Die ersten Wochen des Jahres sind für Treuhandunternehmen oftmals eine arbeitsintensive Zeit. In diesem Blogbeitrag stellen wir drei Strategien vor, mit denen Sie die Busy Season entschärfen können, ohne Ihr Team aufzustocken oder Nachtschichten schieben zu müssen.
Jahresabschlüsse und Steueroptimierungen stehen an, Mandant:innen warten auf Analysen und Reports des vergangenen Geschäftsjahres und gleichzeitig muss das Tagesgeschäft weiterlaufen: In der Treuhandbranche ist Busy Season und viele Treuhandunternehmen versinken geradezu in Arbeit. Ein Grossteil der rund 5000 Treuhandbetriebe in der Schweiz beschäftigt weniger als zehn Mitarbeitende und die Branche ist stark vom Fachkräftemangel betroffen. Dadurch haben die meisten Schweizer Treuhandunternehmen nicht viel Spielraum, wenn es um das spontane Aufstocken personeller Ressourcen geht.
Wie können Sie also die aktuelle Busy Season dennoch ohne allzu viele Überstunden meistern? Was können Sie als Führungskraft tun, um Ihr Team zu motivieren? Gibt es Wege, die Arbeitsbelastung nachhaltig zu reduzieren? Unten finden Sie drei Strategien, um die Busy Season zu entschärfen.
1. Managen Sie Ihre Kund:innen richtig
«Die fehlenden Unterlagen werden wir nachreichen aber bitte beginnen Sie doch schon mal mit der Steuererklärung und dem Jahresabschluss.» Viele Treuhänder:innen dürften diese Aussage oder Varianten davon bereits von ihren KMU-Kund:innen gehört haben. Ohne sämtliche notwendigen Dokumente oder Angaben lässt es sich aber kaum effizient arbeiten und schlecht erreichbare Kund:innen erschweren den Arbeitsalltag von Treuhänder:innen. Klare Kommunikation von Ihrer Seite kann dem vorbeugen. Fassen Sie in einer Liste für Ihre Kund:innen zusammen, was Sie alles benötigen für den Jahresabschluss, Steueroptimierungen und für Analysen. Vor allem bei Mandant:innen, die bekannt sind für ihre langen Antwortzeiten und ihre schlechte Erreichbarkeit, sollten Sie in der Busy Season frühzeitig nach ausstehenden Belegen oder Informationen fragen. Scheuen Sie sich nicht, mehrmals nachzufassen. Kommunizieren Sie unmissverständlich, dass Ihr Treuhandunternehmen Fristen nur dann einhalten kann, wenn Sie alle notwendigen Angaben rechtzeitig erhalten.
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Im Idealfall sollten Kund:innen, mit denen die Zusammenarbeit nicht immer reibungslos abläuft, über Ihre Mitarbeitenden verteilt sein. Ansonsten kann dies zu Spannungen im Team führen. Haben Sie Mandant:innen, die Ihren Arbeitsalltag nicht nur während der Busy Season regelmässig erschweren, weil sie immer wieder Fristen nicht einhalten, unvollständige Angaben machen oder schlecht kommunizieren? Dann dürfen – und sollten – Sie sich auch überlegen, ob sich die Zusammenarbeit mit diesen Mandant:innen weiterhin lohnt.
Lesetipp: Sind Sie unsicher, ob Sie die Kundenbeziehung zur Mandantin mit ihren ständigen Sonderwünschen oder zum unzuverlässigen Mandanten beenden dürfen? In diesem Blogbeitrag können Sie nachlesen, wann Sie Kund:innen kündigen sollten.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team bereit und motiviert ist
Während der Busy Season sind Überstunden und sogar Nachtschichten in vielen Treuhandunternehmen keine Seltenheit. Haben einzelne Teammitglieder das Gefühl, sie seien stärker eingespannt als andere, sorgt dies für Unzufriedenheit in Ihrem stark geforderten Team. Sorgen Sie deshalb dafür, dass die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten fair ist. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie stark einzelne Teammitglieder ausgelastet sein werden. Berechnen Sie Puffer ein für kurzfristige Anfragen und Anliegen Ihrer Kund:innen. Honorieren Sie Leistungsbereitschaft, gutes Zeitmanagement und Hilfsbereitschaft. Zeigen Sie allerdings auch Verständnis, wenn einzelne Mitarbeitende keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen können oder wollen.
Gehen Sie auf Ihre Mitarbeitenden ein und unterstützen Sie diese im Arbeitsalltag so gut wie nur möglich. Bieten Sie auch in der hektischen Busy Season bei Problemen proaktiv Hilfe an. Drücken Sie Wertschätzung gegenüber Ihren hart arbeitenden Mitarbeitenden aus. Passen Sie vor allem in der Busy Season auf, dass Sie Ihrem Team nicht zu viel zumuten. Erkundigen Sie sich nach dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden und stellen Sie sicher, dass sich niemand über längere Zeit überarbeitet. Erkennen Sie bei Mitarbeiter:innen oder bei sich selbst erste Anzeichen von übermässigem Stress wie physisches Unwohlsein, Müdigkeit und Erschöpfung, Reizbarkeit, Stimmungsschwankungen oder Nervosität, sollten Sie mittelfristig eine Lösung finden, um die Arbeitsbelastung in Ihrem Team zu reduzieren. Wie dies aussehen kann, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
3. Automatisieren Sie Buchführungsaufgaben
Die Auslagerung von Routinetätigkeiten an Treuhandsoftware entlastet Treuhandunternehmen signifikant. Eine voll automatisierte Buchhaltungslösung ohne Softwarebrüche macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung für Sie und Ihr Team auf Kontrollaufgaben reduziert. Herkömmliche Treuhandlösungen bieten in diesem Bereich keine Entlastung, da diese in den meisten Fällen lediglich die bisherigen Prozesse digital abbilden und entsprechend noch immer manuelle Arbeit erfordern – und somit Zeit fressen, die Sie nicht nur in der Busy Season sinnvoller investieren können.
Welche Ansprüche muss eine Treuhandsoftware erfüllen, damit sie Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten kann? Erstens muss die Softwarelösung Ihrem Team möglichst viele Routinearbeiten abnehmen. Die zentrale sowie sichere Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten ist das zweite Musskriterium. Die Treuhandsoftware sollte alle wichtigen Daten auf einer stabilen Plattform, die höchste Datenschutzstandards erfüllt, zusammenführen. Auch die User-Freundlichkeit wird immer wichtiger. Die aktuelle und nächste Generation von Treuhänder:innen will sich nämlich nicht mehr mit teilweise digitalisierten Lösungen abmühen. Prozesse sollen nahtlos funktionieren und über eine einzige Plattform ablaufen, die intuitiv bedienbar ist. Innovative Softwarelösungen sind somit zu einem wichtigen Faktor bei der Arbeitsplatzgestaltung geworden.
