Nous avons rassemblé pour toi les 3 points auxquels ton logiciel de comptabilité doit répondre pour que tu puisses envisager la clôture de l’exercice avec sérénité et te concentrer pleinement sur ton activité principale.
Bien que la fin de l’année semble encore loin, c’est le meilleur moment pour se pencher sur les comptes annuels. En effet, tu as à présent encore l’occasion de te faciliter considérablement la vie (professionnelle). Nous te révélons aujourd’hui comment, grâce à un logiciel de comptabilité intelligent, la clôture des comptes annuels peut être effectuée pour toi et, le cas échéant, pour ta société fiduciaire, sans devoir travailler de nuit et en offrant une véritable valeur ajoutée.
Les travaux de clôture en amont dominent la fin de l’année
Avant que l’expert-comptable puisse commencer à établir les comptes annuels, de nombreux travaux préparatoires sont nécessaires. De nombreuses sociétés fiduciaires ont recours à des «listes de contrôle» pour simplifier la collaboration avec la PME et rendre le processus de clôture plus efficace.
Dans la plupart des listes de contrôle, l’importance d’une préparation et d’une remise propres des documents commerciaux saute rapidement aux yeux. De la facture fournisseur classique à la police d’assurance, tout doit arriver sur le bureau de la société fiduciaire de la manière la plus structurée possible.
Ces exigences sont faciles à justifier: si une société fiduciaire perd trop de temps à cause d’une montagne de paperasse, les coûts des services augmentent rapidement. Par conséquent, les sociétés fiduciaires attachent une grande importance à une livraison structurée des pièces. En effet, ce n’est qu’ainsi qu’elles peuvent proposer un service fiduciaire attractif.
Un logiciel de comptabilité «simplifie» les travaux de clôture en amont
Afin de maintenir les frais fiduciaires pour ces travaux administratifs à un niveau bas, de nombreux petits entrepreneurs travaillent consciencieusement sur les listes de contrôle reçues à l’approche de la fin de l’année. Mais soyons honnêtes: qui a envie de s’occuper maintenant ou pendant les fêtes de fin d’année de relevés de compte, de polices d’assurance et de questions concernant les dividendes distribués?
C’est pourquoi de nombreuses sociétés fiduciaires tentent de rendre le processus de clôture plus convivial et numérique. L’objectif est de libérer les PME des travaux de clôture en amont (par ex. livraison de pièces) ou du moins de les décharger dans une large mesure. L’utilisation de logiciels basés sur le cloud (facilitant l’échange de données entre les PME et les sociétés fiduciaires) est considérée comme un état de l’art.
Les solutions basées sur le cloud assurent sans aucun doute un premier allégement lors de la clôture annuelle. Au lieu de déplacer de nombreux classeurs contenant des documents, le nuage numérique assure un transfert permanent de données entre la PME et la société fiduciaire.
Mais le cloud ne suffit pas à lui seul à vous libérer globalement, en tant qu’entrepreneur·e, des tâches de clôture chronophages. 3 points supplémentaires sont encore nécessaires.
Point n°1 – Les travaux de clôture en amont doivent être complètement automatisés
La transmission numérique des documents entre les PME et les sociétés fiduciaires n’entraîne guère de réduction des travaux de clôture répétitifs et chronophages en cas d’utilisation de programmes comptables traditionnels. En effet, une fois les documents commerciaux saisis sous forme numérique, le travail ne fait que commencer.
En fonction de l’application, la PME ou la société fiduciaire doit catégoriser les documents (facture fournisseur, police d’assurance, contrat, etc.) et les comptabiliser ensuite manuellement. Les travaux préparatoires extrêmement longs pour la clôture des comptes restent donc à la charge de la PME ou de la société fiduciaire.
Des solutions comptables intelligentes et entièrement automatisées – comme celles d’Accounto – libèrent déjà aujourd’hui complètement les PME et les entreprises fiduciaires des travaux de clôture en amont. Le logiciel reconnaît par exemple automatiquement l’ensemble des documents commerciaux (entre autres les factures, polices d’assurance et contrats).
Si la pièce (par ex. la facture fournisseur) entraîne une écriture COFI, celle-ci est effectuée automatiquement à l’aide de l’intelligence artificielle. Cela signifie que ni la PME ni la société fiduciaire ne doit saisir et comptabiliser la facture manuellement. Les travaux de rapprochement de comptes chronophages (banque, débiteurs et créanciers) sont également entièrement automatisés avec Accounto, ce qui permet un allègement supplémentaire lors de la clôture annuelle. En chiffres: en tant que PME, tu économises environ 85% de ta charge de travail grâce à cette automatisation.
