Viele Treuhandunternehmen digitalisieren und optimieren aktuell Geschäftsprozesse, um ihre Produktivität zu steigern. Wie können sie die Resultate dieser Bemühungen messen? Service Level Agreements (SLA) helfen dabei, Prozessoptimierungen quantifizierbar zu machen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Treuhandunternehmen über SLA wissen müssen.
Aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels in der Treuhandbranche und der schwachen Konjunkturprognose suchen derzeit hunderte Treuhandunternehmen nach Wegen, um ihre Effizienz zu steigern und produktiver arbeiten zu können. Die Digitalisierung eröffnet Treuhandunternehmen zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten. So können Sie dank moderner Treuhandsoftware unter anderem repetitive Tätigkeiten automatisieren, die Zusammenarbeit im Team und mit den Kund:innen vereinfachen und Ihr Geschäftsmodell zukunftsfähiger gestalten.
Treuhandunternehmen bleiben gemäss einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto nämlich auch mit dem Fortschreiten der Digitalisierung und dem damit einhergehenden Aufkommen neuer Geschäftsmodelle und intuitiv bedienbarer Buchhaltungssoftware die zentrale Anlaufstelle für alle betriebswirtschaftlichen und finanziellen Anliegen der von ihnen betreuten Unternehmen. Sie als Treuhandprofis überwachen weiterhin die Buchhaltung Ihrer Mandant:innen, bieten massgeschneiderte Beratung und schreiten bei Problemen proaktiv ein. Die Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten ermöglicht Ihnen jedoch mehr Fokus, was im Treuhandwesen zu einem immer wichtigeren Wettbewerbsvorteil wird.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie sich Ihr Treuhandunternehmen mit smarter Treuhandsoftware von der Konkurrenz abheben kann.
Was Treuhandunternehmen bei der Prozessoptimierung beachten sollten
Der erste Schritt bei der Optimierung von Geschäftsprozessen sollte sein, Ihre derzeitigen Prozesse auf Schwachstellen zu untersuchen. Wobei verlieren Sie und Ihr Team immer wieder Zeit? Wo kommt es zu Leerläufen? Welche Mitarbeitenden können ihr Potenzial noch nicht vollständig ausschöpfen? Indizien, dass Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen nicht richtig funktionieren, können sein, dass Ihr Team für Jahresabschlüsse Belegen hinterherrennen muss, Sachbearbeiter:innen in der Buchführung für Routinetätigkeiten noch manuelle Einträge tätigen müssen oder Projekte bei geplanten Abwesenheiten von Mitarbeitenden ins Stocken geraten.
Fragen Sie sich bei der Prozessoptimierung als erstes, wie Sie Abhängigkeiten und Wartezeiten reduzieren und Ineffizienzen beseitigen können. Überlegen Sie, ob die jetzige Arbeitsteilung nach wie vor Sinn macht. Evaluieren Sie zudem das Automatisierungspotenzial von repetitiven Tätigkeiten. Welche Prozesse und Aufgaben könnte Ihr Treuhandunternehmen automatisieren, damit Sie sich vermehrt auf diejenigen Themen konzentrieren können, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen?
In diese Optimierungsfalle tappen viele Treuhandunternehmen
Fokussieren Sie sich bei beim Optimieren von Prozessen allerdings nicht nur auf das Digitalisieren. Stattdessen sollten Treuhandunternehmen die digitale Transformation ganzheitlich angehen und Prozesse komplett neu denken. Dazu brauchen Sie eine Digitalisierungsstrategie, welche die fünf Säulen der digitalen Transformation im Treuhandwesen umfasst: Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Prozesse, Kundenbeziehungen und Technologien. Diese Säulen spielen in der Praxis stets zusammen. Seien Sie darum bei der Prozessoptimierung offen für neue Geschäftsmodelle, Zusammenarbeitsformen und Technologien.
Extratipp: Im Transformationsworkshop von Accounto am Donnerstag, 15. Juni 2023, erhalten Führungskräfte von Treuhandunternehmen Praxistipps rund um die Prozessoptimierung von Branchenkenner:innen und Transformations-Coaches.
Das bringen Service Level Agreements (SLA) Ihrem Treuhandunternehmen
Das Optimieren von Prozessen im Rahmen der digitalen Transformation ist nicht von heute auf morgen abgeschlossen. Wie können Sie messen, inwiefern Ihre Prozessoptimierungen zu einer Effizienzsteigerung führen? Setzen Sie messbare Ziele. Vereinbaren Sie dazu sowohl mit Ihren Kund:innen als auch mit Ihrem Treuhandsoftware-Provider verbindliche Service Level Agreements (SLA). Dabei handelt es sich um einen Rahmenvertrag, der dokumentiert, welche Dienstleistungen Ihr Treuhandunternehmen respektive der Treuhandsoftware-Provider erbringen wird und die Dienstleistungsstandards definiert. Gemäss dem digitalen IT-Magazin «Computer Weekly» umfassen SLA in der Regel «eine Erklärung über die Ziele, eine Liste der Dienstleistungen, die unter die Vereinbarung fallen, und eine Definition der Verantwortlichkeiten des Dienstleistungsanbietenden und der Kund:innen».
SLA schaffen also mehr Verbindlichkeit. Sie beschreiben die Verantwortlichkeiten des Dienstleistungsanbieters und der Kund:innen und helfen Ihnen dabei, die Effizienz Ihrer Prozessoptimierungen zu quantifizieren. Für Ihre Mandant:innen können Sie beispielsweise festhalten, wie lange es nach dem Hochladen eines neuen Beleges maximal dauern darf, bis die Buchhaltung nachgeführt ist oder wie lange Ihre durchschnittlichen Antwortzeiten sein sollen. Es ist auch sinnvoll, den Umgang mit Abwesenheiten in einer SLA festzuhalten. Wann müssen die Kund:innen eine Stellvertretung organisieren, damit Ihr Treuhandunternehmen die geforderten Dienstleistungen zum vereinbarten Zeitpunkt fertigstellen kann?
SLA mit klar definierten Rahmenbedingungen zwischen Ihren Mandant:innen und Ihrem Treuhandunternehmen helfen Ihnen dabei, die Ergebnisse von Prozessoptimierungen zu messen. So können Sie beispielsweise analysieren, inwiefern Ihre Treuhandsoftware die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen vereinfacht hat oder ob die durchschnittlichen Antwortzeiten gesunken sind. Formulieren Sie stets messbare Ziele, deren Erreichen Sie regelmässig überprüfen können.
Was es bei SLA mit Treuhandsoftware-Providern zu beachten gilt
Eine SLA mit Ihrem Treuhandsoftware-Provider sollte neben dem Umfang der Dienstleistung auch softwarespezifische Angaben wie die durchschnittliche Verfügbarkeit, den Umgang mit allfälligen Ausfallzeiten oder Bugs sowie das Support-Level inklusive Arbeitszeiten und Kommunikationskanäle beinhalten. Ein wichtiger Punkt der SLA sollte die Sicherung und Aufbewahrung Ihrer Daten sein. Werden alle relevanten Daten auf einer sicheren Plattform aufbewahrt, auf die nur Sie und autorisierte Mitarbeitende Zugriff haben? Können Sie Zugriffsrechte auf Ihre Treuhandsoftware selbst definieren, sodass Sie stets die Kontrolle haben, wer Daten einsehen und bearbeiten kann? Welche grundlegenden Security-Massnahmen trifft der Treuhandsoftware-Provider? Wer kümmert sich um die Backups Ihrer Daten und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery)? Welche Hilfe gibt es bei Hackerangriffen oder sonstigen IT-Katastrophen?
