Effizienz entscheidet im Treuhandwesen immer häufiger über Erfolg oder Misserfolg. Es gibt heute Hunderte Tools, die für mehr Produktivität im Arbeitsalltag sorgen sollen. Wir haben unser Entwicklungsteam gefragt, welche Lösungen sie produktiver arbeiten lassen und stellen in diesem Blogbeitrag sieben Tools für eine effizientere Arbeitsweise vor.
In Anbetracht des anhaltenden Fachkräftemangels in der Treuhandbranche, der schwachen Konjunkturprognose für die kommenden Quartale, Kosteneinsparungen in vielen KMU und der wirtschaftlichen Unsicherheit in grossen Teilen Europas ist Effizienz im Treuhandwesen zu einem noch wichtigeren Wettbewerbsvorteil geworden. Was bedeutet Effizienz in der Geschäftswelt? Gemäss BWL-Lexikon ist Effizienz ein «Beurteilungskriterium, das zur Überprüfung dient, ob mit der gewählten Massnahme auch das vorab definierte Ziel erreicht wurde». So maximiere das Unternehmen die eigenen Vorteile. Effizienz ist also der möglichst sinnvolle Einsatz vorhandener Ressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele.
In Ländern mit hohen Lohnkosten wie in der Schweiz stellen die Saläre der Mitarbeitenden oftmals einen der grössten Kostenpunkte dar. Treuhandunternehmen sollten darum alles daransetzen, ihren Fachkräften eine Arbeitsumgebung bereitzustellen, die sie effizient arbeiten lässt. Wir haben unser Entwicklungsteam gefragt, welche Tools im Arbeitsalltag ihre Produktivität steigern.
Achtung: Die Tools in der nachfolgenden Liste sind nur als Empfehlung gedacht. Sie und Ihr Team sollten gemeinsam evaluieren, welche Apps und Softwares Ihnen zu mehr Produktivität verhelfen können.
Diese Produktivitätstools empfehlen die Accounto-Mitarbeitenden
Einer unserer Entwickler setzt für eine effiziente und fokussierte Arbeitsweise unter anderem auf ein Gerät, das heute wohl alle Treuhänder:innen bereits besitzen dürften: das Smartphone. Damit erstellt er Erinnerungen an wichtige Termine und Fristen und setzt sich einen Timer für sogenannte Fokusarbeiten, während derer er nicht gestört werden möchte.
Die Projektmanagementsoftware Basecamp lässt vor allem kleine Teams agiler arbeiten und raschere Fortschritte erzielen. Dieses Kollaborationstool ermöglicht es geografisch verteilten Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, ihre Arbeit an einem zentralen Ort zu organisieren und gleichzeitig einfach zu kommunizieren. Treuhänder:innen könnten Basecamp beispielsweise dazu nutzen, sämtliche Diskussionen zu verwalten.
Mit dem kostenlosen Zeichenprogramm draw.io können Sie ohne grossen Aufwand Diagramme zur Visualisierung von Abläufen und Strukturen kreieren. Das Tool enthält hilfreiche Vorlagen und Symbole. Gemäss unserem Entwicklungsteam ist draw.io sehr praktisch, um Ergänzungen und Erklärungen auf Screenshots vorzunehmen. Treuhänder:innen könnten draw.io beispielsweise einsetzen, wenn ihre Kund:innen Fragen zur Nutzung ihrer Buchhaltungs- oder Treuhandsoftware haben.
Auch die visuelle Kollaborationsplattform Miro erlaubt Ihnen, Abläufe und Prozesse einfach zu veranschaulichen. Über 60 Millionen User weltweit schätzen Miro als Online-Whiteboard für Zusammenarbeit in Echtzeit. Gerade für Teams mit einer hybriden Arbeitsweise ist Miro geeignet, um gemeinsam an Strategieprojekten zu arbeiten und abstrakte Konzepte zu visualisieren. Sie könnten Prozessoptimierungen mit Miro illustrieren, damit Ihr Team sie besser verstehen kann.
