Das Ende der Weihnachtstage ist gleichbedeutend mit dem Anfang der Busy-Season. In diesem Blog erläutern wir Ihnen, wie eine intelligente Treuhandsoftware für Entlastung in dieser arbeitsintensiven Jahreszeit sorgt.
Vorgelagerte Abschlussarbeiten dominieren die Anfangsphase der Busy-Season
Ehe Sie mit den Jahresabschlüssen Ihrer Mandant:innen starten können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten erledigen. Vermutlich greifen Sie dabei auf «Checklisten» zurück, um die Zusammenarbeit mit dem KMU zu vereinfachen und den Abschlussprozess effizienter zu gestalten.
Bei den meisten Checklisten sticht rasch ins Auge, welch wichtige Rolle die saubere Aufbereitung und Übergabe der Geschäftsunterlagen Ihrer Mandant:innen einnimmt. Von der klassischen Eingangsrechnung bis hin zur Versicherungspolice soll alles möglichst strukturiert bei Ihnen auf dem Tisch landen. Denn nur dadurch können Sie eine preislich attraktive Treuhanddienstleistung anbieten. Eine intelligente Treuhandsoftware kann dieses Vorhaben wie folgt unterstützen.
1. Einheitliche und digitale Beleganlieferung
Dropbox, Sharepoint oder doch SwissTransfer? Kundenbedürfnisse verändern sich und wahrscheinlich betreuen auch Sie bereits das eine oder andere KMU, welches komplett digital mit Ihrem Treuhandunternehmen zusammenarbeitet. In diesem Zusammenhang stellt sich als erstes die Frage, wie die elektronischen Kundenunterlagen in Ihr Treuhandunternehmen gelangen. In der Praxis greifen Treuhandunternehmen hierzu oftmals auf teure Dokumenten-Management-Systeme oder günstige Filehosting Dienste zurück. Speziell Anwendungen wie Dropbox, Sharepoint oder SwissTransfer lösen aber zahlreiche neue manuelle Prozesse innerhalb der Treuhandunternehmung aus, was sich negativ auf die Effizienz und somit Marge auswirkt.
Moderne und intelligente Treuhandsoftwares wie diejenige von Accounto denken den Belegfluss ganzheitlich und machen teure Dokumenten-Management-Systeme sowie Filehosting-Dienste überflüssig. KMU können die eigenen Geschäftsunterlagen laufend mit einer App scannen und diese hiermit dem Treuhandunternehmen übermitteln.
Tipp: Neu kann bei Accounto deshalb PEAX – der digitale Briefkasten für Unternehmen – einfach und bequem über eine API angebunden werden. So wird die physische und digitale Post eines Mandaten in einem digitalen Postfach verwaltet und buchhaltungsrelevante Belege werden automatisch in Accounto importiert. Damit das Suchen von Belegen endlich ein Ende hat.
2. Automatisierung der unterjährigen Buchführung
Bevor Sie den Jahresabschluss und die Steuererklärung für den Mandant:in erstellen können, gilt es vorab sämtliche Geschäftsfälle in der Finanzbuchhaltung zu erfassen. Insbesondere die Buchhaltungen von kleineren Kund:innen bleiben unter dem Jahr häufig unangetastet. Folglich sind anfangs Jahr ausgebildete Treuhandfachkräfte gezwungen, die Buchführungshistorie unter grossem Zeitdruck nachzuführen. Treuhandunternehmen verlieren dadurch wertvolle Personalressourcen, um hochmargige Dienstleistungsaufträge wahrzunehmen.
Die Buchführung der eigenen Mandant:innen können Treuhandunternehmen bereits heute vollständig automatisieren und vor allem tagesaktuell abbilden. Zum Beispiel liest die moderne Treuhandsoftware von Accounto sämtliche übermittelten Belege aus und generiert daraus passende Buchungsvorschläge. Auch die zeitraubenden Kontoabstimmungsarbeiten (Bank, Debitoren und Kreditoren) erfolgen mit Accounto vollautomatisiert, was zu einer zusätzlichen Entlastung beim Jahresabschluss beiträgt.
3. Jeder Abschluss ein eigenes Kundenprojekt
Jeder Jahresabschluss ist ein kleines Projekt und wie wir alle wissen, wollen Projekte geplant sein. Sämtliche involvierten Parteien sollten stets den Projektstatus sowie ihre Aufgaben darin kennen. Da der Kunde:in stark an der Abschlusserstellung (z. B. Auskünfte hinsichtlich Abgrenzungen) mitarbeitet, gilt es auch diesen bestmöglich zu integrieren. Heutzutage geschieht dies mit physischen Checklisten und unübersichtlichem E-Mail-Ping-Pong.
Intelligente Treuhandsoftware eröffnet neue Möglichkeiten, um die Kollaboration mit dem Mandant:in zu digitalisieren und vereinfachen. Bei Accounto lassen sich beispielsweise Projekte anlegen, auf die auch der Kunde:in zugreifen kann. Hierdurch lassen sich Pendenzen erfassen, zuweisen und terminieren. Dadurch erhöhen Sie die Transparenz und stärken das Vertrauen in Ihre Dienstleistungen.
Wie überall im Leben gilt auch beim Jahresabschluss: Die optimale Vorbereitung ist bereits die halbe Miete. Mit einer intelligenten Treuhandsoftware können Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeitenden reduzieren und erst noch finanziell von effizienteren Prozessen profitieren. Lernen Sie Accounto jetzt bei einem unverbindlichen Gespräch kennen.
