Einer der grössten Stolpersteine beim Optimieren von Prozessen ist, dass die Mitarbeitenden anfänglich nicht mitziehen. In diesem Blogbeitrag erhalten Führungskräfte von Treuhandunternehmen Tipps, wie sie ihr Team auf Prozessoptimierungen vorbereiten und in der Transformationsphase unterstützen können.
Mit Prozessoptimierungen schaffen Treuhandunternehmen eine wichtige Grundlage, um das Potenzial der Digitalisierung bestmöglich auszuschöpfen. Indem sie nicht-geschäftsrelevante Tätigkeiten an intuitiv bedienbare Treuhandsoftware auslagern, können sie beispielsweise ihre Fachkräfte effizienter und effektiver zugleich einsetzen. Von analogen Denkmustern losgelöste digitale Prozesse erlauben eine Vereinfachung der Zusammenarbeit im Team und mit den Mandant:innen mithilfe neuer Technologien. Komplett digitalisierte und optimierte Prozesse reduzieren zudem das Risiko von Datenverlusten bei Hackerangriffen oder sonstigen IT-Katastrophen, da sämtliche Daten auf einer sicheren und oftmals Cloud-basierten Plattform gespeichert werden.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag finden Sie fünf Gründe für Prozessoptimierungen in Ihrem Treuhandunternehmen.
In der ersten Transformationsphase braucht es Verständnis und gute Kommunikation
«Das haben wir doch jahrelang so gemacht und es hat doch immer geklappt» oder «Man muss ja nicht jeden Hype mitmachen, wenn es dem Unternehmen gut geht»: Die erste Reaktion auf Veränderungen ist Change-Management-Modellen zufolge oftmals Unverständnis und Ablehnung. In dieser Phase des Transformationsprozesses müssen Sie als Führungskraft die Ängste und Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen. Zeigen Sie auf, was die Optimierung Ihrer Prozesse für Ihr Treuhandunternehmen aber auch für einzelne Teammitglieder bedeutet. Dafür sollten Sie eine klare Vision haben und diese auch verständlich kommunizieren können.
Bedenken Sie stets, dass Prozessoptimierungen Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie sein sollten. Die digitale Transformation im Treuhandwesen basiert auf den fünf Säulen Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Prozesse, Kundenbeziehungen und Technologien. Diese Säulen existieren nicht unabhängig voneinander, sondern spielen stets zusammen. Sie sollten darum aufzeigen können, wie sich die geplanten Prozessoptimierungen auf Ihr Geschäftsmodell, die Arbeitsweise im Team, die Zusammenarbeit mit Ihren Mandant:innen und den Einsatz von Technologielösungen auswirkt. Bereiten Sie dazu Antworten auf folgende Fragen vor:
- Wie sieht das angepasste Geschäftsmodell aus und wie zukunftsfähig ist es?
- Inwiefern verändern sich durch die optimierten Prozesse die Arbeitsweise und Zusammenarbeit in Ihrem Team?
- Wie sieht Ihre Kundenstrategie mittel- und langfristig aus?
- Welche neuen Technologien implementieren Sie im Rahmen der Prozessoptimierungen?
Viele Treuhänder:innen haben Angst, durch Software ersetzt zu werden
Nach der Ablehnungsphase entsteht im Veränderungsmanagement bei vielen Menschen ein Gefühl von Schock oder Wut. Vor allem wenn Sie als Teil Ihres Prozessoptimierungsplans Aufgaben automatisieren möchten, sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Mitarbeitenden dies als Bedrohung wahrnehmen können. Es gibt nämlich nach wie vor nicht wenige Treuhänder:innen, die befürchten, dass sie mittelfristig durch Software ersetzt werden. Zerstreuen Sie diese Bedenken und bestätigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Sie auch in Zukunft auf Sie zählen möchten. Erklären Sie, wie sich mit den Prozessoptimierungen die Arbeit in Ihrem Treuhandunternehmen verlagert. Wie sieht diese Verlagerung der Arbeit in der Praxis aus?
Statt Routinetätigkeiten abzuwickeln, geht es gemäss einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto immer mehr darum, Stärken und Wettbewerbsvorteile auszubauen und die Beziehung zu den Kund:innen zu vertiefen. Routinearbeiten mit hohem Automatisierungspotenzial stellen für viele KMU keinen grossen Nutzen mehr dar. Mit optimierten Prozessen können Sie wertvolle Arbeitsstunden sparen und sich auf das konzentrieren, was für Ihre Mandant:innen einen erkennbaren Mehrwert generiert. Während der Wut- und Schock-Phase sollten Sie Ihren Mitarbeitenden mehrmals versichern, dass sie auch nach der erfolgreichen Umsetzung der Prozessoptimierungen und der Automatisierung repetitiver Tätigkeiten eine wichtige Rolle in Ihrem Treuhandunternehmen einnehmen werden. Betonen Sie, dass sich Ihre kompetenten und engagierten Treuhand-Fachkräfte künftig stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren können und weiterhin entscheidend sind für den Erfolg Ihres Treuhandunternehmens.
Vor welche Herausforderungen stellen die Prozessoptimierungen Ihr Treuhandunternehmen?
Auf die Schock- und Wut-Phase folgt in der Regel die Akzeptanz. Die Chancen und Möglichkeiten der Veränderungen rücken ins Zentrum. Es geht darum, Vor- und Nachteile auszuloten. Kommunizieren Sie klar, welche Chancen die Prozessoptimierungen Ihrem Treuhandunternehmen eröffnen. Thematisieren Sie auch mögliche Risiken und Herausforderungen und entwickeln Sie gemeinsam mit dem Team einen Plan, wie ihr damit umgehen wollt. Definieren Sie die Meilensteine der Prozessoptimierungen und belohnen Sie Schritte, die Ihr Team der neuen Vision näherbringen. Im Falle der Skeptiker:innen sollten Sie auch kleine Schritte anerkennen. Planen Sie genügend Zeit für die Implementierung der Prozessoptimierungen ein. Lassen Sie Raum für Fehler und Startschwierigkeiten aber finden Sie Wege, um als Team aus Fehlern zu lernen.
Wie engagierte Mitarbeitende veränderungsresistenten Kolleg:innen helfen können
Die letzte Transformationsphase ist Engagement. Der Grossteil der Mitarbeitenden steht nun hinter der Veränderung und zieht bei den Prozessoptimierungen mit. Berücksichtigen Sie aber, dass Sie mit Menschen arbeiten und Individuen sich nicht immer genau nach einem theoretischen Modell verhalten. Dies ist an sich kein Problem – ausser, wenn Teammitglieder die Engagement-Phase nicht zu erreichen scheinen. Was können Sie in einer solchen Situation tun? Je nach Teamdynamik kann es hilfreich sein, Mitarbeitende, die sich bereits in der Engagement-Phase befinden, als Meinungsführer:innen einzusetzen. Überlegen Sie sich, wer in Ihrem Team veränderungsresistente Mitarbeitende unterstützen könnte.
