Befindet sich dein Unternehmen auf Kurs? In der Geschäftswelt können KPI aufzeigen, wie es um eine Organisation zurzeit steht. KPI sind Key Performance Indicators, welche als Leistungskennzahlen für Unternehmen aller Grössen dienen. Anhand von KPI sehen Unternehmerin: innen auf einen Blick, ob sich die Geschäftszahlen verbessern, verschlechtern oder unverändert bleiben. Grundsätzlich definiert jedes Unternehmen selbst, welche KPI relevant sind. Es gibt allerdings Kennzahlen, die unabhängig von Branche und Unternehmensform zentral sind. In diesem Blogbeitrag gibt es eine Übersicht der wichtigsten KPI für Schweizer KMU.
Extratipp: Die meisten zeitgemässen Buchhaltungssysteme für KMU ermöglichen den Nutzer: innen, die wichtigsten Betriebskennzahlen einfach herauszuziehen.
1. Profit
Eine ohne grossen Aufwand zu berechnende Unternehmenskennzahl, ist der Profit. Es geht um eine simple Frage: Was bleibt übrig, wenn alle Rechnungen bezahlt sind? Profit ist der erzielte finanzielle Vorteil, wenn die aus einer Geschäftstätigkeit gewonnen Einnahmen die Ausgaben, Kosten und Steuern übersteigen. Profit berechnet sich wie folgt: Gesamteinnahmen minus Gesamtausgaben.
2. Cashflow
Wie viel Geld kommt rein und wofür fliesst es wieder ab? Der Cashflow (auf Deutsch Geldfluss oder Kapitalfluss) bezeichnen Finanzcracks vielfach als wichtigste Betriebskennzahl. Sie zeigt, ob die selbst erarbeiteten flüssigen Mittel ausreichen, um die Existenz der Firma zu sichern. Mittels einer Cashflow-Berechnung kannst du also den Geldzufluss und -abfluss in deinem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums ermitteln. Ein positiver Cashflow ist einer der Indikatoren, ob dein Unternehmen mittel- und langfristig überleben kann.
Wie kann der Cashflow ermittelt werden? Vereinfacht gesagt berechnet sich der Cashflow aus dem Jahresgewinn vor Steuern plus Abschreibungen. In der Buchhaltung gilt es, zusätzlich Veränderungen bei den Reserven, Rückstellungen, Rücklagen, betriebsfremden Erträgen und Aufwänden, Warenlagern und Privatbezügen miteinzuberechnen. Die Berechnung des Cashflows geht am einfachsten mit einem voll automatisierten Buchhaltungssystem. Mit dem smarten Buchhaltungstool von Accounto müssen die User nur noch Belege übermitteln, mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen und diese freigeben. Sowohl Routineaufgaben – wie das Ermitteln der wichtigsten KPI – und Ausnahmefälle werden von der Software erledigt.
Wie sollte der Cashflow eines KMU aussehen? «Im Minimum muss der Cashflow die Abschreibungen decken, denn so bleibt die Substanz des Unternehmens erhalten. Ohne Gewinn ist das Unternehmen aber nicht in der Lage, Fremdkapital zurückzuzahlen oder Erweiterungsinvestitionen vorzunehmen. Der Cashflow von drei Jahren sollte ausreichen, um das ganze Fremdkapital zurückzuzahlen», heisst es auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.
3. Eigenkapitalquote
Das Eigenkapital ist derjenige Teil des Kapitals, der von den Eigentümer:innen eines Unternehmens stammt. Im Gegensatz dazu besteht das Fremdkapital aus Geldern, die Gläubiger: innen (beispielsweise in Form eines Bankkredits oder eines persönlichen Darlehens) dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Die meisten externen Geldgeber:innen stellen für die Kreditvergabe Bedingungen und verlangen einen risikoabhängigen Zins. Das Eigenkapital muss das Konkursrisiko deines Unternehmens abdecken.
