Un investissement en temps important, un risque d’erreur élevé et pas d’automatisation à proprement parler : aujourd’hui, il ne suffit plus aux entreprises fiduciaires de travailler avec un système de gestion de documents (SGD). C’est pourquoi de nombreuses entreprises fiduciaires ont associé leur DMS à un logiciel de comptabilité. Dans cet article de blog, vous pourrez lire ce à quoi il faut faire attention et pourquoi il faut éviter les ruptures de logiciel ou de plateforme.
Un système de gestion de documents (SGD) permet de stocker, de gérer et de suivre des documents, ainsi que de convertir des documents papier en images numériques. Les SGD ont été développés à l’origine pour rendre les documents papier disponibles sous forme numérique. Grâce à la simplification du stockage, de la gestion et du suivi des documents, un SGD vous permet de réduire quelque peu le temps consacré à la comptabilité par rapport à une comptabilité sur papier, mais cela reste très limité. En revanche, avec le bon logiciel fiduciaire, vous disposez d’une plateforme stable et sûre pour réduire le temps consacré aux activités de routine et pour créer, promouvoir et facturer des services innovants.
Lecture conseillée : Dans cet article de blog, nous présentons les principales similitudes et différences entre un DMS et un logiciel fiduciaire automatisé.
Comment les systèmes de gestion de documents (SGD) et les logiciels fiduciaires fonctionnent-ils ensemble ?
Dans la pratique, de nombreuses entreprises fiduciaires ont relié leur DMS à un logiciel de comptabilité par une interface. Les deux systèmes peuvent ainsi communiquer entre eux. Cependant, il n’est pas rare que des ruptures de logiciels se produisent lorsque les solutions utilisées ne sont pas complètement adaptées les unes aux autres et que vous devez effectuer des saisies, même partiellement, à la main.
7 raisons pour lesquelles les logiciels défaillants sont dangereux dans les entreprises fiduciaires
Vous apprendrez ici pourquoi les ruptures de logiciels ou de plateformes nuisent à votre entreprise fiduciaire.
1. il y a des coûts pour plusieurs logiciels
Plus vous utilisez de solutions dans votre entreprise, plus vous devez payer de frais de licence et d’utilisation. Les solutions de comptabilité intelligentes pour les entreprises fiduciaires, qui vous permettent d’automatiser entièrement les tâches de routine, ne semblent qu’à première vue coûter plus cher que la tenue de la comptabilité avec votre SGD et un outil de comptabilité numérique. Si l’on tient compte des frais de licence pour les outils précédents et des coûts salariaux unitaires économisés, les logiciels de comptabilité entièrement automatisés sont souvent rentables, même pour les petites entreprises fiduciaires.
2. Un temps précieux est perdu pour des tâches répétitives
Des logiciels défaillants signifient que vous stockez des données dans plusieurs outils. Dans la plupart des SGD, de nombreux travaux de comptabilisation et de rapprochement ne sont pas encore automatisés. Les fiduciaires doivent donc consacrer un temps précieux à l’extraction et à la comptabilisation des données, à l’affectation des comptes ou à la mise à jour des données. En revanche, une solution comptable entièrement automatisée et sans rupture de logiciel rend la saisie manuelle des données complètement superflue, ce qui réduit le temps consacré à la comptabilité à des tâches de contrôle. Le temps ainsi économisé peut être utilisé pour créer de nouveaux services pour vos clients, qui ne nécessitent pas l’externalisation de logiciels.
3. Les saisies manuelles augmentent le risque d’erreur
Comme nous l’avons mentionné plus haut, si les logiciels ne fonctionnent pas correctement, cela signifie que vous devez toujours ajouter des comptes ou extraire des chiffres des documents manuellement. La saisie manuelle des chiffres est sujette à de nombreuses erreurs. Les erreurs d’inattention sont particulièrement fréquentes en cas de charge de travail élevée. Saviez-vous que les systèmes de comptabilité entièrement automatisés présentent généralement le taux d’erreur le plus bas grâce à l’apprentissage automatique ?
4. Le potentiel de la numérisation ne peut pas être pleinement exploité
La numérisation ne consiste pas seulement à créer des versions électroniques de documents papier et des processus qui y sont liés et à les traiter dans un outil informatisé. La numérisation offre aux fiduciaires la possibilité d’externaliser les tâches comptables répétitives vers des solutions logicielles et de développer de nouveaux domaines d’activité. Avec le logiciel de comptabilité fiduciaire d’Accounto, le travail n’est pas simplement numérisé, mais entièrement automatisé.
5. La collaboration au sein de l’entreprise devient plus difficile
Qui a effectué les affectations de compte pour les nouveaux fournisseurs ? Quand a eu lieu le rapprochement de la dernière facture fournisseur avec le compte bancaire ? Quelles données ont déjà été extraites des documents par le SGD et qu’est-ce qui doit encore être fait manuellement ? Les défaillances de logiciel compliquent considérablement la collaboration au sein des équipes, car de nombreuses dépendances apparaissent. Les transferts en cas d’absences planifiées sont également plus difficiles lorsque les processus présentent des ruptures de logiciels.
6. Avec des technologies dépassées, il est difficile d’engager et de garder de jeunes collaborateurs
Les générations actuelles et futures de travailleurs ne veulent plus s’embarrasser de solutions partiellement numérisées. Ils veulent travailler avec des logiciels innovants. Les investissements dans un environnement informatique sur mesure, l’apprentissage automatique et d’autres technologies profitent aux Natifs Numériques, qui représentent actuellement une grande partie des Suisses sur le marché du travail. Les natifs numériques ont en principe plus de facilité à déléguer des tâches aux technologies que leurs collègues plus âgés. Par conséquent, la demande de solutions comptables fiduciaires numériques et intégratives devrait continuer à augmenter chez les fiduciaires d’aujourd’hui et de demain. Si vous travaillez avec des technologies innovantes, vous pouvez marquer des points dans le processus de recrutement de la relève fiduciaire des générations X et Y.
7. Les données stockées localement sont préoccupantes en termes de protection des données et de cybersécurité
Comme les SGD ne sont souvent pas basés sur le cloud, les fichiers enregistrés dans un SGD ne sont souvent pas automatiquement stockés dans un cloud. Les ruptures logicielles entre les solutions numériques et automatisées rendent donc plus probable la perte de fichiers, ou du moins des dernières versions de fichiers, en cas de piratage, de panne du système ou de perte de l’outil de travail.
Avec les logiciels fiduciaires intelligents, vous ne devez plus, dans la plupart des cas, vous occuper vous-même de la protection des données et de la cybersécurité. Toutes les données et informations pertinentes sont conservées sur la plate-forme comptable. L’entreprise de la plate-forme prend normalement toutes les mesures de sécurité de base et élabore un plan d’urgence informatique (Disaster Recovery), de sorte que même en cas de perfides attaques de hackers ou de catastrophes naturelles, aucune donnée client n’est perdue.
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