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Was gilt eigentlich als Spesen?

Schutzkleidung, Mittagessen mit potenziellen Kund:innen, Versandkosten für Warenproben oder Briefe, Taxifahrten und Flüge: Je nach Branche gibt es verschiedenste Auslagen, die im Arbeitsalltag für die Angestellten anfallen. Sind die Auslagen notwendig für die Ausübung des Berufes und im Interesse der Arbeitgeber:in, spricht man von Spesen. Jedoch gelten nicht alle Auslagen im Zusammenhang mit dem Job als Spesen. Was zählt in der Schweiz als Spesen? In diesem Blogbeitrag erfährst du: was Spesen sind, was dazu gehört und was nicht. Ausserdem erhältst du einen Überblick. welche Arten von Spesen es gibt und was es beim Erstellen eines Spesenreglements zu beachten gilt.

Alles Spesen, oder was?

Sind es Spesen, wenn meine Büroangestellten eine bessere Tastatur für ihre Arbeitscomputer kaufen und den Kaufpreis zurückerstattet haben wollen? Was ist, wenn sie ein zusätzliches Mikrowellengerät für den Pausenraum vorfinanzieren? Wie sieht es bei Stahlkappenschuhen für die Mitarbeiter:innen auf der Baustelle aus? Müssen wir Aussendienstmitarbeitenden die vollen Kosten für den Business-Class-Flug zum Kundenmeeting zurückerstatten? Gehören die Halbtax-Abonnemente (die unser Unternehmen den Mitarbeitenden kostenlos zur Verfügung stellt) ins Spesenreglement? Das Thema Spesen wirft in vielen Unternehmen Fragen auf. Dies kommt unter anderem daher, dass Auslagen und Rückerstattungen in bestimmten Fällen in den Lohnausweis gehören und somit relevant für die Steuererklärung sind.

Spesen, Vorfinanzierungen und Lohnbestandteile – das sind die Unterschiede

Was sind Spesen? Artikel 327 des Schweizer Obligationenrechts (OR) besagt, dass Arbeitgeber:innen die Arbeitnehmenden «mit den Geräten und dem Material auszurüsten» haben, die diese zur Arbeit benötigen. «Stellt im Einverständnis mit dem Arbeitgeber:in der Arbeitnehmer:in selbst Geräte oder Material für die Ausführung der Arbeit zur Verfügung, so ist er dafür angemessen zu entschädigen, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist», heisst es in Absatz 2. Sämtliche Auslagen der Mitarbeitenden, die für die Ausführung ihres Berufes und unter Wahrung der Interessen des Arbeitgebers anfallen, sind Spesen. Auslagen für Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkünfte, Schutzkleidung, Telefonie, Repräsentationszwecke und Porto gelten typischerweise als Spesen.

Keine Spesen sind hingegen die Vorschussfinanzierung von Infrastruktur wie beispielsweise der oben erwähnten Mikrowelle. Diese Anschaffung ist für die Ausübung von Bürotätigkeiten nicht notwendig. Die Stahlkappenschuhe für die Mitarbeitenden auf der Baustelle lassen sich jedoch als Spesen klassifizieren, da die Baustellenmitarbeitenden ihre Arbeit ohne Schutzkleidung nicht ausüben können und dürfen. Überhöhte Spesenauslagen wie First-Class-Flüge oder Luxushotels sind hingegen keine Spesen, da diese nicht den Interessen der Arbeitgeber:in entsprechen. Entschädigungen für den Arbeitsweg gelten ebenfalls nicht als Spesen. Diese Auslagen stellen vielmehr sozialabgabepflichtiges Einkommen dar. Die vergüteten Kosten für den Arbeitsweg muss der Arbeitgeber:in im Lohnausweis deklarieren, womit diese beim Arbeitnehmenden einkommenssteuerpflichtig sind.

Achtung: Lohnausweise sind im strafrechtlichen Sinne Urkunden. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise können demnach als Urkundenfälschung gelten. Treuhänder:innen können Klarheit schaffen, welche Auslagen deiner Mitarbeitenden als Spesen gelten und was zum Einkommen gehört. Finde hier kostenlos erfahrene Treuhand-Expert:innen.

