Key Performance Indicators (KPI) sind Betriebskennzahlen und zeigen auf einen Blick, wie es derzeit um ein Unternehmen steht. Welche Betriebskennzahlen sollte Ihr Treuhandunternehmen messen, um auch angesichts der schwachen Konjunkturprognose die Position am Markt zu stärken? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie es.
Umsatz, Cashflow, Eigenkapitalquote, Wachstumszahlen und Kundenabwanderungsrate: Treuhänder:innen helfen ihren KMU-Kund:innen dabei, Betriebskennzahlen zu definieren, berechnen und analysieren. Neben grundlegenden und branchenunabhängigen KPI wie Profit, Cashflow und Eigen- versus Fremdkapitalquote hängt die Definition der weiteren KPI stark von der Unternehmensgrösse, Rechtsform, Branche und Geschäftszielen ab. So kann in skalierenden Unternehmen mit einer Expansionsstrategie beispielsweise die Länge eines Verkaufszyklus eine der wichtigsten KPI für die Unternehmensleistung sein, während in einem Logistikunternehmen das Inventar-Umsatz-Verhältnis wertvolle Rückschlüsse auf die wirtschaftliche Lage erlaubt.
Unten haben wir aufgelistet, welche Betriebskennzahlen Treuhandunternehmen, die auch in dieser wirtschaftlich unsicheren Zeit ihre Marktposition halten oder verbessern wollen, messen sollten.
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Kundenprofitabilität
Wie viel Umsatz und Profit machen Sie pro Mandat? Welche Kundensegmente sind die profitabelsten? Und wieso ist es wichtig, die Profitabilität Ihrer Kund:innen zu kennen? Konzentriert sich Ihr Treuhandunternehmen auf Mandate mit ähnlichen Prozessabläufen, sinken aufgrund des Skaleneffekts die Selbstkosten. Im Treuhandwesen stellt der Zeitaufwand pro Mandat den Skaleneffekt dar. Dies ermöglicht, dass sich Treuhänder:innen vermehrt der Betreuung von Kund:innen und Akquise von Neukund:innen widmen können. Mit einer dank der zusätzlichen Bemühungen im Bereich Kundenakquise steigenden Anzahl Mandate verteilen sich wiederum Ihre Fix- und Bereitschaftskosten wie Miete, Löhne und Softwarelizenzen auf mehr Projekte. Dadurch sinken die Kosten pro Mandat und es entsteht eine sogenannte Fixkostendegression. Berechnen Sie darum den Wert und die Profitabilität von bestehenden Kund:innen sowie Interessent:innen.
Kundenbindungsrate (Customer Retention Rate)
Die Kundenbindungsrate ist der Prozentsatz derjenigen Kund:innen, die nach einem bestimmten Zeitraum weiterhin zu Ihrer Kundschaft zählen. Ihre Kundenbindungsrate kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, was Kund:innen an Ihr Treuhandunternehmen bindet. Weil es vielfach einfacher und günstiger ist, bestehende Mandant:innen halten und die Beziehung zu ihnen auszubauen, statt neue anzuwerben, sollten Sie die Kundenbindungsrate Ihres Treuhandunternehmens kennen. Wie viele Ihrer grössten Kund:innen konnten Sie in den letzten drei Jahren halten? Haben Sie in den letzten fünf Jahren profitable Mandate verloren? Warum kam es zum Ende von Kundenbeziehungen? Die Betriebskennzahl der Kundenbindungsrate erlaubt Ihnen, Kundenbeziehungen zu vertiefen. Mittels Beziehungspflege können Sie die Grundlage für Up- oder Cross-Selling legen. Upselling heisst, dass Sie anspruchsvollere Services anbieten als bisher und Cross-Selling ist der Verkauf von zusätzlichen Leistungen.
Durchschnittliche Antwortzeit
Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis Ihre Kund:innen und Interessent:innen eine Antwort von Ihrem Team erhalten? Bei Anfragen via E-Mail sollte die Antwortzeit während der Arbeitswoche nicht länger als 24 Stunden betragen und telefonische Rückrufe sollten Sie noch am gleichen Tag oder spätestens in den ersten Stunden des darauffolgenden Arbeitstages tätigen. Kommunikationsapps wie Slack erlauben Ihnen eine effiziente Kommunikation mit bestehenden Kund:innen. Bedenken Sie, dass Ihr Team den Mandant:innen nicht mit jeder Nachricht gleich eine Lösung präsentieren muss. Manchmal reicht es auch schon, die Anfrage anzuerkennen und Bescheid zu geben, bis wann das Gegenüber mit einer umfassenden Antwort rechnen darf. Indem Sie die durchschnittliche Antwortzeit in Form einer KPI festlegen, schaffen Sie verbindliche Richtlinien für Ihr Team.
Personalauslastung
Wie effizient arbeitet Ihr Team? Sind alle Mitarbeitenden gut ausgelastet? Setzen Sie Ihre Fachkräfte gewinnbringend ein? Insbesondere in Ländern mit hohen Lohnkosten wie in der Schweiz machen die Saläre der Mitarbeitenden für KMU im Dienstleistungssektor oftmals den grössten Kostenpunkt aus. Die Personalauslastung ist deswegen eine wichtige Kennzahl für Treuhandunternehmen. Fragen Sie sich bei der Ermittlung der Personalauslastung nicht nur, ob Sie Ihre Treuhandfachkräfte effizient einsetzen, sondern auch wie effektiv sie arbeiten. Bieten Sie ihnen das richtige Arbeitsumfeld, um ihre Stärken gewinnbringend einzusetzen und sich weiterzuentwickeln? Technologische Innovationen nehmen Treuhänder:innen zahlreiche repetitive Aufgaben ab. So sollte heutzutage in Treuhandunternehmen beispielsweise niemand mehr Belege abtippen müssen. Treuhandsoftware wie Accounto kümmert sich um die Belegverarbeitung und eine tagesaktuelle Buchhaltung. Können Sie Routinetätigkeiten an eine stabile und sichere Treuhandsoftware auslagern, bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und Ihr Treuhandunternehmen kann sich vermehrt auf die Bedürfnisse von bestehenden, potenziellen und neuen Mandant:innen fokussieren. Dies verschafft Ihnen einen gewichtigen Wettbewerbsvorteil. Künftig werden nämlich nur noch diejenigen Treuhandunternehmen überleben und wachsen, die sich durch ihre Innovationsfähigkeit, Produktivität und ein passgenaues Angebot von der Konkurrenz abheben.
Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden
Der Fachkräftemangel in der Treuhandbranche hält an und gute Treuhänder:innen sind auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt. Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden sollte darum eine wichtige Betriebskennzahl sein. Definieren Sie, wie Sie die Mitarbeiterzufriedenheit messen wollen. Dies kann entweder mittels einer simplen Skala oder einer auf Ihre Bedürfnisse anpassbaren Vorlage von HR-Unternehmen erfolgen. Finden Sie mithilfe von Einzelgesprächen und Mitarbeiterbefragungen heraus, wie zufrieden Ihr Team mit der aktuellen Arbeitssituation ist. Fühlen sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt? Empfinden Sie ihre Arbeit als sinnstiftend? Stellen Sie Ihnen ein attraktives Arbeitsumfeld bereit? Wie steht es um den Teamzusammenhalt? Im Falle von Problemen sollten Sie stets proaktiv reagieren und gemeinsam mit den Betroffenen nach Lösungen suchen.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag erhalten Sie Tipps, wie Ihr Treuhandunternehmen zu einem attraktiveren Arbeitsplatz für Treuhand-Talente werden kann.