Der vernetzte Workspace Notion hilft Ihnen dabei, den Überblick über grössere Aufgaben zu behalten und Wissen gebündelt zusammenzutragen. Für Treuhandunternehmen bietet sich Notion an, um Informationen zu internen Abläufen abzulegen.
Mit dem webbasierten Passwortmanager LastPass können Sie das Passwortmanagement vereinfachen, indem Sie Passwörter nur einmal speichern müssen, damit es auf sämtlichen Geräten verfügbar ist. Ausserdem erlaubt LastPass Ihnen, die Passwortsicherheit in Ihrem Treuhandunternehmen im Blick zu halten. Ein anderes Teammitglied empfiehlt für die sichere Passwortverwaltung hingegen den Open-Source-Passwortmanager Keepass, womit alle Ihre Kennwörter in einer sicheren Datenbank gespeichert werden.
Das digitale Kommunikationstool Slack reduziert die Anzahl interner E-Mails und erlaubt unkomplizierte Nachrichten und Anrufe innerhalb Ihres Teams. Sie können aber auch Ihre Kund:innen zu ausgewählten Slack-Kanälen einladen und sich so mit ihnen austauschen. Bei hybriden Teams empfiehlt es sich, einen informellen Slack-Kanal für nicht in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehende Inhalte zu eröffnen, damit sich die Mitarbeitenden unverbindlich austauschen können.
Achtung: Obwohl Sie bei Slack Online-Meetings abhalten, automatische Erinnerungen einrichten, Verknüpfungen zu Google Drive erstellen und über eine intuitiv bedienbare Suchfunktion auf alle geteilten Dateien und Dokumente zugreifen können, reicht Slack als Kollaborationslösung für Treuhandunternehmen nicht aus.
Bedenken Sie beim Evaluieren produktivitätssteigernder Apps und Software stets, dass die meisten nicht spezifisch für Treuhandunternehmen entwickelt wurden, was sich im Arbeitsalltag bemerkbar macht. Dies gilt auch für die oben genannten Tools. So ist es für Treuhänder:innen beispielsweise alles andere als praktisch, wenn sie wichtige Belege zuerst aus draw.io, Slack und ihrem E-Mail-Posteingang zusammensuchen müssen, bevor sie diese verarbeiten können. Vermeiden Sie wann immer möglich Kommunikationswildwuchs. Der Datenaustausch und die Kommunikation über mehr als einen Kanal kosten nämlich nicht nur Zeit, sondern machen es auch wahrscheinlicher, dass bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder dem Verlust des Arbeitsgerätes wertvolle Daten, Dateien und Arbeitsfortschritte verloren gehen. Ausserdem haben viele Software-Provider ihren Hauptsitz in den USA, wodurch sie nicht dem Schweizer Datenschutz unterstehen.
Wie Treuhandunternehmen im digitalen Zeitalter Datenschutz garantieren können
Mit der Schweizer Treuhandsoftware Accounto hingegen werden Ihre Daten und diejenigen Ihrer Kund:innen in der Schweiz aufbewahrt und in einem Tier-3-Rechenzentrum gesichert. Ein Tier-3-Rechenzentrum hat mehrere Pfade für Stromversorgung und Kühlung sowie Systeme für Aktualisierungs- und Wartungsarbeiten, die im laufenden Betrieb ausgeführt werden können. Die erwartete Verfügbarkeit liegt bei 99,98 Prozent. Ihre Daten bleiben jederzeit in der Schweiz und unterstehen vollumfänglich dem Schweizer Datenschutzgesetz. Als Software-Provider kümmert sich Accounto um Cyber-Security sowie Backups und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery). So verliert Ihr Treuhandunternehmen auch bei Hackerangriffen, Hochwasser und anderen IT-Katastrophen keine Daten.
Erleben Sie jetzt, wie die Treuhandsoftware Accounto Sie und Ihr Team effizienter arbeiten lässt.
