Prozessoptimierungen erlauben Treuhandunternehmen, effektiver und effizienter zu arbeiten. Hunderte Treuhandunternehmen sind deshalb heuer daran, ihre Prozesse zu digitalisieren und optimieren. In diesem Blogbeitrag finden Sie fünf Gründe für Prozessoptimierungen in Ihrem Treuhandunternehmen
Die Digitalisierung eröffnet der Treuhandbranche mit neuen Geschäftsmodellen, Zusammenarbeitsformen und Technologien mehr Möglichkeiten für Prozessoptimierungen als je zuvor. Im Rahmen der digitalen Transformation haben bereits zahlreiche Treuhandunternehmen im In- und Ausland damit begonnen, ihre Prozesse zu digitalisieren und optimieren. Welche Vorteile bringen Prozessoptimierungen in der Praxis? Erfahren Sie hier, wieso auch Sie die Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen optimieren sollten.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen Überblick der wichtigsten Prinzipien der Prozessoptimierung in Treuhandunternehmen.
Grund 1: Die Arbeit von Treuhänder:innen verlagert sich
Das Treuhandwesen befindet sich im Wandel und dadurch verändern sich auch die Arbeitsweise und die Rolle von Treuhänder:innen. Statt Routinetätigkeiten abzuwickeln, geht es gemäss einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto immer mehr darum, Stärken und Wettbewerbsvorteile auszubauen und die Beziehung zu den Kund:innen zu vertiefen. Routinearbeiten mit hohem Automatisierungspotenzial stellen für viele KMU keinen grossen Nutzen mehr dar. Voll automatisierte Buchhaltungssysteme wickeln dank eines hohen Automatisierungsgrades viele Aufgaben schneller und kostengünstiger ab als Treuhänder:innen. Die fortschreitende Digitalisierung und das Aufkommen von Softwarelösungen zur Automatisierung von Buchführungsaufgaben bedeuten für Treuhandunternehmen letzten Endes allerdings nicht das Wegfallen von Arbeit, sondern vielmehr eine Verlagerung. Treuhandunternehmen bleiben die zentrale Anlaufstelle für alle betriebswirtschaftlichen und finanziellen Anliegen der von ihnen betreuten Unternehmen. Mit optimierten Prozessen können Sie also wertvolle Arbeitsstunden sparen und sich auf das konzentrieren, was für Ihre Mandant:innen einen erkennbaren Mehrwert generiert.
Grund 2: Mit Prozessoptimierungen können Treuhandunternehmen Ineffizienzen beseitigen
Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels in der Treuhandbranche, der schwachen Konjunkturprognose für die kommenden Quartale und der Inflation in vielen Teilen Europas spielt Effizienz im Treuhandwesen heute eine zentrale Rolle. Das Ziel von Prozessoptimierungen ist Effizienzsteigerung und Vereinfachung der bestehenden Arbeitsprozesse. Versuchen Sie, mit den Optimierungen unnötige Zwischenschritte zu eliminieren und die Komplexität Ihrer Arbeitsprozesse wann immer möglich zu reduzieren. Analysieren Sie beispielsweise, ob neue Technologien Ihnen Aufgaben abnehmen können oder wie Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen und die Dokumentenanlieferung vereinfachen können.
Grund 3: Optimierte Prozesse befähigen kompetente und engagierte Mitarbeitende, sich einzubringen und weiterzuentwickeln
Für Arbeitnehmende der Generationen Y und Z ist die Sinnhaftigkeit der Arbeit laut dem internationalen Beratungsunternehmen Mercer zu einem entscheidenden Faktor bei der Stellensuche geworden. Somit sind sinnstiftende Arbeitsinhalte auch für Unternehmen zentrale Aspekte bei der Mitarbeiterbindung. Müssen sich Digital Natives aber mit Softwarebrüchen, manuellen Dateneingaben und bloss teilweise digitalisierten Lösungen herumschlagen, sorgt dies für Frustration. Das Abwickeln von wenig herausfordernden und kaum sinnstiftenden Tätigkeiten wie dem Nachrennen von Belegen für den Zwischen- oder Jahresabschluss erfüllt lernbegierige und engagierte Treuhänder:innen auf Dauer nämlich nicht. Optimierte Prozesse tragen dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeitenden entfalten und weiterentwickeln können. Es ist förderlich für die Motivation und Leistungsbereitschaft vieler Arbeitnehmenden, wenn sie am Arbeitsplatz etwas bewirken können. Können Sie Treuhand-Talenten sinnstiftende Aufgaben bieten, hilft Ihnen dies, auf dem Arbeitsmarkt umkämpfte Fachkräfte an Ihr Treuhandunternehmen zu binden.
