Bloss weil ein Treuhandunternehmen Papierordner abgeschafft hat, heisst dies noch lange nicht, dass es die digitale Transformation erfolgreich gemeistert hat. Digitale Transformation bedeutet nämlich mehr, als nur bestehende Prozesse digital abzubilden. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, was Ihr Treuhandunternehmen beim Digitalisieren von Geschäftsprozessen beachten muss.
Mit der Digitalisierung gehen grosse Veränderungen einher, die weit über IT-Anwendungen und Server-Strukturen hinausgehen. Die digitale Transformation im Treuhandwesen basiert auf fünf Säulen: Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Prozesse, Kundenbeziehungen und Technologien. Während diese Säulen in der Praxis stets zusammenspielen, geht es in diesem Blogbeitrag in erster Linie um die Säule der Prozesse.
Ineffizienzen, Fehler und Datenverluste: die Gefahren von teilweise digitalisierten Prozessen
Wer in Ihrem Team arbeitet aktuell am Zwischenabschluss von Kundin X? Wie erhalten Sie in kurzer Zeit einen Überblick über die Arbeitsfortschritte am Projekt Y? Welche Daten hat das Dokumentenmanagementsystem für den Jahresabschluss von Kunde Z bereits aus Belegen extrahiert und was muss noch manuell erledigt oder überprüft werden? Von welchen Mandant:innen fehlen Unterlagen? Wie inzwischen viele Treuhandunternehmen erkannt haben, erschweren bloss teilweise digitalisierte Prozesse die Zusammenarbeit in Teams und mit den Kund:innen. Softwarebrüche erhöhen ausserdem die Fehleranfälligkeit.
Auch in puncto Cyber-Security sind Softwarebrüche und nicht komplett digitalisierte Arbeitsprozesse gefährlich. Viele Treuhandunternehmen haben ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) durch eine Schnittstelle mit Buchhaltungssoftware verbunden. So können die zwei Systeme miteinander kommunizieren. Dies birgt jedoch Security-Risiken: Da DMS oftmals nicht Cloud-basiert sind, werden in einem DMS gespeicherte Dateien nicht automatisch in einer Cloud abgelegt. Softwarebrüche zwischen digitalen und automatisierten Lösungen machen es daher wahrscheinlicher, dass Dateien und Daten bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder Verlust des Arbeitsgerätes verloren gehen.
Wie sollen Treuhandunternehmen beim Digitalisieren von Prozessen vorgehen?
Aufgrund dieser Risiken haben bereits viele Treuhandunternehmen damit begonnen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Dies darf aber nicht nur bedeuten, ehemals analog vorhandene Informationen und Unterlagen digital verfügbar zu machen. Stattdessen sollten Treuhandunternehmen die digitale Transformation ganzheitlich angehen. Es braucht eine Digitalisierungsstrategie. Wie oben beschrieben basiert die digitale Transformation auf fünf Säulen, die alle in die Digitalisierungsstrategie gehören. Treuhandunternehmen, die Geschäftsprozesse basierend auf analogen Denkweisen digitalisieren aber die restlichen Säulen nicht antasten, entwickeln sich kaum weiter. Möchten Sie Prozesse richtig digitalisieren, müssen Sie auch Ihr Geschäftsmodell, die Arbeitsweise, die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen und den Einsatz von Technologielösungen neu denken.
Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollte sein, Ihre Prozesse auf Schwachstellen zu untersuchen. Wenn Sie beispielsweise einen Jahresabschluss nicht vervollständigen können weil die Kund:innen Ihnen noch Belege schuldig sind, ist dies ein Indiz, dass Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen nicht richtig funktionieren und Sie weniger effizient arbeiten als Sie eigentlich könnten. Auch wenn Projekte bei geplanten Abwesenheiten von einzelnen Mitarbeitenden ins Stocken kommen, kann dies ein Hinweis auf ineffiziente Geschäftsprozesse sein.
