Du führst deine Buchhaltung immer noch via Excel? Oder arbeitest du mit einer Software, mit der du nicht richtig zufrieden bist? Oder bei der du viel zu lange brauchst, um dich zurecht zu finden und alles abzuarbeiten?
Das muss alles nicht sein. Wir haben einen einfachen Guide für dich vorbereitet, welcher dich bei der Wahl der passenden Buchhaltungssoftware für dein KMU unterstützt.
Unterschied digitale vs. automatisierte vs. voll automatisierte Buchhaltung – was die Software-Anbieter wirklich damit meinen
Software-Anbieter:innen bezeichnen ihre Lösung auf die eine oder andere Weise, aber für dich – als Anwender:in – ist oft nicht klar beschrieben, was damit gemeint ist.
Damit du dich einfacher zurecht findest, hier eine einfach Erklärung dazu:
Eine digitale Buchhaltung ist eine Buchhaltung, die nicht mehr in Papierform geführt wird. Der Begriff allein sagt noch nichts darüber aus, ob die Buchhaltungssoftware in der Cloud oder lokal als Programm auf deinem Laptop installiert ist. Eine digitale Buchhaltung verspricht auch keine Form der Automatisierung, sprich man überlässt es dir alle Belege manuell im Programm zu erfassen und die Verbuchungen, Abstimmungen und Co. zu erledigen.
Eine automatisierte Buchhaltung dagegen nimmt dir bereits gewisse Aufgaben ab. Beispielsweise musst du Belege wie Rechnungen nicht mehr komplett von Hand erfassen oder die Software macht dir konkrete Buchungsvorschläge. Das effektive Verbuchen der Belege und die Abstimmung der Bankbelege liegt aber weiterhin beim Nutzer:in der Software, also bei dir. Bei einer Automatisierung sparst du schon etwas Zeit ein und profitierst von einigen vereinfachten Prozessen. Viele Anbieter bieten entsprechende Lösungen heute über die Cloud an.
Richtig spannend wird es bei der voll automatisierten Buchhaltung. Denn diese Art von Buchhaltungssoftware übernimmt den Grossteil der repetitiven und zeitraubenden Arbeit für dich. Belege werden nicht nur im System erfasst, sondern auch automatisch und vor allem richtig verbucht. Abstimmungen geschehen ebenfalls automatisch, ohne dass du etwas tun musst.
Wenn Unstimmigkeiten auftreten, meldet sich das System bei dir und du musst nur noch diese eine Transaktion prüfen. Das Einzige was hier zu tun bleibt, ist Rechnungen mit wenigen Klicks bezahlen und eigene Rechnungen schreiben. Und auch hier haben innovative Anbieter:innen einige Arbeitserleichterungen für dich bereitgestellt. Diese neue Generation von Buchhaltungslösungen kannst du ebenfalls orts- und zeitunabhängig über die Cloud beziehen.
Bei Accounto sind wir der Meinung: in der heutigen Zeit muss die Automatisierung aller Standardprozesse in der Buchführung gegeben sein. Bestehende papiergesteuerte Prozesse einfach zu digitalisieren, ohne zu vereinfachen, ist uns schlicht zu wenig. Dank Machine Learning erledigen intelligente Buchhaltungslösungen aufwändige Routinearbeiten voll automatisiert. KMU sollten sich voll auf ihr Kerngeschäft fokussieren können und möglichst wenig Zeit für ihre Buchhaltung aufwenden.
Wir empfehlen dir bei Interesse den Automatisierungsgrad direkt vom Anbieter zeigen zu lassen – am besten in einem persönlichen Gespräch, bei dem er auf deine individuellen Bedürfnisse eingehen kann. Gerne kannst du hier ein kostenloses Gespräch mit uns buchen.
Überblick der Vorteile einer voll automatisierten Buchhaltung
- Voll automatisierte Belegextraktion und aller nachgelagerten Workflows im Rechnungs- und Zahlungsverkehr
- Tagesaktuelle Buchhaltung und damit alle Zahlen für schnelle, unternehmerische Entscheide
- Einsparung von Zeit und Ressourcen (Druckmaterial, Versandkosten, etc.)
- Besserer Cashflow durch einfachere und schnellere Verrechnung der Waren oder Dienstleistungen
- Digitalisiertes Personalwesen (Lohnabrechnungen, Stammdatenpflege und automatisiertes Lohnmeldeverfahren)
- Gesetzlich korrekte Jahresabschlüsse und Unternehmenssteuern
- Digitale Archivierung der Belege
Du bist dir trotz dieser Punkte nicht sicher, ob eine Cloud-Lösung zu dir passt? Dann erfahre hier mehr über weitere Vorteile.
Wenn du dir ein Bild über die verschiedenen Arten von Buchhaltungssoftware machen konntest, geht es weiter mit drei Phasen: der Vorbereitungsphase, der Evaluationsphase und der Entscheidungsphase. Welche Fragen und Gedanken du dir in jeder Phase stellen solltest, sowie wichtige Punkte, die du nicht vergessen solltest findest du in unserem neuen Guide «Schritt für Schritt zur passenden Buchhaltungssoftware für dein KMU».