Grund 4: Teilweise digitalisierte Prozesse und Softwarebrüche sind ein Einfallstor für Cyberkriminalität
Die Zeiten, in denen Cyberangriffe in erster Linie Grosskonzerne und internationale Organisationen betrafen, sind vorbei. Auch KMU sind vermehrt ins Visier von Cyberkriminellen geraten. Treuhandunternehmen sind momentan besonders gefährdet, bei Hackerangriffen wertvolle Daten zu verlieren. Viele Treuhandunternehmen haben ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) durch eine Schnittstelle mit Buchhaltungssoftware verbunden. So können die zwei Systeme miteinander kommunizieren. Dies birgt jedoch Security-Risiken: Da DMS oftmals nicht Cloud-basiert sind, werden in einem DMS gespeicherte Dateien nicht automatisch in einer Cloud abgelegt und gesichert. Softwarebrüche zwischen digitalen und automatisierten Lösungen machen es wahrscheinlicher, dass Dateien und Daten bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder Verlust des Arbeitsgerätes verloren gehen. Eine der ersten Schritte bei der Prozessoptimierung in Ihrem Treuhandunternehmen sollte sein, Softwarebrüche aufzudecken und zu beseitigen.
Moderne Treuhandsoftware kann die Datenaufbewahrung und Datensicherung übrigens signifikant vereinfachen. Mit Treuhandsoftware werden alle relevanten Daten auf einer sicheren Plattform aufbewahrt, auf die nur Sie und autorisierte Mitarbeitende Zugriff haben. Sie definieren Zugriffsrechte, sodass Sie stets die Kontrolle haben, wer Daten einsehen und bearbeiten kann. Der Treuhandsoftware-Provider trifft im Normalfall alle grundlegenden Security-Massnahmen, kümmert sich um Backups und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery), sodass selbst bei perfiden Hacker-Angriffen oder Naturkatastrophen keine Kundendaten verloren gehen.
Grund 5: Ohne Prozessoptimierungen können Treuhandunternehmen das Potenzial neuer Technologien nicht vollständig ausschöpfen
Neue Technologien stehen in vielen Branchen im Fokus der digitalen Transformation. Ob Finanz-, Logistik- oder Gesundheitssektor: In den letzten Jahren lagerten zahlreiche Unternehmen aller Grössen repetitive Tätigkeiten an Software aus und verschafften sich durch die damit einhergehende Produktivitätssteigerung Wettbewerbsvorteile. Smarte Treuhandsoftware geht noch einen Schritt weiter: Sie ermöglicht Treuhandunternehmen, effizienter zu arbeiten, ihren Fachkräften eine produktive Arbeitsumgebung bereitzustellen, Kundenbeziehungen zu vertiefen und ihr Geschäftsmodell zu verjüngen. So können sich Treuhandprofis stärker auf die persönliche Beratung ihrer Mandant:innen und das Entwickeln von neuen Services, mit denen ihr Treuhandunternehmen auch in Zukunft bei KMU punktet, konzentrieren. Gemäss der oben erwähnten Studie von Accounto und Treuhand Suisse ist dies vor allem die Erweiterung ihres Beratungsangebotes. Optimieren Sie die Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen darum so, dass Sie Ihre KMU-Kund:innen künftig in sämtlichen finanziellen Anliegen beraten und unterstützen können.
