Während der Busy Season zum Jahresbeginn versinken viele Treuhandunternehmen in Arbeit. In diesem Blogbeitrag erhalten Führungskräfte von Treuhandunternehmen praktische Tipps, wie ihr Team Jahresabschlüsse und Tagesgeschäft im kommenden Quartal ohne Nachtschichten und (allzu viele) Überstunden bewältigten kann.
Jahresabschlüsse, Steueroptimierungen und Analysen: Der Jahresanfang ist für Treuhandunternehmen vielfach mit einer hohen Arbeitsbelastung verbunden. Was können Führungskräfte von Treuhandunternehmen tun, damit ihr Team nicht in Arbeit versinkt und ausbrennt? Viele Branchen mit saisonal bedingten Personalengpässen arbeiten mit Freelancern und temporär angestellten Fachkräften. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels in der Schweizer Treuhandbranche dürfte es jedoch schwierig sein, auf die Schnelle passende und verfügbare Treuhandprofis anzuheuern. Unten finden Sie drei praktikablere Möglichkeiten, wie Ihr Treuhandunternehmen die Folgen des Fachkräftemangels abfedern und während der Busy Season Personalengpässe und Rekrutierungsstress umgehen kann.
Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden mehr Vertrauen schenken und vermehrt delegieren
Als erstes sollten Sie bedenken, dass Sie als Führungskraft nicht die ganze Arbeitslast allein tragen müssen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden jetzt mehr Verantwortung und Freiheiten, so dass diese sich richtig entfalten, neues Know-how erwerben und Ihnen in hektischen Zeiten Arbeit abnehmen können. Davon profitieren nicht nur Sie: Es trägt zur Motivation und Leistungsbereitschaft vieler Mitarbeitenden bei, wenn sie sich am Arbeitsplatz weiterentwickeln und einbringen können. Verschaffen Sie sich zu Beginn der Busy Season einen Überblick, wie stark einzelne Teammitglieder ausgelastet sind und wer allenfalls Kapazität für zusätzliche Aufgaben hätte und Sie entlasten könnte. Digitale Kollaborationstools helfen beim Zeitmanagement und der fairen Verteilung von Aufgaben. Honorieren Sie gute Leistungen und Hilfsbereitschaft.
Insbesondere vor und während der Busy Season sollten Sie aber aufpassen, dass Sie Ihrem Team nicht zu viel zumuten. Erkundigen Sie sich regelmässig nach dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden und stellen Sie sicher, dass sich niemand über längere Zeit überarbeitet. Erste Anzeichen von übermässigem Stress sind gemäss Arbeitspsycholog:innen anhaltende Kopfschmerzen, Müdigkeit und Erschöpfung, Reizbarkeit, Stimmungsschwankungen, Konzentrationsprobleme, Nervosität und eine erhöhte Anfälligkeit auf Infekte. Erkennen Sie diese Anzeichen bei Mitarbeiter:innen oder bei sich selbst, sollten Sie mittelfristig eine Lösung finden, um die Arbeitsbelastung in Ihrem Team zu reduzieren.
Das Automatisieren repetitiver Aufgaben spart Zeit und erlaubt mehr Fokus
Treuhandsoftware erlaubt Ihnen, die Arbeit während der Busy Season nicht nur besser zu verteilen, sondern zu reduzieren. Die Auslagerung von Routinetätigkeiten an Treuhandsoftware und ein stärkerer Fokus auf das Kerngeschäft entlastet Treuhandunternehmen signifikant und kann Ihnen auch den Druck nehmen, das operativ tätige Team für neue Projekte auszubauen oder Sachbearbeiter:innen nach einer Kündigung sofort ersetzen zu müssen. Eine voll automatisierte Buchhaltungslösung ohne Softwarebrüche macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung auf Kontrollaufgaben reduziert. Herkömmliche Treuhandlösungen bieten in diesem Bereich keine Entlastung, da diese in den meisten Fälle lediglich die bisherigen Prozesse digital abbilden und entsprechend noch immer manuelle Arbeit erfordern – und somit Zeit fressen, die Sie nicht nur in der Busy Season sinnvoller investieren könnten.
