En Suisse, des milliers de PME sont en train de numériser leur comptabilité. Dans la motion « Tenue des comptes. Faciliter la numérisation », la Commission des affaires juridiques demande au Conseil fédéral d’adapter l’ordonnance sur la conservation des livres de comptes (Olico) et les arrêtés correspondants. La version révisée de l’Olico vise à simplifier la numérisation de la comptabilité pour les PME. Cet article de blog te présente les conséquences que l’adoption de la motion pourrait avoir sur ton entreprise et comment les PME peuvent tirer profit d’une comptabilité numérique.
Voici le contexte de la motion « Tenue des comptes. Faciliter la numérisation »
Selon l’Administration fédérale des contributions (AFC), «la preuve de l’origine et de l’absence de modification doit être apportée pour les données transmises et conservées qui sont pertinentes pour la déduction de l’impôt préalable, la collecte de l’impôt ou la perception de l’impôt». Cela vaut indépendamment du fait que les données soient disponibles sur papier ou sous forme électronique. L’AFC a assimilé la facture papier à la facture papier scannée et à la facture électronique. L’AFC n’exige pas de signature numérique pour les factures électroniques.
L’Olico exige toutefois, à l’article 9, que les pièces soient munies d’une signature numérique et d’un horodatage afin de pouvoir être archivées sur des supports de mémoire disponibles dans le commerce. La Commission des affaires juridiques critique cette obligation dans la motion « Tenue des comptes. Faciliter la numérisation» de janvier 2022 : « La procédure requise est trop chère, trop complexe et trop risquée pour la plupart des PME. La mise en œuvre coûte plusieurs dizaines de milliers de francs. Très peu de PME sont en mesure, financièrement, organisationnellement ou techniquement, de gérer un tel processus selon ces exigences ».
C’est pourquoi de plus en plus de PME numérisent leur comptabilité
Actuellement, les entreprises suisses ne sont pas tenues de tenir leur comptabilité sous forme numérique. Cependant, en raison de ses nombreux avantages, tels que le gain de temps, la clarté et la facilité de conservation des documents importants, des milliers de PME en Suisse numérisent et automatisent actuellement leur comptabilité. Dans la motion «Tenue des comptes. Faciliter la numérisation», les avantages d’une comptabilité numérique sont notamment le traitement plus rapide et plus précis des informations financières, des coûts administratifs plus bas et une réduction de l’impact sur l’environnement grâce à une consommation réduite de papier.
Conseil de lecture : Une comptabilité numérique est simplement une comptabilité qui n’est plus tenue sur papier. Le terme ne dit toutefois pas si la comptabilité est tenue via une solution cloud ou un programme installé chez toi sur ton ordinateur, ni quel est le degré d’automatisation. Dans cet article de blog, nous avons établi un aperçu de ce que signifie la comptabilité numérique, automatisée et entièrement automatisée.
Des obligations compliquées peuvent avoir un effet dissuasif et ralentir la numérisation
Selon la motion, l’Olico a des « exigences nettement plus élevées » que le Code suisse des obligations (CO) en matière d’archivage numérique. Ainsi, le CO n’exige pas de signature numérique pour l’archivage numérique des pièces comptables. Les auteurs de la motion appellent le Conseil fédéral à réviser l’Olico et les arrêtés correspondants. L’objectif est de simplifier – et donc de faire progresser – la numérisation de la comptabilité.
« Les contradictions entre l’Olico et la pratique de certaines autorités créent de l’incertitude. C’est pourquoi la plupart des PME choisissent la voie pragmatique et continuent à tenir leur comptabilité à 100 % sur papier », peut-on lire dans la motion. Les auteurs de la motion le déplorent : « Une comptabilité numérique ouvrirait un potentiel considérable aux PME et renforcerait ainsi la place économique suisse ».
Que signifie la motion « Tenue des comptes. Faciliter la numérisation» pour ton entreprise ?
Avec l’adoption de la motion, la signature numérique des pièces ou des procédures similaires deviendrait facultative. « Les documents doivent pouvoir être conservés sur des supports de données modifiables sans signature numérique ou procédé similaire, pour autant que la preuve de l’origine et de l’absence de modification puisse être apportée par le biais des principes de la comptabilité régulière selon les articles 957 et suivants du Code des obligations (CO) », demande la motion.
Dans une prise de position du Conseil fédéral de février 2022, on peut lire que l’Olico autorise déjà aujourd’hui les supports d’information électroniques sans exigences supplémentaires – pour autant que les données soient inaltérables. Cela signifie qu’aucune modification ou suppression ne peut être effectuée sans que l’opération soit reconnaissable sur le support de données. Si ton entreprise utilise un logiciel de comptabilité, celui-ci doit garantir l’intégrité des informations stockées. En outre, il doit être clairement indiqué quand tu as enregistré les données. Selon l’avis du Conseil fédéral, l’utilisation de procédés de signature numérique « n’est qu’une possibilité, et non une condition obligatoire, pour la création de données comptables numériques ».
Des solutions comptables modernes permettent aux entreprises de toutes tailles de conserver leurs documents conformément à la loi et en toute sécurité. Un logiciel de comptabilité entièrement automatisé saisit, comptabilise et enregistre correctement les documents en quelques secondes. Avec la solution d’Accounto, par exemple, les utilisateurs n’ont plus qu’à transmettre les justificatifs via l’application ou par e-mail et toutes les données sont automatiquement traitées et enregistrées correctement.
Comment les PME profitent-elles d’une comptabilité numérique ?
Même les entreprises qui n’établissent pas de rapport financier détaillé lors de la clôture de l’exercice et qui ont simplement besoin d’un compte de recettes et de dépenses devraient consigner leurs chiffres commerciaux le plus efficacement possible. La comptabilité automatisée et la comptabilité entièrement automatisée appartiennent à la catégorie de la comptabilité numérique et offrent de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles.
Voici un aperçu de la manière dont ton entreprise peut profiter d’une comptabilité automatisée ou même entièrement automatisée :
- Utiliser le temps plus efficacement : Dès qu’une entreprise individuelle ou une start-up se développe, le temps consacré à la comptabilité sur papier ou avec une solution logicielle non automatisée augmente lui aussi de manière disproportionnée. Pour que la charge de travail liée à la comptabilité reste gérable, de plus en plus de PME misent sur un système de comptabilité entièrement automatisé. Cet outil très utile te décharge de toutes les tâches comptables. Cela te laisse plus de temps pour les tâches stratégiques et l’activité principale.
- Réduire les coûts salariaux : Les solutions de comptabilité intelligentes coûtent à première vue plus cher qu’une comptabilité sur papier. Toutefois, si l’on tient compte du facteur temps et des heures de travail ainsi économisées, les logiciels de comptabilité entièrement automatisés sont souvent rentables, même pour les petites entreprises.
- Commettre moins d’erreurs : La comptabilité sur papier ou avec Excel est très sujette aux erreurs, car les chiffres sont inscrits à la main. Les erreurs d’inattention sont particulièrement fréquentes lorsque la charge de travail est importante. Saviez-vous que les systèmes de comptabilité entièrement automatisés présentent généralement le taux d’erreur le plus bas grâce à l’apprentissage automatique ? Des outils de comptabilité entièrement automatisés extraient les chiffres clés des factures, des relevés bancaires, des décomptes d’heures et d’autres pièces pertinentes pour ton entreprise et les introduisent d’eux-mêmes dans le flux de facturation et de paiement.
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