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Das kannst du tun, um Debitorenverluste zu vermeiden

Die Zahlungsmoral der Schweizer:innen hat sich verschlechtert. Schweizer:innen bezahlen nicht immer pünktlich und zuverlässig. Teilweise müssen Unternehmen sogar ganz auf Forderungen verzichten, weil Kund:innen zahlungsunfähig sind. Solche Debitorenverluste können Firmen in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten bringen. Als Unternehmer:in kannst du Debitorenverluste zwar nie ganz verhindern, aber immerhin reduzieren. Wie das geht, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Unternehmen aller Grössen leiden darunter, dass Kund:innen ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen oder gar zahlungsunfähig sind. Daraus resultieren Debitorenverlusten. Debitorenverluste sind Ausfälle von Forderungen, die durch Zahlungsschwierigkeiten oder die Zahlungsunfähigkeit von Kund:innen entstehen. Debitorenverluste können Liquiditätsprobleme verursachen und letzten Endes zum Konkurs deines Unternehmens führen.

Wie kannst du dein Unternehmen vor Debitorenverlusten schützen?

Riskmanagement trägt dazu bei, dein Unternehmen vor Debitorenverlusten zu schützen. Gemäss dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft setzt das Risikomanagement idealerweise bereits in der Phase der Akquisition und der Erstellung einer Offerte ein, spätestens aber vor Ausführung einer Bestellung.

Wenn der Verkauf auf Rechnung an neue Kund:innen erfolgt und wenn es sich um einen relativ grossen Betrag handelt, solltest du die Kreditwürdigkeit der potenziellen Geschäftspartner:innen vor Vertragsabschluss überprüfen. Diese Überprüfung kann mithilfe eines Datenpools wie zum Beispiel dem Credit Decision Datapool entweder in der Akquisitionsphase oder vor dem Versand einer Offerte erfolgen.

Auch die Kreditwürdigkeit bestehender Kund:innen solltest du nicht aus den Augen verlieren. Wie sah die Zahlungsmoral bei den letzten Aufträgen auf? Bezahlt das Unternehmen Rechnungen in der Regel pünktlich? Gibt es öffentlich verfügbare Informationen über die Liquidität des Unternehmens? «Eine umfassende Abklärung der Kreditwürdigkeit bei Unternehmen schliesst nicht nur die Prüfung der Zahlungsfähigkeit, sondern auch Aspekte wie Firmengeschichte und Zahlungsmoral der Firmenvertreter ein», empfiehlt das KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

Bei Vertragsabschluss solltest du den Vertrag so formulieren, dass eine rechtsgültige Schuldanerkennung direkt durch die Vertragsunterschreibung vorliegt. In den Geschäftsbedingungen sollten auch Zahlungs- und Mahnfristen sowie Mahngebühren und Verzugszinsen enthalten sein. «Als Best Practice wird empfohlen, die Fristen für den Beginn der Mahnungen und Betreibungen sowie die Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen noch während der Ausarbeitung beziehungsweise während des Abschlusses des Vertrags selbst festzulegen», steht in einem Blogbeitrag der Schweizer Treuhand-Plattform treuhand-suche.ch.

Behalte jederzeit den Überblick über offene Rechnungen

Der Vertrag ist unterschrieben, der Auftrag ausgeführt, die Rechnung verschickt, doch die Zahlung bleibt aus – was nun? Ein wichtiger Bereich des Forderungsmanagements ist die Kontrolle, ob deine Kundschaft die Rechnungen pünktlich bezahlt. Mit einer tagesaktuellen Buchhaltung hast du jederzeit einen Überblick über die offenen Forderungen deiner Unternehmung. Bei einer tagesaktuellen Buchhaltung werden alle relevanten Geschäftszahlen täglich aktualisiert. Nur wenn deine Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand ist, haben du und deine Mitarbeitende stets Zugriff auf geordnete und verlässliche Zahlen rund um deine Forderung. Du erhältst einen lückenlosen Überblick darüber, welche Rechnungen deine Kundschaft bereits bezahlt hat und welche nicht.
Werden Forderungen nicht fristgemäss beglichen, kannst du eine Zahlungserinnerung schicken. Bleibe mit zahlungssäumigen Kund:innen in Kontakt. Wenn sie Zahlungsschwierigkeiten haben, kannst du einen Zahlungsaufschub oder Ratenzahlungen anbieten.

