Im ersten Teil und zweiten Teil dieser Blogreihe ging es darum, den optimalen Zeitpunkt für den Treuhand-Wechsel zu bestimmen sowie den Übergang Schritt für Schritt vorzubereiten. An dieser Stelle mögen Sie sich wohl fragen, ob es nun zu diesem Thema tatsächlich noch einen dritten Blog-Beitrag benötigt. Wie Sie bald sehen werden, braucht es den auf jeden Fall!
Wie jede Geschäftsbeziehung basiert nämlich auch das Treuhandverhältnis auf einem Vertrag. Vorteilhafte Verträge ohne böse Überraschungen können Sie aber nur dann abschliessen, wenn Sie Ihre vertraglichen Rechte und Pflichten kennen. Diesbezüglich liegt der Teufel oftmals im Detail versteckt.
Der deutsche Komiker Karsten Mekelburg formulierte dies einst wie folgt: „Kleingedrucktes: Das einzig Lesenswerte in jedem Vertrag!“ Im Zuge eines Treuhand-Wechsels lohnt es sich zweifellos, den neuen Vertrag genauer unter die Lupe zu nehmen. Auf welche Punkte Sie dabei besonders achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Treuhandvertrag = Auftrag
Vorweg: Das schweizerische Obligationenrecht kennt grundsätzlich keinen Treuhandvertrag, womit dieser gesetzlich nicht explizit verankert ist. In einem ersten Schritt gilt es deshalb, die relevanten gesetzlichen Bestimmungen für den Treuhandvertrag zu definieren.
Das Rechtsverhältnis mit Ihrer Treuhänderin bzw. Ihrem Treuhänder untersteht grundsätzlich dem Auftragsrecht. Die Treuhänderin oder der Treuhänder muss demnach laut Art. 394 Abs. 1 OR die anvertrauten Aufgaben (z. B. Buchführung, Buchhaltung und Steuerberatung) gemäss Vertrag ausführen.
Treu… was?
Nachdem Sie nun die relevante Rechtsquelle (hier Auftrag) kennen, stellt sich bei jedem Vertrag als zweites die Frage: Wer schliesst mit wem einen Vertrag ab? Beim Treuhandvertrag liegt diese Antwort auf der Hand: Sie als Auftraggeberin bzw. Auftraggeber gehen ein Vertragsverhältnis mit Ihrer Treuhänderin bzw. Ihrem Treuhänder ein.
Weshalb stehen nun aber in Ihrem Treuhandvertrag eigenartige Bezeichnungen wie Treugeberin bzw. Treugeber oder Treunehmerin bzw. Treunehmer? Wie jeder Vertrag beinhaltet auch der Treuhandvertrag eine Vielzahl an juristischen Fachausdrücken, bei denen wir Laien oftmals nur Bahnhof verstehen. Lassen Sie sich davon nicht verunsichern und sprechen Sie bei Unklarheiten Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder darauf an.
Beim Treuhandvertrag treten Sie als Treugeberin bzw. Treugeber auf, wobei Sie der Treunehmerin bzw. dem Treunehmer (Treuhänderin oder Treuhänder) ein Treugut (z. B. Aktien, Bankkonto oder Wertschriftendepot) zur Verwaltung übergeben. Dieser abstrakte Rechtsakt ist insofern notwendig, als somit die Treuhänderin bzw. der Treuhänder Ihr Unternehmen gegenüber Dritten vertreten kann. Trotz dieser „Übertragung“ verbleiben die Vermögensgegenstände natürlich in Ihrem Eigentum.
Error – „Ich verlange Schadenersatz!“
Auch beim Treuhandverhältnis können Dinge einmal schieflaufen. Doch wer trägt in diesem Fall den entstandenen Schaden? Diese Frage lässt sich am einfachsten anhand eines Beispiels beantworten. Nehmen wir einmal an, Ihr Treuhänder vermasselt eine wichtige Abschlussbuchung, wodurch sich im Endeffekt Ihre Steuerrechnung erhöht. Können Sie diesen Schaden einfordern? Wohl kaum!
Laut Art. 398 Abs. 1 OR besteht für Treuhänderinnen und Treuhänder grundsätzlich keine Pflicht, die anvertrauten Aufgaben „erfolgreich“ auszuführen. Das Gesetz kennt lediglich eine Sorgfaltspflicht. Erledigen Treuhänderinnen und Treuhänder einen Auftrag sorgfältig, können sich diese vollständig von allfälligen Schadenersatzansprüchen befreien.
Schadenersatz können Sie als Kundin bzw. Kunde nur dann einfordern, wenn Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder etwas „fahrlässig“ verpfuschte. Bei unserem fiktiven Beispiel träfe dies zu, wenn sich z. B. Ihr Treuhänder vor den Abschlussbuchungen einen Rausch angetrunken hätte.
Diese Fahrlässigkeit (angetrunkener Zustand) müssen Sie aber als Klägerin bzw. Kläger gemäss Art. 8 ZGB vor Gericht beweisen können. Demzufolge dürfte eine Schadenersatzklage gegen eine Treuhänderin oder einen Treuhänder ein ziemlich schwieriges Unterfangen darstellen. Wägen Sie deshalb vor einer Klage unbedingt den Nutzen und Ertrag ab.
Schriftlich oder mündlich?
Laut Auftragsrecht lassen sich Aufträge und somit auch der Treuhandvertrag formfrei abschliessen. Folglich genügt ein Handschlag, um den Vertrag mit Ihrer neuen Treuhänderin bzw. Ihrem neuen Treuhänder zu besiegeln. Für allfällige Rechtsstreitigkeiten empfiehlt es sich aber, auf einen schriftlichen Vertrag zu beharren. Dadurch verfügen Sie über ein schriftliches Beweismittel, welches Sie bei Rechtsstreitigkeiten vor Gericht verwenden können.
