La fin de la période de Noël est synonyme du début de la saison de haute activité. Dans ce blog, nous vous expliquons comment un logiciel de gestion fiduciaire intelligent peut vous soulager lors de cette période de forte intensité de travail.
Les travaux de clôture en amont dominent la phase initiale de la saison de haute activité
Avant de pouvoir commencer les comptes annuels de vos clients, vous devez effectuer quelques travaux préparatoires. Vous avez probablement recours à des « check-lists » pour simplifier la collaboration avec la PME et rendre le processus de clôture plus efficace.
La plupart des listes de contrôle mettent en évidence l’importance d’une préparation efficace et d’un transfert de documents commerciaux de vos clients qui ne l’est pas moins. De la facture fournisseur classique à la police d’assurance, tout doit atterrir sur votre bureau de la manière la plus structurée possible. Ce n’est effectivement qu’ainsi que vous pourrez proposer un service fiduciaire à un prix attractif. Un logiciel de gestion fiduciaire intelligent peut faciliter ce projet comme suit.
1. Transmission des documents uniformisée et numérique
Dropbox, Sharepoint ou SwissTransfer? Les besoins des clients évoluent et vous vous occupez probablement déjà d’une ou plusieurs PME qui collaborent de manière entièrement numérique avec votre société fiduciaire. Dans ce contexte, la première question qui se pose est de savoir comment les documents électroniques du/de la client·e parviennent à votre société fiduciaire. Dans la pratique, les sociétés fiduciaires ont souvent recours à des systèmes de gestion de documents coûteux ou à des services d’hébergement de fichiers bon marché. Toutefois, les applications telles que Dropbox, Sharepoint ou SwissTransfer déclenchent de nombreux nouveaux processus manuels au sein de la société fiduciaire, ce qui a un impact négatif sur l’efficacité et donc sur la marge.
Les logiciels fiduciaires modernes et intelligents tels que ceux d’Accounto pensent «flux de justificatifs» de manière globale et éliminent le recours aux systèmes de gestion de documents coûteux et aux services d’hébergement de fichiers. Les PME peuvent scanner en continu leurs propres documents commerciaux à l’aide d’une application et les transmettre ainsi à la société fiduciaire.
Conseil : Il est désormais possible de connecter PEAX – la boîte aux lettres numérique pour les entreprises – à Accounto de manière simple et pratique via une API. Le courrier physique et numérique d’un client est ainsi géré dans une boîte aux lettres numérique et les documents comptables sont automatiquement importés dans Accounto. Pour que la recherche de justificatifs soit enfin terminée.
2. Automatisation de la comptabilité en cours d’année
Avant de pouvoir établir les comptes annuels et la déclaration fiscale pour le/la client·e, il convient de saisir au préalable toutes les opérations dans la comptabilité financière. En particulier, la comptabilité des petits clients qui nécessite peu d’interventions au cours de l’année. Par conséquent, les spécialistes fiduciaires formés en début d’année sont obligés de mettre à jour l’historique comptable sous une forte pression de temps. Les sociétés fiduciaires perdent ainsi de précieuses ressources humaines pour exécuter des contrats de services à haute marge.
Les entreprises fiduciaires peuvent d’ores et déjà automatiser entièrement la tenue des comptes de leurs propres clients et, surtout, les mettre à jour quotidiennement. Par exemple, le logiciel de gestion fiduciaire moderne d’Accounto lit tous les justificatifs transmis et génère des propositions de comptabilisation appropriées. Les travaux chronophages de rapprochement des comptes (banque, débiteurs et créanciers) sont également entièrement automatisés avec Accounto, ce qui contribue à un allègement supplémentaire de la clôture annuelle.
3. Pour chaque clôture un projet client·e propre
Chaque clôture annuelle est un petit projet et, comme nous le savons tous, les projets doivent être planifiés. Toutes les parties impliquées doivent toujours connaître l’état du projet ainsi que les tâches qui leur sont assignées. Puisque le/la client·e collabore étroitement à la clôture (par exemple, informations sur les limitations), il est également important de l’intégrer de la meilleure façon possible. De nos jours, ceci se fait à l’aide de listes de contrôle physiques et d’échanges sans fin de courriers électroniques peu clairs.
Le logiciel de gestion fiduciaire intelligent ouvre de nouvelles possibilités pour numériser et simplifier la collaboration avec le/la client.e. Avec Accounto, par exemple, il est possible de créer des projets auxquels le/la client·e peut également accéder. Cette solution permet de saisir, d’attribuer et de planifier les tâches en souffrance. Vous augmentez ainsi la transparence et renforcez la confiance dans vos diverses prestations de service.
Comme partout dans la vie, il en est de même pour les comptes annuels: une préparation idéale constitue déjà la moitié d’un travail bien fait. Avec un logiciel de gestion fiduciaire intelligent, vous pouvez réduire la charge de travail de vos collaborateurs et profiter financièrement de processus plus efficaces. Découvrez Accounto dès maintenant lors d’un entretien sans engagement.
