? Wann möchten Sie ungestört arbeiten? Unter welchen Umständen ist es gerechtfertigt, Sie ausserhalb der Arbeitszeiten anzurufen? Wie sollen Ihre Mitarbeiter:innen Sie bei Notfällen kontaktieren? Vor allem während der Busy Season ist es wichtig, dass Ihr Team weiss, wann und über welchen Kanal man Sie bei Fragen oder Problemen erreichen kann.
Lesetipp: Digitale Kollaborationstools vereinfachen die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team. In diesem Blogbeitrag finden Sie einen Überblick über die beliebtesten Softwarelösungen zur Arbeitsorganisation und können nachlesen, wie Sie das passende Tool für Ihr Treuhandunternehmen finden.
4. Halten Sie Zeit frei, um Ihre Batterien wieder aufzuladen
Während der Busy Season sind Überstunden und Nachtschichten in vielen Treuhandunternehmen keine Seltenheit. Eine über längere Zeit andauernde hohe Arbeitsbelastung kann jedoch gesundheitsschädigend sein. Erste Anzeichen von übermässigem Stress sind gemäss Arbeitspsycholog:innen anhaltende Kopfschmerzen, Müdigkeit und Erschöpfung, Reizbarkeit, Stimmungsschwankungen, Konzentrationsprobleme, Nervosität und eine erhöhte Anfälligkeit auf Infekte. Um dem vorzubeugen, sollten Sie sich auch während der Busy Season Zeit nehmen, um Energie zu tanken. Ob Meditieren, Sport, das Kochen einer gesunden Mahlzeit oder ein kurzer Spaziergang: Sie wissen selbst am besten, was Ihnen Gut tut und wie Sie die Batterien wieder aufladen können. Im Büro kann richtiges Lüften Kopfschmerzen, Unwohlsein und der Verbreitung von Keimen vorbeugen. Öffnen Sie im Winter mindestens zweimal pro Tag alle Fenster für rund fünf Minuten, damit ein kompletter Luftaustausch stattfindet.
5. Spannen Sie Ihre Kund:innen ein
Fehlende Unterlagen oder Angaben und nicht regelmässig erreichbare Kund:innen erschweren den Arbeitsalltag von Treuhänder:innen. Auch hier ist klare Kommunikation zentral. Fassen Sie in einer Liste für Ihre Kund:innen zusammen, was Sie alles benötigen für den Jahresabschluss, Steueroptimierungen und Analysen. Insbesondere Mandant:innen, die bekannt sind für ihre langen Antwortzeiten und ihre schlechte Erreichbarkeit, sollten Sie in der Busy Season frühzeitig nach ausstehenden Unterlagen fragen. Scheuen Sie sich nicht, mehrmals nachzufassen. Kommunizieren Sie unmissverständlich, dass Ihr Treuhandunternehmen Fristen nur dann einhalten kann, wenn Sie alle notwendigen Informationen und Dokumente rechtzeitig erhalten.
6. Gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag so effizient wie möglich
Neben Telefon-Regeln und klarer Kommunikation helfen im Arbeitsalltag einfach umsetzbare Tipps, Zeit zu sparen. So bestellen zum Beispiel in hektischen Zeiten viele Unternehmen Znüni, Mittagessen, Zvieri oder bei Überstunden in den Abend hinein Abendessen für die Belegschaft, damit niemand einkaufen oder vorkochen muss. Es gibt auch immer mehr Start-ups, die sich der Arbeitsplatzoptimierung widmen und Unternehmen Aufgaben abnehmen. Oxygen at Work beispielsweise kümmert sich um Büropflanzen und garantiert gleichzeitig eine gute Luftqualität im Büro. Chatbots helfen bei der Beantwortung von generischen Anfragen über Ihre Website. Je mehr nicht-geschäftsrelevante Tätigkeiten Sie auslagern, desto stärker können Sie und Ihr Team sich auf das Kerngeschäft fokussieren.
Intelligente Treuhandsoftware erlaubt Ihnen, die Arbeit während der Busy Season besser zu managen und mittelfristig zu reduzieren. Die Auslagerung von Routinetätigkeiten wie die Belegextraktion, das Abstimmen von Nebenbücherbuchungen oder das Erstellen von Reports zu den Unternehmenskennzahlen Ihrer Kund:innen entlastet Treuhandunternehmen signifikant. Erleben Sie in einer kostenlosen Live-Demo, wie die Schweizer Treuhandsoftware Accounto Ihnen repetitive Tätigkeiten abnimmt, sodass Ihre nächste Busy Season weniger hektisch wird.
7. Seien Sie auf ein mögliches Tief nach der Busy Season gefasst
Nach arbeitsintensiven Phasen kann es sein, dass man eine gewisse Leere empfindet, sobald der Druck weg ist. Beugen Sie dem vor, indem Sie sich bereits jetzt visualisieren, wofür Sie nach der Busy Season mehr Zeit und Energie haben. Freuen Sie sich darauf, wieder vermehrt Sport zu machen, das gemütliche Beisammensein mit Freund:innen und Familie zu geniessen, zu lesen oder Spielabende durchzuführen? In nicht allzu ferner Zukunft wird dies wieder möglich sein. Bis dahin sollten die obigen Tipps Ihnen dabei helfen, die aktuelle Busy Season besser zu überstehen.