Was du über Mahnungen wissen solltest

Kommt nach einer Zahlungserinnerung keine Reaktion der Schuldner:innen, kannst du mit dem Mahnwesen beginnen. Schriftliche Abmahnungen sind in der Schweiz zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis sind Mahnungen jedoch oft der unkompliziertere und kundenfreundlichere Weg, als direkt eine Betreibung einzuleiten. Was gehört in ein Mahnschreiben? Genauso wie in die Rechnung müssen auch in einer Mahnung Pflichtangaben wie die Adresse deines Unternehmens, die Adresse der Kund:innen, Ort und Datum sowie der Rechnungsposten inklusive dem Betrag enthalten sein. Ausserdem sollte die neue Zahlungsfrist klar ersichtlich sein.

In der ersten Mahnung solltest du sachlich die wichtigsten Eckdaten wie das Rechnungsdatum, den ausstehenden Betrag und das Fälligkeitsdatum zusammenfassen. In der zweiten und letzten Mahnung kannst du zusätzlich erwähnen, dass dein Unternehmen rechtliche Schritte einleitet, falls die Schuldner:innen die neue Zahlungsfrist nicht einhalten. Vielfach wird nach einer Zahlungserinnerung oder spätestens nach der ersten Mahnung ein wesentlicher Teil der Forderungen gezahlt.

Extratipp: Voll automatisierte Buchhaltungslösungen für KMU ermöglichen den Nutzer: innen, die wichtigsten Betriebskennzahlen einfach herauszuziehen. So kannst du auf einen Blick erkennen, welche Forderungen ausstehend sind und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen auslösen.

Wie laufen Betreibungen ab?

Was kannst du tun, wenn deine Kundschaft die Rechnung auch nach Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben nicht bezahlt? Falls deine Kund:innen die Rechnung auch nach dem Mahnschreiben nicht begleichen, kannst du frühestens 20 Tage nach Zustellung des Zahlungsbefehls bis maximal ein Jahr danach eine Betreibung einleiten. Betreibungen sind im Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs geregelt. In der Schweiz kommt es jedes Jahr zu rund zwei Millionen Betreibungen. Hierzulande sind Betreibungsämter verantwortlich für Betreibungen. Du musst dich also an das Betreibungsamt wenden, wenn dein Unternehmen einen Schuldner:in betreiben möchte.

Es gibt drei Arten von Betreibungen:

  • Betreibung durch Pfändung: Bei den Schuldner:innen werden zur Tilgung der Schulden Waren gepfändet. Neben Wertpapieren, Erbanteilen oder Liegenschaften kann auch Hausrat gepfändet werden.
  • Betreibung auf Konkurs: Sämtliche Güter der Schuldner:innen werden mit Arrest belegt und verkauft.
  • Betreibung auf Pfandverwertung: als Gläubiger:in verfügst du in diesem Fall über ein Grundpfand in Form einer Immobilie oder einer Hypothek, die den Schuldner:innen gehört. Dieses Grundpfand kann der Gläubiger:innen kapitalisieren.

Privatpersonen erhalten grundsätzlich eine Pfändungsankündigung und Firmen eine Konkursandrohung.

So musst du in der Buchhaltung mit Debitorenverlusten umgehen

Hat dein Unternehmen einen Debitorenverlust erlitten, musst du als Unternehmer:in oder Buchhalter:in feststellen, ob es sich um einen mutmasslichen oder einen definitiven Debitorenverlust handelt. Nur wenn der Zahlungsausfall sicher ist, erfolgt die Abschreibung der Forderung direkt über das Konto «Debitorenverluste». Ist der Verlust nicht endgültig, musst du das Verlustrisiko zum Jahresende schätzen und indirekt über das Delkredere-Konto oder das Kundenverlustkonto abschreiben. Das Delkredere-Konto gilt als Wertberichtigungskonto, das du auf der Grundlage von Erfahrungen berechnen musst.

Für alle offenen Debitorenrechnungen aus dem Inland darf ein Delkredere von 5 Prozent dieses Betrags eingerichtet werden. Für ausländische Schuldner:innen liegt dieser Pauschalbetrag bei 10 Prozent.

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