Welche Ansprüche muss eine Treuhandsoftware erfüllen, damit sie Ihren Arbeitsalltag über das Jahr hinweg effizienter gestalten kann? Die Softwarelösung muss Ihrem Team möglichst viele Routinearbeiten wie die Belegextraktion, das Abstimmen von Nebenbücherbuchungen oder das Erstellen von Reports zu den Unternehmenskennzahlen abnehmen können. Die zentrale Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten ist ein weiteres Musskriterium. Die Treuhandsoftware sollte alle wichtigen Daten auf einer sicheren und stabilen Plattform, die höchste Datenschutzstandards erfüllt, zusammenführen. Auch die User-Freundlichkeit wird immer wichtiger: Die aktuelle und nächste Generation von Treuhänder:innen will sich nämlich nicht mehr mit teilweise digitalisierten Lösungen abmühen. Prozesse sollen nahtlos funktionieren und über eine einzige Plattform ablaufen, die intuitiv bedienbar ist.
Mit der Schweizer Treuhandsoftware Accounto wird die Arbeit nicht einfach nur digitalisiert, sondern vollständig automatisiert. Vereinbaren Sie hier eine kostenlose Live-Demo und erleben Sie, wie Ihr Treuhandunternehmen den Zeitaufwand für repetitive Tätigkeiten signifikant reduzieren kann.
Eine starke Arbeitgebermarke hilft dabei, qualifizierte Treuhand-Fachkräfte zu halten
Eine gute Arbeitgebermarke (die auch oft als «Employer Brand» bezeichnet wird) macht ein Unternehmen sowohl für Ihre Mitarbeitenden als auch für potenzielle Bewerber:innen ansprechender. In einem Treuhandunternehmen mit einem konstruktiven Arbeitsumfeld sind Mitarbeitende eher geneigt, ihren Arbeitgeber anderen Fachleuten zu empfehlen. Arbeiten Sie also während des ganzen Jahres aktiv daran, eine offene und produktive Unternehmenskultur zu schaffen. Gehen Sie auf Ihre Mitarbeitenden ein und unterstützen Sie diese im Arbeitsalltag so gut wie nur möglich. Bieten Sie auch in hektischen Zeiten wie der bevorstehenden Busy Season bei Problemen proaktiv Hilfe an. Kommunizieren Sie offen und seien Sie transparent, wenn es um die Ziele und Entwicklung des Unternehmens geht. Drücken Sie Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitenden aus. Zeigen Sie mit Worten und Taten, dass Ihre Mitarbeiter:innen im Unternehmen eine tragende Rolle einnehmen.
Neben der aktiven Gestaltung der Unternehmenskultur ist der Einsatz von innovativen Softwarelösungen und Tools in Treuhandunternehmen ebenfalls zu einem wichtigen Faktor bei der Arbeitsplatzgestaltung geworden. Vor allem Treuhänder:innen der Generationen Y und Z wollen sich nicht mehr mit teilweise digitalisierten Lösungen und Softwarebrüchen herumschlagen. Können Sie Treuhand-Talenten – unter anderem dank einer voll automatisierten Treuhandsoftware – sinnstiftende Arbeit statt repetitiver Tätigkeiten bieten, hilft Ihnen dies dabei, auf dem Arbeitsmarkt umkämpfte Fachkräfte an Ihr Treuhandunternehmen zu binden. Mit einer starken Arbeitgebermarke und dem passenden Arbeitsumfeld können Sie auch für die nächste Busy Season auf motivierte und loyale Mitarbeitende zählen.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Ihr Treuhandunternehmen auf dem Arbeitsmarkt begehrte Treuhand-Profis anheuern und halten kann.
