Prozessoptimierungen sind im Treuhandwesen unumgänglich, um eine nachhaltige Effizienzsteigerung zu erreichen. Die Schweizer Treuhandsoftware Accounto befähigt Treuhand-Profis, ihre Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren und optimieren. Welche Prozessoptimierungen kann Ihr Treuhandunternehmen mit Accounto realisieren? Erfahren Sie es in diesem Blogbeitrag.
«Unter Effizienz versteht man ein Beurteilungskriterium, welches zur Überprüfung dient, ob mit der gewählten Massnahme auch das vorab definierte Ziel erreicht wurde. Bei der Effizienz maximiert das Unternehmen die eigenen Vorteile», ist im BWL-Lexikon unter dem Eintrag zu Effizienz zu lesen. Effizienz ist also der möglichst sinnvolle Einsatz vorhandener Ressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele. In Anbetracht des Fachkräftemangels in der Treuhandbranche, der schwachen Konjunkturprognose für die kommenden Quartale, Kosteneinsparungen in vielen KMU und der wirtschaftlichen Unsicherheit in grossen Teilen Europas ist Effizienz im Treuhandwesen zu einem noch wichtigeren Wettbewerbsvorteil geworden.
Mit Prozessoptimierungen können Treuhandunternehmen Ineffizienzen beseitigen, ihre Produktivität steigern und ihre Ressourcen gezielter einsetzen. In Ländern mit hohen Lohnkosten wie in der Schweiz stellen die Saläre der Mitarbeitenden oftmals einen der grössten Kostenpunkte dar. Treuhandunternehmen sollten darum alles daran setzen, ihren Fachkräfte eine produktive Arbeitsumgebung bereitzustellen und das Wissen ihrer Treuhandprofis möglichst gewinnbringen einzusetzen.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag finden Sie 5 Gründe, wieso Ihr Treuhandunternehmen noch heute Prozessoptimierungen in Angriff nehmen sollte.
Die Schweizer Treuhandsoftware Accounto hilft Treuhandunternehmen dabei, Prozessoptimierungen zu implementieren. Unten finden Sie eine Übersicht, welche Prozesse Sie 2023 mit Accounto optimieren können.
Den Belegaustausch mit den Mandant:innen einfacher als je zuvor gestalten
Das Ziel von Prozessoptimierungen ist eine Effizienzsteigerung und die Vereinfachung der bestehenden Arbeitsprozesse. Versuchen Sie, unnötige Zwischenschritte zu eliminieren und die Komplexität Ihrer Arbeitsprozesse wann immer möglich zu reduzieren. Der Belegaustausch bietet in vielen Treuhandwesen grosses Optimierungspotenzial. Statt einer Gesamtlösung, auf der sie sämtliche Daten sicher ablegen können, nutzen nämlich nach wie vor Hunderte KMU mehrere Tools, um ihre für die Buchhaltung benötigten Unterlagen und Daten aufzubewahren. Nicht wenige Treuhandunternehmen dürften schon Belege in Schuhboxen erhalten haben oder fanden relevante Unterlagen erst nach zeitaufwändiger Suche in Papierordnern, E-Mail-Posteingängen und Dropbox-Konten.
Muss auch Ihr Team für Jahres- oder Zwischenabschlüsse regelmässig Belegen nachrennen, Dokumente über Plattformen hinweg zusammensuchen oder Ihre Kund:innen daran erinnern, dass noch Unterlagen fehlen? Falls ja, ist dies ein Indiz, dass der Belegaustauschprozess in Ihrem Treuhandunternehmen nicht richtig funktioniert und Sie dadurch weniger effizient arbeiten als Sie eigentlich könnten. Accounto erlaubt Ihrem Treuhandunternehmen, den Belegaustausch mit Ihren Mandant:innen stark zu vereinfachen. Ihre Kund:innen können sämtliche Belege mittels weniger Klicks auf Accounto hochladen, wo sie automatisch gesichert werden und Ihr Team sie einsehen kann.
Belegverbuchungen voll automatisieren
Neben der Beleganlieferung ist die Belegverbuchung der zweite Punkt, wie Treuhandunternehmen Zeit sparen und ihre Produktivität ohne Qualitätseinbussen steigern können. Die voll automatisierte Treuhandsoftware Accounto macht die manuelle Belegverarbeitung komplett überflüssig, womit sich der Aufwand für Sie und Ihr Team auf Kontrollaufgaben reduziert. Bei Accounto können Sie Buchhaltungsregeln und mandatsspezifische Regeln hinterlegen, sodass die Buchführung optimal auf Ihre Kund:innen abgestimmt ist. Die Automatisierung von Routinetätigkeiten bedeutet, dass Sie Ihre qualifizierten Fachkräfte gewinnbringender einsetzen können, als wenn diese Belege verbuchen müssen. Dies lässt Ihr Treuhandunternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern macht es auch zu einem attraktiveren Arbeitsplatz für die Treuhänder:innen von heute und morgen.