Auch Treuhänderinnen und Treuhänder werden auf ein schriftliches Vertragswerk bestehen. Das Merkblatt «Treuhandverhältnisse» der Eidgenössischen Steuerverwaltung vom Oktober 1967 (Nachdruck 1993) schreibt den Treuhänderinnen und Treuhänder nämlich vor, einen schriftlichen Treuhandvertrag zu vereinbaren. Der entsprechende Vertrag dient dabei primär als steuerrechtliche Entlastung.
Existiert kein solcher Treuhandvertrag, kann dies für Treuhandunternehmen steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die Steuerverwaltung weist in diesem Fall das Eigentum an Ihrer Firma dem Treuhandunternehmen zu, was das Steuersubstrat erhöht. Dieses Vorgehen lässt sich insofern begründen, als dass die Treuhänderin bzw. der Treuhänder Ihre Firma nach aussen gegenüber Dritten vertritt.
Wie viel darf es kosten?
Nach Auftragsrecht müssen Sie nur dann eine Vergütung leisten, wenn eine solche vereinbart wurde oder als üblich gilt. Gesetzlich besteht somit die Möglichkeit, einen Treuhandvertrag zum Nulltarif auszuhandeln. Alternative Quellen schränken diese Vertragsfreiheit aber ein.
Beispielsweise verlangt der bereits erwähnte Leitfaden «Treuhandverhältnisse», dass Treuhänderinnen und Treuhänder die übertragenen Aufgaben nur gegen ein Entgelt verrichten. Die Höhe soll sich dabei an den marktüblichen Honoraren richten. Auch der Schweizerische Treuhänderverband (Treuhand Suisse) sieht in seinen Standesregeln vom 24. November 2012 eine Vergütung für Treuhanddienstleistungen vor.
Die Höhe der Entschädigung spezifiziert aber auch Treuhand Suisse nicht abschliessend. Das verrechnete Salär soll sich an der Komplexität des Auftrags sowie der dafür aufgewendeten Zeit orientieren. Als Kundin oder Kunden verfügen Sie somit über einen gewissen Verhandlungsspielraum, weshalb Sie unbedingt zwei bis drei Offerten einholen sollten.
When it’s time to say goodbye
Auch die beste Geschäftsbeziehung kann ein abruptes Ende erfahren. Damit Sie ohne böse Überraschungen eine Geschäftsbeziehung auflösen können, müssen Sie unbedingt Ihre Ausstiegsmöglichkeiten kennen. Wie bereits im ersten Teil dieser Blogserie erläutert, können beide Parteien laut Art. 404 OR den Treuhandvertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist auflösen.
Treuhänderinnen und Treuhänder ergänzen den Vertrag aber oftmals mit einer Kündigungsfrist, um das mühsame Thema „Kündigung zur Unzeit“ zu umgehen. Kündigt nämlich eine Partei den Vertrag zur Unzeit, löst dies einen Schadensersatzanspruch aus. Beendet z. B. Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder das Mandatsverhältnis per sofort, entsteht für Sie ein Schaden: Sie müssen sich ein neues Treuhandunternehmen suchen.
Zudem würde bei einer sofortigen Vertragsauflösung Ihre Buchhaltung liegen bleiben, wodurch Sie u.a. die MWST-Abrechnung nicht mehr fristgerecht einreichen könnten. Daraus entstehen Ihnen finanzielle Nachteile, für die das Treuhandunternehmen aufkommen müsste. Mit einer Kündigungsfrist lassen sich aber solche Kündigungen zur Unzeit elegant vermeiden.
Schliesslich wirft eine Trennung immer auch die Frage auf: Wer erhält was. Wie im zweiten Teil dieser Serie beschrieben, ist das Treuhandunternehmen zur Herausgabe sämtlicher Geschäftsunterlagen verpflichtet. Lediglich persönliche Notizen und Exposés dürfen Treuhänderinnen und Treuhänder zurückbehalten, da es sich hier um rein interne Unterlagen handelt.
Nicht zu vernachlässigende Standardklauseln
Zu guter Letzt enthält jeder Vertrag sogenannte Standardklauseln. Entsprechende Klauseln befinden sich immer am Ende eines Vertrags, weshalb diese oftmals kaum Beachtung erhalten. Doch besonders die Klauseln „Rechtswahl“ und „Gerichtsstand“ verdienen Ihre Aufmerksamkeit.
Bei der Rechtswahl sollten Sie unbedingt auf Schweizerisches Recht beharren. Nur mit Schweizerischem Recht können Sie die hier erläuterten Gesetzesartikel anwenden. Vereinbaren Sie z. B. deutsches Recht, gelten andere gesetzliche Bestimmungen.
Der Gerichtsstand bildet den Ort, wo Sie Ihre vertraglichen Rechte einklagen können. Haben Sie mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder Luzern als Gerichtsstand festgelegt, müssen Sie am Gericht in Luzern Ihre Klage einreichen. Beim Gerichtsstand empfiehlt es sich, immer einen geographisch und sprachlich vertrauten Ort zu wählen.
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Die dreiteilige Blogserie veranschaulicht: Der Treuhand-Wechsel bedarf einiges an Wissen und will vor allem minutiös geplant sein. Vertrauen Sie deshalb beim Treuhand-Wechsel auf Accounto. Accounto sucht für Sie das passendste Treuhandunternehmen in der Region und übernimmt erst noch das aufwendige Wechselprozedere. Sie sparen Zeit und arbeiten schon bald mit der geeignetsten Treuhänderin bzw. dem geeignetstem Treuhänder zusammen.
