Treuhänder

Dokumentenmanagementsystem (DMS) und automatisierte Treuhandsoftware: die wesentlichen Unterschiede

Brauchen Treuhandunternehmen automatisierte Treuhandsoftware, wenn diese bereits mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) arbeiten? Worin unterscheiden sich DMS und automatisierte Treuhandsoftware hauptsächlich? Was bietet eine automatisierte Treuhandsoftware, was ein DMS nicht kann? In diesem Blogbeitrag zeigen wir die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen einem DMS und einer automatisierten Treuhandsoftware auf.

Die meisten Treuhandunternehmen nutzen seit Jahren Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Buchhaltungssoftwares, wobei Schweizer Treuhand-Expert:innen gegenüber automatisierten Lösungen noch eher skeptisch gegenüberstehen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Gemäss der Business-Beratungsplattform business.com ist ein DMS «eine Software, die eine automatisierte Möglichkeit zur Speicherung, Verwaltung und Rückverfolgung elektronischer Dokumente und Bildern von Papierdokumenten bietet.» Das bedeutet: Mit einem DMS lassen sich Dokumente speichern, verwalten und tracken sowie papierbasierte Dokumente in digitale Bilder umwandeln. DMS wurden ursprünglich entwickelt, um Papierdokumente in digitaler Form verfügbar zu machen.

Was macht eine automatisierte Treuhandsoftware? Automatisierte oder voll automatisierte Treuhandsoftware verfügt über alle oben genannten Funktionen und übernimmt zusätzlich den Grossteil der repetitiven und zeitraubenden Buchführungsarbeiten. Die Treuhand-Buchhaltungslösung von Accounto erledigt beispielsweise die Belegextraktion, Belegverbuchung, Bankabstimmungen sowie die Abstimmung von Journal und Nebenbüchern voll automatisiert.

Das haben Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Treuhandsoftware gemeinsam

DMS und Treuhandsoftware vereinfachen beide die Umwandlung papierbasierter Belege und Unterlagen in digitale Dokumente. Die Speicherung und Ablage dieser digitalen Dokumente lässt sich mit einem DMS und mit Treuhandsoftware gleichermassen vereinfachen. Auch die Rückverfolgung von Änderungen in digitalen Dokumenten ist sowohl mit einem DMS als auch mit Treuhandsoftware möglich.

Wie sieht es mit dem Zeitfaktor aus: Lässt sich mit einem DMS oder mit einer automatisierten Treuhandsoftware mehr Zeit sparen? Mit einem DMS könnt ihr dank der vereinfachten Speicherung, Verwaltung und Rückverfolgung von Dokumenten im Vergleich zu einer papierbasierten Buchhaltung zwar den zeitlichen Aufwand für die Buchhaltung etwas reduzieren, dies aber nur sehr bedingt.

Hier stossen Dokumentenmanagementsysteme an ihre Grenzen

Digitalisierung bedeutet nicht, bloss elektronische Versionen von papierbasierten Dokumenten zu erstellen. Vielmehr bietet die Digitalisierung Treuhänder:innen die Chance, repetitive Buchführungsaufgaben an Softwarelösungen auszulagern und neue Geschäftsfelder zu erschliessen.

Lesetipp: In der Studie «Treuhand 2030» von Accounto erfahrt ihr, wie Treuhandunternehmen sich in einer zunehmend digitalisierten KMU-Welt behaupten können.

Ein DMS beschleunigt die Digitalisierung in Treuhandunternehmen nur in einem sehr geringem Ausmass. Mit der richtigen Treuhandsoftware hingegen können Treuhandunternehmen auf eine stabile und sichere Plattform zurückgreifen, um den Aufwand für Routinetätigkeiten zu reduzieren und stattdessen innovative Services zu kreieren, zu bewerben und abzurechnen. Das geht über die Funktionalitäten von einem gängigen DMS hinaus. Es reicht heutzutage für Treuhandunternehmen nicht mehr aus, nur mit einem DMS zu arbeiten.

Aber Automatisierung geht doch auch mit einem DMS?

In der Praxis haben viele Treuhandunternehmen das DMS und die Buchhaltungssoftware durch eine Schnittstelle verbunden, womit die zwei Systeme miteinander kommunizieren können. Zu den im DMS abgespeicherten Lieferanten:innen lassen sich Konten aus der Finanzbuchhaltung zuordnen, was eine vermeintliche automatisierte Verbuchung von Geschäftsfällen ermöglicht. Hinterlegt das Treuhandunternehmen beispielsweise bei einem Materiallieferanten das Konto 4000 im DMS, gelangen alle gesandten Eingangsrechnungen des Lieferanten «automatisch» auf das definierte Konto. Im ersten Augenblick mag dies nach Automatisation klingen. Doch der Prozess ist noch immer stark von manuellen Handgriffen geprägt.