Effektive Spesen oder Pauschalspesen: diese Spesenarten gibt es

Es gibt zwei Optionen, wie sich Spesen abrechnen lassen. Die passende Abrechnungsart hängt in erster Linie von der Anzahl Spesenbelege ab:

effektive Spesen: Deine Mitarbeitenden erhalten sämtliche Auslagen vergütet, welche diese für die Ausübung ihres Berufes benötigen. Voraussetzung ist, dass die Ausgaben im Interesse des Arbeitgebers:in anfallen. Die Arbeitnehmenden müssen die Auslagen mit Quittungen und Belegen nachweisen können. Effektive Spesen musst du als Arbeitgeber:in in vollem Umfang entschädigen. In der Regel bezahlen Unternehmen effektive Spesen zusammen mit der Lohnauszahlung. Gemäss OR-Artikel 327c Absatz 1, ist «der Auslagenersatz jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist».
Effektive Spesen machen dann Sinn, wenn in deinem Unternehmen nicht viele Spesen anfallen. Mit intelligenten Buchhaltungslösungen wie Accounto, lassen sich auch effektive Spesen ohne grossen Zusatzaufwand verwalten. Dank dem Spesenmodul und der Mobile App können alle Belege innert Sekunden erfasst werden und deine Personalabteilung kann sie umgehend genehmigen und auszahlen. So vermeidest du verspätete Einreichungen und Auszahlung.

Pauschalspesen: Bei Pauschalspesen legt dein Unternehmen einen pauschalen Betrag fest, der du den Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zusammen mit der Lohnauszahlung vergütest. Pauschalspesen sind vor allem für Unternehmen zu empfehlen, in denen die Anzahl der Spesenbelege hoch ist und die Bearbeitung der Belege einen grossen administrativen Aufwand mit sich bringt. In vielen Unternehmen sind Pauschalspesen nur Kaderangestellten vorbehalten. Theoretisch müssen die Pauschalspesen in etwa den effektiv damit abgegoltenen Auslagen entsprechen.
In der Praxis werden die Pauschalspesen gemäss der Schweizer Plattform treuhand-suche.ch jedoch oft so festgelegt, dass die Entschädigung höher ist als die Summe der Kleinspesen. «Dies ist zwar gegen Sinn und Zweck der Pauschalspesen, ist aber in der Praxis häufig anzutreffen. Dies ist attraktiv, denn die Spesen sind dann üblicher Geschäftsaufwand und sind für den privaten Angestellten steuerfrei», heisst es im Blogbeitrag von treuhand-suche.ch.

Das gehört in ein Spesenreglement

Im Spesenreglement halten Unternehmen fest, was als Spesen gilt und wie die Rückerstattung erfolgt. Beim Erstellen eines Spesenreglements solltest du den Geltungsbereich definieren. Dies kann entweder alle Mitarbeitende umfassen oder im Falle eines Pauschalspesenreglements auch nur Kaderangestellte, einzelne Teams oder Mitarbeitende mit ausgewählten Funktionen. In einem nächsten Schritt solltest du definieren, welche Grundsätze bei der Spesenrückerstattung gelten: Werden Spesen immer effektiv abgerechnet oder gibt es Fallpauschalen? Müssen die Mitarbeitenden ihre Originalbelege vorgelegen? Wer gibt die Spesen frei? In einem allgemeinen Spesenreglement sind branchenunabhängig meistens Reise-, Verpflegungs-, Telefonie- und Repräsentationsspesen geregelt. Auf den Websites vieler kantonalen Steuerverwaltungen gibt es Muster eines Spesenreglements.

Da Spesen wie oben beschrieben normalerwiese kein steuerbares Einkommen darstellen, muss die Steuerverwaltung wissen, ob es sich bei den Rückerstattungen für die Auslagen deiner Mitarbeitenden tatsächlich um Spesen handelt und es nicht etwa verdeckte Lohnzahlungen sind – wie beispielsweise Entschädigungen für den Arbeitsweg. Auf Spesen musst du als Arbeitgeber:in zudem keine Sozialversicherung bezahlen. Somit ist es wichtig, korrekt zwischen Spesen und sozialabgabepflichtigem Einkommen zu unterscheiden. Schliesslich empfiehlt es sich, das Spesenreglement deines Unternehmens bei der kantonalen Steuerverwaltung einzureichen und genehmigen zu lassen. Anbei findest du mehr Informationen zur Genehmigung des Spesenreglement im Kanton Zürich.

Treuhänder:innen können für dein Unternehmen ein (Pauschal-)Spesenreglement ausarbeiten, das den administrativen Aufwand für die Buchhaltung reduziert und vielfach auch steuerliche Vorteile schafft. Benötigt dein Unternehmen Hilfe beim Erstellen eines Spesenreglements? Bei Accounto kannst du kostenlos Treuhand-Expert:innen finden.