Extratipp: Im Transformationsworkshop von Accounto am Donnerstag, 15. Juni 2023, erhalten Führungskräfte von Treuhandunternehmen Praxistipps von Branchenkenner:innen und Transformations-Coaches, wie sie bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen am besten vorgehen.
Diese Punkte müssen Sie beachten, wenn Sie Geschäftsprozesse neu denken
Wie können Sie Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen effizienter gestalten? Fragen Sie sich, wie Sie Abhängigkeiten und Wartezeiten in Ihrem Team reduzieren und Ineffizienzen beseitigen können. Überlegen Sie sich, ob die jetzige Arbeitsteilung nach wie vor Sinn macht. Evaluieren Sie das Automatisierungspotenzial von repetitiven Tätigkeiten. Welche Prozesse und Aufgaben könnte Ihr Treuhandunternehmen automatisieren, damit Sie sich vermehrt auf diejenigen Themen konzentrieren können, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen? Seien Sie offen für neue Geschäftsmodelle, Arbeitsweisen und Technologien.
Finden Sie Möglichkeiten, wie sämtliche Teammitglieder Projektfortschritte jederzeit einsehen können, sodass Ihr Team Übergaben und Briefings effizienter gestalten kann. Führen Sie digitale Kollaborationstools ein, um die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team sowie mit Ihren Kund:innen zu verbessern. Beachten Sie jedoch, dass die meisten Kollaborationslösungen wie Slack, Monday oder Confluence nicht spezifisch für Treuhandunternehmen entwickelt wurden. Das macht sich im Arbeitsalltag bemerkbar. Nur eine moderne Treuhandsoftware wie Accounto kann Sie gleichzeitig bei der Prozessoptimierung, der Vereinfachung der Zusammenarbeit im Team und mit Ihren Mandant:innen, Vertiefung von Kundenbeziehungen unterstützen und der Realisierung eines zukunftsfähigen Geschäftsmodells unterstützen.
Welche Chancen eröffnen neue Technologien Ihrem Treuhandunternehmen?
Innovative Technologien stehen neben der Digitalisierung von Geschäftsprozessen oftmals im Fokus der digitalen Transformation. Wie oben beschrieben bedeutet Digitalisierung nicht, bloss elektronische Versionen von papierbasierten Dokumenten und damit verbundenen Prozessen zu erstellen und in einem computerbasierten Tool zu verarbeiten. Vielmehr geht es darum, das Potenzial der Digitalisierung und den damit einhergehenden neuen Geschäftsmodellen, Technologien und Zusammenarbeitsformen bestmöglich auszuschöpfen. In der Treuhandbranche zeigt das Beispiel von Treuhandsoftware eindrücklich auf, wie die fünf Transformationssäulen zusammenspielen.
Die Auslagerung von Routinetätigkeiten an innovative Treuhandsoftware entlastet Treuhandunternehmen signifikant. Sie erlaubt das Optimieren von Arbeitsprozessen und Zusammenarbeitsformen. Eine voll automatisierte Treuhandsoftware macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung für Sie und Ihr Team auf Kontrollaufgaben reduziert. Dies bedeutet, dass Sie Ihre qualifizierten Fachkräfte gewinnbringender einsetzen können, als wenn diese Belegen nachrennen müssen. Die Automatisierung lässt Ihr Treuhandunternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern macht es auch zu einem attraktiveren Arbeitsplatz für die Treuhänder:innen von heute und morgen.
Aufgrund des Plattformeffekts kann rund um Treuhandsoftware zudem ein Ökosystem entstehen, das für Sie die Zusammenarbeit mit KMU weiter vereinfacht und die zunehmende Nachfrage nach Gesamtlösungen seitens KMU-Kund:innen abdeckt. In einem KMU-Ökosystem haben Treuhandunternehmen die Möglichkeit, neue Services anzubieten, zu promoten und abzurechnen, was eine Verjüngung des Geschäftsmodells erlaubt. Um maximal vom Plattformeffekt profitieren zu können, sind Treuhandunternehmen wiederum auf funktionierende Prozesse ohne Softwarebrüche angewiesen.