Zum Beispiel müssen Mitarbeitende die gewünschten Konten nach wie vor von Hand zu den einzelnen Lieferanten:innen im DMS hinzufügen. Zudem erfolgt auch die Abstimmung der Eingangsrechnungen mit dem Bankkonto nicht automatisch, da eine Schnittstelle zum Geschäftskonto fehlt. Die Automatisation des gesamten Beleg-Workflows (Extraktion, Verbuchung und Bankabstimmung) kann nur voll automatisierte Treuhandsoftware wie beispielweise diejenige von Accounto herbeiführen. Eine solche Softwarelösung macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung auf Kontrollaufgaben reduziert. Dabei lassen sich nicht nur Eingangsrechnungen, sondern auch Quittungen und andere Belegarten vollständig automatisiert verbuchen.

Das sind die weiteren Unterschiede zwischen einem DMS und Treuhandsoftware

Wie oben beschrieben erhält ihr mit einem DMS und mit automatisierter Treuhandsoftware ein Mittel, um dem Papierkrieg ein Ende zu bereiten. Mit diesen Tools könnt ihr papierbasierte Belege und Unterlagen in elektronische Versionen umwandeln. Damit hören die Gemeinsamkeiten aber schon bald auf. Besonders rund um das Thema «Automatisierung von Buchführungsaufgaben» lassen sich wesentliche Unterschiede feststellen, die bereits ausführlich thematisiert wurden. Doch es gibt noch weitere Differenzen zwischen einem DMS und Treuhandsoftware.

Da DMS oftmals nicht Cloud-basiert sind, werden in einem DMS gespeicherte Dateien vielfach nicht automatisch in einer Cloud abgelegt. Dies macht es wahrscheinlicher, dass Dateien oder zumindest die neuesten Versionen von Dateien bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder Verlust des Arbeitsgerätes verloren gehen. Datenlecks und Datendiebstähle verursachen weltweit jedes Jahr Kosten in Milliardenhöhe. Vor allem Grosskonzerne sorgen immer wieder mit mangelnden Datenschutzvorkehrungen für Negativ-Schlagzeilen. Security-Probleme führen aber auch für KMU zu teilweise irreparablen Reputationsschäden und können gar Strafverfolgungen nach sich ziehen.

Mit smarter Treuhandsoftware müsst ihr euch in den meisten Fällen nicht mehr selbst um Datenschutz und Cyber-Security kümmern. Alle relevanten Daten und Informationen werden auf der Plattform aufbewahrt. Das Plattformunternehmen kümmert sich im Normalfall auch um Cyber-Security und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery), sodass selbst bei perfiden Hacker-Angriffen oder Naturkatastrophen keine Daten verloren gehen.

Gegenüberstellung: DMS und Treuhandsoftware

In dieser Tabelle haben wir die grössten Unterschiede zwischen einem herkömmlichen DMS und Treuhandsoftware festgehalten:

KriteriumDokumentenmanagementsystem (DMS)Voll automatisierte Treuhandsoftware
vereinfacht Umwandlung papierbasierter Belege in digitale Dokumente🗸🗸
vereinheitlicht die Speicherung und Ablage digitaler Belege🗸🗸
erlaubt die Rückverfolgung digitaler Dokumente🗸🗸
ermöglicht die vollständige Extraktion von Daten aus eingegangenen Rechnungenx (nur gewisse Felder, z. B. Adresse)🗸
ermöglicht die vollständige Extraktion von Daten aus übrigen Belegarten (z. B. Quittungen)x🗸
automatisierte Verbuchung von Daten ist zu einem späteren Zeitpunkt möglichx (nur mit manueller Konten Zuordnung)🗸
Automatisierte Abstimmung der Belege mit den Banktransaktionenx🗸
reduziert Zeitaufwand für die Buchführung(🗸) (nur bedingt)🗸
reduziert Fehleranfälligkeit in der Buchführung(🗸) (nur bedingt)🗸
automatisiert repetitive Buchführungsaufgabenx🗸
erlaubt eine Verbesserung der Prozesse in Treuhandunternehmenx🗸
trägt zur Innovation des Geschäftsmodells beix🗸
beschleunigt Digitalisierung in Treuhandunternehmen(🗸) (nur bedingt)🗸
Cloud-basiertx (oftmals nicht)🗸
Daten sind im Falle von Cyber-Attacken maximal geschütztx (oftmals nicht)🗸
Inklusive Disater Recovery (IT-Notfallplan)x (oftmals nicht)(🗸) (im Normalfall)

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