Welche Eigenkapitalquote sollten KMU haben? Eins vorweg: Es hängt von der Branche ab, welche Eigenkapitalquote für ein KMU Sinn macht. Gemäss dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft sollten Industriebetriebe eine Eigenkapitalquote von 50 oder mehr Prozent aufweisen. Bei Handelsunternehmen sind mindestens 40 Prozent empfohlen.
Wie sieht es mit der Finanzierung von Schweizer KMU aus? Grundsätzlich finanzieren sich die meisten KMU in der Schweiz hauptsächlich durch Eigenkapital. Fremdfinanzierungen, die nicht von Banken kommen, werden jedoch immer wichtiger. Laut einer Studie des Wirtschaftsdepartements der Hochschule Luzern hatten im Jahr 2016 nur sechs Prozent der KMU eine Fremdfinanzierung von Nicht-Banken, während es 2021 bereits 15 Prozent waren. Vor allem Darlehen von Familien, Freund:innen oder Aktionär:innen und das Leasing haben der Studie zufolge im Vergleich zu 2016 in den letzten fünf Jahren zugenommen. Der Anteil der KMU mit Bankkredit ist bei 32 Prozent geblieben.
4. Wachstumsrate
In der Betriebswirtschaft wird oftmals zwischen internem und externem Wachstum unterschieden. Beim internen Wachstum werden zum Beispiel die eigenen Kapazitäten ausgebaut, Innovationen vorangetrieben oder neue Märkte erschlossen. Als externes Wachstum werden Kooperationen oder die Übernahme von anderen Unternehmen bezeichnet. Die Wachstumsrate stellt die relative Zunahme einer Grösse (zum Beispiel des Umsatzes, der Kundenzahl oder des Marktanteils) innerhalb eines bestimmten Zeitraumes dar.
Wie kann man die Wachstumsrate berechnen? Um die jährliche Wachstumsrate zu ermitteln, teilst du den aktuellen Wert durch den Vorjahreswert und ziehst vom Resultat 1 ab. Falls deine Abteilung oder dein Unternehmen also im aktuellen Jahr einen Umsatz von 600’000 Franken erzielte und im Vorjahr 450’000 Franken, sieht die Rechnung so aus:
(600’000 / 450’000) – 1 = 33.33 %
In unserem Rechenbeispiel beträgt die Wachstumsrate 33.33 Prozent.
Welche Wachstumsrate ein KMU anstreben sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Wachstumsrate hängt sowohl von internen Faktoren (effizienter Einsatz von vorhanden Ressourcen, Produktinnovationen und Team) ab. Je nach Branche spielt aber auch eine Vielzahl von externen Faktoren eine bedeutende Rolle. Zu den externen Einflussfaktoren können unter anderem das Wetter, die Pandemielage, politische Entscheidungen, unfall- und krankheitsbedingte Ausfälle oder Zahlungsunfähigkeit auf Kundenseite gehören.
5. Personalauslastung
Wie effizient arbeitet dein Personal? Sind alle Mitarbeitenden gut ausgelastet? Setzt du teure Fachkräfte gewinnbringend ein? Wie gross ist der Arbeitsaufwand für ein Projekt? Insbesondere in Ländern mit hohen Lohnkosten machen die Saläre der Mitarbeitenden für KMU oftmals einen der grössten Kostenpunkte aus. Die Personalauslastung ist deswegen eine wichtige Kennzahl für KMU. Wie oben beschrieben, ist der effiziente Einsatz von Ressourcen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Dazu gehören auch die Arbeitskräfte: Je zielorientierter ein Unternehmen die Mitarbeitenden einsetzt, desto mehr können diese auch bewirken. Es ist deshalb wichtig, dass du einen Überblick darüber hast, wer wofür wie viel Zeit aufwendet.
Viele KMU tragen die Arbeitsstunden noch immer von Hand in ein Excel-Dokument ein, wobei anschliessend keine vertieften Analysen der Daten stattfinden. Mit spezifischen HR Tools können Unternehmen die Personalsituation optimal monitoren und jederzeit relevante KPIs (z. B. Arbeitsproduktivität, Überstunden oder Fehlquote) abfragen. Dadurch können KMU das vorhandene Humankapital bestmöglich ausschöpfen.
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