Grosser Zeitaufwand, hohe Fehleranfälligkeit und keine Automatisierung im eigentlichen Sinne: Es reicht heutzutage für Treuhandunternehmen nicht mehr aus, nur mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu arbeiten. Viele Treuhandunternehmen haben deswegen ihr DMS mit einer Buchhaltungssoftware verbunden. In diesem Blogbeitrag könnt ihr nachlesen, was es dabei zu beachten gilt und wieso ihr Software- oder Plattformbrüche vermeiden solltet.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich Dokumente speichern, verwalten und tracken sowie papierbasierte Dokumente in digitale Bilder umwandeln. DMS wurden ursprünglich entwickelt, um Papierdokumente in digitaler Form verfügbar zu machen. Mit einem DMS könnt ihr dank der vereinfachten Speicherung, Verwaltung und Rückverfolgung von Dokumenten im Vergleich zu einer papierbasierten Buchhaltung zwar den zeitlichen Aufwand für die Buchhaltung etwas reduzieren, dies aber nur sehr bedingt. Mit der richtigen Treuhandsoftware hingegen habt ihr eine stabile und sichere Plattform, um den Aufwand für Routinetätigkeiten zu reduzieren und innovative Services zu kreieren, zu bewerben und abzurechnen.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag zeigen wir die wesentlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen einem DMS und einer automatisierten Treuhandsoftware auf.
Wie arbeiten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Treuhandsoftware zusammen?
In der Praxis haben viele Treuhandunternehmen ihr DMS durch eine Schnittstelle mit Buchhaltungssoftware verbunden. So können die zwei Systeme miteinander kommunizieren. Es kommt jedoch nicht selten zu Softwarebrüchen, wenn die verwendeten Lösungen nicht komplett aufeinander abgestimmt sind und ihr Eingaben auch nur teilweise von Hand machen müsst.
7 Gründe, wieso Softwarebrüche in Treuhandunternehmen gefährlich sind
Hier erfährt ihr, wieso Software- oder Plattformbrüche eurem Treuhandunternehmen schaden.
1. Es fallen Kosten für mehrere Softwares an
Je mehr Lösungen in eurem Unternehmen im Einsatz sind, desto mehr Lizenz- und Nutzungsgebühren müsst ihr bezahlen. Smarte Buchhaltungslösungen für Treuhandunternehmen, mit denen ihr Routineaufgaben vollständig automatisieren könnt, scheinen nur auf den ersten Blick mehr zu kosten als die Buchführung mit eurem DMS und einem digitalen Buchhaltungstool. Wenn man die Lizenzgebühren für die bisherigen Tools und die eingesparten Lohnstückkosten berücksichtigt, lohnt sich voll automatisierte Buchhaltungssoftware oftmals auch für kleine Treuhandunternehmen.
2. Kostbare Zeit geht für repetitive Aufgaben verloren
Softwarebrüche bedeuten, dass ihr Daten in mehreren Tools hinterlegt. In den meisten DMS erfolgen viele Buchungs- und Abstimmungsarbeiten noch nicht automatisiert. Treuhänder:innen müssen also wertvolle Zeit aufwenden, um Daten zu extrahieren und zu verbuchen, Konten zuzuordnen oder Angaben zu aktualisieren. Eine voll automatisierte Buchhaltungslösung ohne Softwarebrüche hingegen macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung auf Kontrollaufgaben reduziert. Die eingesparte Zeit könnt ihr dafür nutzen, neue Dienstleistungen – die kein Outsourcing an Software erlauben – für eure Kund:innen zu kreieren.
3. Manuelle Eingaben erhöhen die Fehleranfälligkeit
Softwarebrüche führen wie oben erwähnt dazu, dass ihr nach wie vor von Hand Konten hinzufügen oder Zahlen aus Belegen herausziehen müsst. Beim manuellen Eintragen von Zahlen ist die Fehleranfälligkeit gross. Insbesondere bei einer hohen Arbeitslast fallen gerne Flüchtigkeitsfehler an. Wusstet ihr, dass voll automatisierte Buchhaltungssysteme dank Machine Learning in der Regel die tiefste Fehlerquote aufweisen?
4. Das Potenzial der Digitalisierung kann nicht vollständig ausgeschöpft werden
Digitalisierung bedeutet nicht, bloss elektronische Versionen von papierbasierten Dokumenten und damit verbunden Prozessen zu erstellen und in einem computerbasierten Tool zu verarbeiten. Die Digitalisierung bietet Treuhänder:innen die Chance, repetitive Buchführungsaufgaben an Softwarelösungen auszulagern und neue Geschäftsfelder zu erschliessen. Mit der Treuhand-Buchhaltungssoftware von Accounto wird die Arbeit nicht einfach nur digitalisiert, sondern vollständig automatisiert.
5. Zusammenarbeit im Unternehmen erschwert sich
Wer hat die Kontozuordnungen für die neuen Lieferant:innen gemacht? Wann erfolgte die Abstimmung der letzten Eingangsrechnung mit dem Bankkonto? Welche Daten wurden vom DMS bereits aus Dokumenten extrahiert und was muss noch manuell erledigt werden? Softwarebrüche erschweren die Zusammenarbeit in Teams signifikant, da viele Abhängigkeiten entstehen. Auch Übergaben bei geplanten Absenzen gestalten sich schwieriger, wenn es in den Prozessen zu Softwarebrüchen kommt.
6. Mit veralteten Technologien ist das Anheuern und Halten junger Mitarbeitender schwierig
Die aktuellen und kommenden Generationen von Arbeitnehmenden wollen sich nicht mehr mit teilweise digitalisierten Lösungen herumschlagen. Sie wollen mit innovativer Software arbeiten. Investitionen in eine massgeschneiderte IT-Umgebung, Machine Learning, und andere Technologien kommen Digital Natives – die aktuell einen grossen Teil der sich auf dem Arbeitsmarkt befindenden Schweizer:innen ausmachen – zugute. Digital Natives fällt es grundsätzlich leichter, Arbeiten an Technologien zu delegieren als ihren älteren Kolleginnen und Kollegen. Folglich dürfte die Nachfrage nach digitalen und integrativen Treuhand-Buchhaltungslösungen bei den Treuhänder:innen von heute und morgen weiter steigen. Wenn ihr mit innovativen Technologien arbeitet, könnt ihr damit im Rekrutierungsprozess beim Treuhand-Nachwuchs der Generationen X und Y punkten.
7. Lokal gespeicherte Daten sind bedenklich puncto Datenschutz und Cyber-Security
Da DMS oftmals nicht Cloud-basiert sind, werden in einem DMS gespeicherte Dateien vielfach nicht automatisch in einer Cloud abgelegt. Softwarebrüche zwischen digitalen und automatisierten Lösungen machen es daher wahrscheinlicher, dass Dateien oder zumindest die neuesten Versionen von Dateien bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder Verlust des Arbeitsgerätes verloren gehen.
Mit smarter Treuhandsoftware müsst ihr euch in den meisten Fällen nicht mehr selbst um Datenschutz und Cyber-Security kümmern. Alle relevanten Daten und Informationen werden auf der Buchhaltungsplattform aufbewahrt. Das Plattformunternehmen trifft im Normalfall alle grundlegenden Security-Massnahmen und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery), sodass selbst bei perfiden Hacker-Angriffen oder Naturkatastrophen keine Kundendaten verloren gehen.
Möchtet ihr wissen, wie euer Treuhandunternehmen mit der passenden Treuhandsoftware von der Digitalisierung der KMU-Welt profitieren kann? Bucht hier eine kostenlose Demo der Schweizer Buchhaltungsplattform Accounto.
