KMU Treuhänder

Wie funktioniert Machine Learning in einer Buchhaltungssoftware für KMU?

Automatisierte Buchhaltung… Bestimmt haben Sie dieses Versprechen schon zigfach von Softwareherstellern gehört. Was aber genau dahintersteckt, ist für Aussenstehende oftmals nicht klar. Höchste Zeit, dies zu ändern. In den nächsten Zeilen erfahren Sie, wie Machine Learning in einer Buchhaltungssoftware für KMU sämtliche Routineaufgaben automatisiert und was es dazu braucht.

Automatisierung beginnt lange vor dem Buchungssatz

Für viele bedeutet «automatisierte Buchhaltung» ein Zustand, bei dem ein Buchhaltungssystem Rechnungen, Spesen und übrige Geschäftsfälle automatisch verbucht. Damit dieser Schritt gelingt, muss aber eine Buchhaltungssoftware zuerst die Daten auf den Belegen erfassen können. Deshalb lautet die Frage:

Wie kommen Beleginformationen (z. B. Lieferantenadresse oder Rechnungsbetrag) ohne manuelle Handgriffe in eine Buchhaltungssoftware?

Bis anhin gab es hierfür zwei Optionen:

1. Manuelle Datenerfassung

Zum einen können Sie die unterschiedlichen Rechnungsinformationen wie beispielsweise das Datum, den Rechnungsbetrag oder die Bankverbindung manuell, also sprich von Hand, in eine Buchhaltungssoftware für KMU einpflegen. Dieser heute noch weitverbreitete Ansatz ist aber äusserst langsam und erst noch fehleranfällig.

2. Datenerfassung mittels OCR-Technologieelle Datenerfassung

Eine Alternative zur manuellen Datenerfassung bietet die OCR-Technologie (Optical Character Recognition), deren Ursprung ins Jahr 1960 zurückdatiert. Ins Deutsche lässt sich OCR mit dem Begriff «optische Zeichenerkennung» übersetzen.

Die OCR-Technologie erlaubt einer Buchhaltungssoftware, die verschiedenen Charaktere, Zahlen und Zeichen auf einer gescannten Rechnung zu erkennen sowie die einzelnen Textbausteine (z. B. Lieferantenadresse oder Rechnungsbetrag) automatisch in das Buchhaltungssystem zu übertragen. Dadurch entfällt für Sie das manuelle Abtippen von Belegen.

Damit der Vorgang einwandfrei funktioniert, müssen aber KMU vorab Regeln und Templates für jede einzelne Rechnung definieren. Dies ist notwendig, da sich beispielsweise das Layout einer Swisscom-Rechnung stark von demjenigen einer kantonalen Steuerrechnung unterscheidet. Doch auch wenn die Swisscom das eigene Layout anpasst (z. B. Rechnungsadresse neu links anstatt rechts), setzt dies wiederum eine Anpassung am entsprechenden Template voraus. Geht die Änderung vergessen, lässt sich die automatische Belegextraktion und nachfolgende Verbuchung nicht durchführen.

Generell kann die herkömmliche OCR-Technologie nicht mit unstrukturierten Daten sowie Variationen umgehen. Setzt also ein KMU auf die Rechnungsverarbeitung mithilfe von OCR, resultieren daraus hohe Kosten (Implementierungs-, Software- und Extraktionskosten pro Rechnung) sowie noch immer zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.

Machine Learning-basierte OCR-Technologie revolutioniert Buchhaltungssoftwares

Wie bereits erläutert ist OCR an sich keine neue Erfindung. Die Herausforderung besteht aber darin, die Belegextraktion zu flexibilisieren und dadurch manuelle Handgriffe zu eliminieren. Die innovative Machine Learning-basierte OCR-Technologie von Accounto bringt uns diesem «Traum» näher.

Der Ansatz erlaubt es, die statischen und regelbasierten Templates der herkömmlichen OCR-Technologie mit flexiblen Feldern (z. B. Lieferantnamen oder Rechnungsbetrag) zu ersetzen. Dazu dient eine intelligente KI-Plattform, welche anhand von unzähligen Dokumenten trainiert und laufend weiterentwickelt wird. Dadurch lernt die Buchhaltungsplattform, wie etwa ein Lieferschein oder eine Rechnung aufgebaut ist und welche Werte darauf enthalten sind. Mittels statistischer Operationen gelingt es dann, Dokumente immer besser zu verstehen und die Daten noch strukturierter auszulesen.

Vom Rechnungsdatum über die einzelnen Rechnungspositionen bis hin zur Bankverbindung des Lieferanten gelangen alle Informationen ohne Tipparbeit in die Buchhaltungssoftware. Hierbei spielt es dank der Machine Learning-basierten OCR-Technologie keine Rolle, ob es sich um eine Rechnung vom Bäcker ums Eck oder die monatliche Swisscom-Rechnung handelt.

Bild zeigt einen Beleg auf der Accounto-Plattform, bei dem sämtliche Informationen (u. a. Rechnungsdatum, Zahlungskonditionen und Bankverbindung) automatisch ausgelesen wurden. Links ist der entsprechende Beleg ersichtlich und rechts die ausgelesenen Informationen.
Abbildung 1: Mittels ML-basierter OCR-Technologie extrahierte Rechnung

Der nächste Schritt ist die automatisierte Verbuchung

Erst mit den extrahierten Dokumentendaten kann nun Accounto unterschiedliche buchhalterische Vorgänge wie etwa Bankabgleiche, Verbuchung der Geschäftsfälle oder die Spesenabrechnungen automatisieren. Dies ist aber häufig keine Hexerei, da dazu statistische Grundoperationen genügen.

Eine viel grössere Herausforderung stellt das automatisierte Auslesen von Belegdaten dar, was Accounto als bis dato einzige Buchhaltungssoftware gelöst hat. Damit zaubert Accounto nach und nach alle buchhalterischen Routineaufgaben bei KMU weg, wodurch Sie die eigenen Buchhaltungskosten senken und wertvolle Zeit gewinnen können.

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