Slack, Monday, Trello, Confluence und Jira: Es gibt zahlreiche digitale Tools, um Aufgaben im Team zu organisieren. Welche Anforderungen müssen Kollaborationstools für Treuhandunternehmen erfüllen? Worauf müssen Sie beim Einsatz dieser Lösungen achten? In diesem Blogbeitrag finden Sie einen Überblick über die beliebtesten Softwarelösungen zur Arbeitsorganisation und erhalten Tipps, wie Sie das passende Tool für Ihr Treuhandunternehmen finden.
Wer hat die Kontozuordnungen für die neuen Mandant:innen gemacht? Wann erfolgte die Abstimmung der letzten Eingangsrechnung mit dem Bankkonto? Welche Daten wurden bereits aus den Belegen extrahiert? Was müssen Sie noch manuell überprüfen und allenfalls hinzufügen? Wer in Ihrem Team arbeitet gerade am Zwischenabschluss von Kunde X? Digitale Tools zur Arbeitsorganisation gestalten die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden effizienter, erleichtern die Aufgabenverteilung und ermöglichen das Tracken von Arbeitsfortschritten.
Digitale Tools zur Arbeitsorganisation vereinfachen zudem die Zusammenarbeit in hybriden Teams, die ihre Arbeit teilweise im Büro, bei Kund:innen, im Homeoffice oder an einem anderen selbstgewählten Arbeitsplatz erledigen. Dies wird auch für Treuhandunternehmen immer wichtiger: Für viele Digital Natives (momentan ein grosser Teil der sich auf dem Arbeitsmarkt befindenden Treuhandfachkräfte) sind flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu Remote Work ein nicht zu vernachlässigender Aspekt bei der Arbeitgeberwahl. Gleichzeitig rekrutieren aufgrund des Fachkräftemangels im Treuhandwesen immer mehr Treuhandunternehmen weiter entfernt lebende Treuhänder:innen, die nicht jeden Tag ins Büro pendeln möchten oder können. Neue Tech-Lösungen tragen dazu bei, dass Teams jederzeit konstruktiv zusammenarbeiten können – auch dann, wenn sich nicht alle Teammitglieder stets am gleichen Ort befinden.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag finden Sie Tipps, wie Führungskräfte von Treuhandunternehmen erfolgreich Remote Teams leiten.
Das sind die Vor- und Nachteile der digitalen Tools zur Arbeitsorganisation
Zu den bekanntesten Kollaborationstools gehören Slack, Monday, Trello, Confluence und Jira. Nachfolgend gehen wir kurz auf die wichtigsten Vor- und Nachteile dieser Lösungen ein.
Slack Nutzen Unternehmen aller Grössen vor allem für die Kommunikation. Das Kommunikationstool soll die Anzahl interner E-Mails reduzieren, Sie können aber auch Ihre Kund:innen zu ausgewählten Slack-Kanälen einladen und sich so mit ihnen austauschen. Bei hybriden Teams empfiehlt es sich, einen informellen Slack-Kanal zu eröffnen. Dort können sich die Mitarbeitenden unverbindlich austauschen. Obwohl Sie bei Slack automatische Erinnerungen einrichten, Verknüpfungen zu Google Drive erstellen und über eine gute Suchfunktion über alle geteilten Dateien und Dokumente hinweg verfügen, reicht Slack zur Arbeitsorganisation in Treuhandunternehmen nicht aus.
Monday ermöglicht Ihnen das Erstellen von personalisierten Vorlagen für Ihre Projekte und Prozesse. Organisieren und priorisieren Sie Aufgaben mit Monday und erhalten Sie damit einen Überblick, wer gerade woran arbeitet. Falls Sie ein grösseres Team (teilweise remote) führen kann Monday Ihnen dabei helfen, die Übersicht nicht zu verlieren.
Auch mit Trello können Sie Ihre To-Do-Listen digitalisieren, Mitarbeiter:innen Aufgaben zuteilen und mittels Checklisten den Fortschritt einzelner Aufgaben verfolgen. Halten Sie Aufgaben auf Karten fest, die mit einem Mausklick verschoben und zum Beispiel anderen Mitarbeitenden zugeteilt werden können. Trello hilft sowohl bei der Arbeitsorganisation in Teams als auch bei der Selbstorganisation.
Confluence ist eine Wiki-Software, welche die meisten Unternehmen in erster Linie für die Kommunikation und den Wissensaustausch verwendeen. Auf Confluence können Sie beispielsweise Richtlinien für die Kommunikation mit Kund:innen ablegen oder Vorlagen für Briefe speichern. Die Inhalte auf Confluence können Sie direkt im Webbrowser bearbeiten.
Jira stammt genauso wie Confluence aus dem Hause Atlassian, dient aber mehr zum operativen Projektmanagement. Mit Jira können Sie ganze Workflows abbilden und in einzelne Schritte herunterbrechen. Dies ermöglicht Ihnen, jederzeit einen Überblick über die laufenden Projekte zu erhalten. Jira erfreute sich anfänglich vor allem in der Softwareentwicklung grosser Beliebtheit, inzwischen kommt das Projektmanagementtool aber auch in anderen Branchen vermehrt zum Einsatz.
Neben diesen fünf digitalen Tools zur Arbeitsorganisation gibt es auf dem Markt zahlreiche weitere Softwarelösungen, die Teilaspekte Ihrer Arbeit einfacher machen. Beachten Sie jedoch: Je mehr Lösungen Sie in Ihrem Treuhandunternehmen einsetzen, desto mehr Lizenz- und Nutzungsgebühren müssen Sie bezahlen. Die Basisversionen der meisten Kollaborationstools sind gratis, doch im professionellen Kontext braucht es oftmals noch kostenpflichtige Upgrades.
Achtung: In Zeiten von Datenlecks und Datendiebstahl sollten Sie wissen, wo Ihre Daten gespeichert werden. Viele internationale Kollaborationstools-Provider haben ihren Hauptsitz in den USA, wo der Zugriff auf Unternehmensdaten mittels des Patriot Acts ohne richterliche Kontrolle möglich ist. In der Schweiz hingegen ist dies nicht erlaubt.
Fazit: Kein herkömmliches Kollaborationstool erfüllt alle Bedürfnisse von Treuhandunternehmen
Die beliebtesten digitalen Tools zur Arbeitsorganisationen decken vom Austausch mit Mitarbeitenden und Mandant:innen über die Aufgabenverteilung bis hin zu Projektmanagement viele Bereiche Ihrer täglichen Arbeit ab. Keines der oben vorgestellten Tools wurde jedoch für Treuhandunternehmen entwickelt und das macht sich im Arbeitsalltag bemerkbar. Nur eine moderne Treuhandsoftware wie Accounto kann Ihnen gleichzeitig repetitive Aufgaben abnehmen, eine stabile Infrastruktur zur Entwicklung innovativer Services bieten, das Mandatsmanagement sowie die Beziehung zu Ihren Kund:innen verbessern, innert kürzester Zeit einen Überblick über sämtliche Projekte gewähren und die Zusammenarbeit in Ihrem Team organisieren.
Extratipp: Wenn man die Lizenzgebühren für die bisherigen Tools und die eingesparten Arbeitsstunden berücksichtigt, lohnt sich voll automatisierte Treuhandsoftware oftmals auch für kleinere Treuhandunternehmen.