Bedeuten Automatisierungen, dass Treuhänder:innen sich langfristig selbst abschaffen? Nein, aber die Arbeit verlagert sich. Können Sie repetitive Aufgaben wie die Belegverbuchung an eine stabile und sichere Treuhandsoftware wie Accounto auslagern, bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und Ihr Treuhandunternehmen kann sich stärker auf die Bedürfnisse von bestehenden, potenziellen und neuen Mandant:innen fokussieren. Mit Services, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen ausgerichtet sind, punkten Sie gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten bei KMU mehr als mit der Abwicklung von Routineaufgaben. Einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto zufolge steigt die Nachfrage nach Beratungsdienstleistungen seitens KMU-Kund:innen weiter an.
Die Fehlerquote senken und Fehler innert Sekunden korrigieren
Müssen Ihre Mitarbeitenden Belege manuell verarbeiten und alle relevanten Zahlen von Hand in ein Buchhaltungstool übertragen, steigt die Fehlerquote. Insbesondere bei einer hohen Arbeitslast fallen in der Datenübertragung gerne Flüchtigkeitsfehler an. Die tiefste Fehlerquote weist in der Regel voll automatisierte Buchhaltungssoftware wie Accounto auf. Unterlaufen Ihrem Team doch einmal Fehler, können Sie diese innert weniger Sekunden beheben. Bei Accounto haben Sie die Möglichkeit, via Kontrollblatt direkt auf die einzelnen Buchungen zuzugreifen und diese zu korrigieren.
Effektiver mit Ihren Kund:innen kommunizieren und zusammenarbeiten
In Treuhandunternehmen herrscht bisweilen Kommunikationswildwuchs: Kundin X möchte via Whatsapp wissen, ob Sie Feedback zu ihrer Spesenregelung geben können und sendet das Reglement gleich mit, Mandat Y kommuniziert ausschliesslich via E-Mail und sendet sämtliche Belege als Mail-Anhänge, während KMU Z Sie zu einem Kollaborationstool eingeladen hat, auf dem Ihr Team aktuelle Aufgaben einsehen und Dokumente herunterladen kann. Es gibt heute eine Vielzahl an digitalen Kollaborations- und Kommunikationslösungen, die alle die Zusammenarbeit in Teams oder zwischen Unternehmen und ihren Kund:innen vereinfachen möchten. Keines der gängigsten Tools wie Monday, Confluence oder Trello wurde jedoch für Treuhandunternehmen entwickelt, was sich im Arbeitsalltag bemerkbar macht. so kann es beispielsweise sein, dass Sie während eines Austauschs mit Ihren Mandant:innen mindestens einmal die App oder Plattform wechseln müssen, um Belege herunterzuladen, sich mit Ihrer Kontaktperson abzusprechen und abschliessend Belege entsprechend der Anforderungen Ihrer Kund:innen zu verbuchen. Mit Accounto können Sie solche zeitintensiven Softwarebrüche vermeiden und über eine einzige Plattform mit Ihren Mandant:innen zusammenarbeiten.
Die Kommunikation und der Datenaustausch über mehr als einen Kanal kosten nicht nur Zeit, sondern machen es auch wahrscheinlicher, dass bei einem Hackerangriff, Systemausfall oder dem Verlust des Arbeitsgerätes wertvolle Daten und Dateien verloren gehen. Mit Accounto hingegen werden die Daten in der Schweiz aufbewahrt und in einem Tier-3-Rechenzentrum gesichert. Ein Tier-3-Rechenzentrum hat mehrere Pfade für Stromversorgung und Kühlung sowie Systeme für Aktualisierungs- und Wartungsarbeiten, die im laufenden Betrieb ausgeführt werden können. Die erwartete Verfügbarkeit liegt bei 99,98 Prozent. Ihre Daten bleiben in der Schweiz und unterstehen vollumfänglich dem Schweizer Datenschutzgesetz. Als Software-Provider kümmert sich Accounto um Cyber-Security sowie Backups und erstellt einen IT-Notfallplan (Disaster Recovery). So verliert Ihr Treuhandunternehmen auch bei Hackerangriffen, Hochwasser und anderen IT-Katastrophen keine Daten.