Point n°2 – Traiter la communication avec pièce comptable via la plateforme
Outre les travaux en amont, la communication entre les PME et les sociétés fiduciaires constitue un défi de taille dans le cadre de la clôture des comptes annuels. En effet, les va-et-vient d’emails et les appels téléphoniques intempestifs ne sont malheureusement pas rares.
De nombreuses solutions comptables ne prêtent guère attention à cette communication. En tant que solution de comptabilité intelligente pour les PME et les sociétés fiduciaires, Accounto va ici un peu plus loin.
Premièrement, la comptabilisation au jour le jour en fin d’année, permet de supprimer pratiquement toutes les demandes de précisions sur les différentes pièces. Deuxièmement, Accounto permet – si nécessaire – un échange au niveau de la pièce. Si, par exemple, une note de frais présentée semble étrange, la société fiduciaire peut vous demander des précisions sur cette pièce spécifique via la plateforme.
La communication quotidienne nécessaire peut ainsi être entièrement traitée via Accounto, indépendamment du temps, avec pièce comptable et de manière toujours compréhensible – même des années plus tard. Toutes les pièces, y compris la communication, sont classées dans les archives numériques des documents. Résultat: moins d’explications et de malentendus, plus de temps pour des discussions qui font avancer votre entreprise.
Point n°3 – La gestion numérique des tâches assure la transparence
Dans le processus de clôture traditionnel, tu reçois des listes de contrôle physiques et, à un stade ultérieur, généralement des e-mails contenant les points en suspens concernant la clôture annuelle. De ce fait, les questions en suspens et les demandes de précisions ne peuvent souvent pas être consultées de manière centralisée et claire. Accounto résout ce problème avec des listes de tâches numériques.
Toutes les questions en suspens peuvent être saisies sur Accounto, attribuées à la personne responsable et dotées d’une date d’échéance. Bien entendu, il est également possible d’échanger des informations sur les différentes tâches via la plateforme.
Tu gardes toujours une vue d’ensemble et tu peux gérer toutes les affaires en suspens concernant tes finances de manière centralisée au même endroit. Les listes de tâches contribuent en outre à réduire les échanges d’e-mails, à clarifier les responsabilités et, enfin, à accroître la transparence.
Clôture annuelle signifie à présent temps de consultation
Tu te demandes certainement quelles activités tu dois encore effectuer en tant que propriétaire de PME autour de la clôture des comptes annuels. La réponse est simple: aucune! En effet, en tant qu’entrepreneur·e, tu dois te concentrer sur ton activité principale. Mais tu profites aussi indirectement de cette automatisation.
Ta société fiduciaire a besoin de moins de temps pour les tâches répétitives. Les ressources libérées peuvent alors être investies par ta société fiduciaire dans les points précis qui t’aident à optimiser tes propres affaires: analyses approfondies (par ex. état des flux de trésorerie), propositions d’optimisation de la gestion des débiteurs ou des stocks et optimisations fiscales ciblées (par ex. salaire vs. dividendes).
Un exemple pratique
Nous comparons les trois scénarios les plus courants. La clôture est effectuée dans chaque exemple par une société fiduciaire.
Scénario 1: La PME n’utilise pas de logiciel de gestion et collabore avec une société fiduciaire.
Scénario 2: La PME utilise un logiciel de gestion classique, se charge elle-même de l’écriture comptable et mise également sur la collaboration avec une société fiduciaire.
Scénario 3: La PME se charge de la comptabilité avec Accounto et une société fiduciaire.
La base de comparaison est une SARL (2 collaborateurs et env. 10-20 pièces par mois), qui profite des prestations fiduciaires suivantes:
- Comptabilité,
- Comptes annuels,
- Déclaration de TVA,
- Déclaration fiscale.
Selon le portail d’offres Gryps, l’entreprise fiduciaire facture environ 2 500 CHF pour les services mentionnés, ce qui correspond, avec un taux horaire moyen de 120 CHF, à une charge de travail annuelle d’environ 20 heures de travail.
Comme le montre la comparaison ci-dessus, Accounto fait surtout disparaître le travail de comptabilité (travaux de clôture en amont) par rapport aux solutions traditionnelles. Les fiduciaires peuvent ainsi utiliser davantage leur expertise là où cela est utile: dans le conseil individuel aux clients.
En même temps, tu bénéficies d’un CFO externe, tout en réduisant tes propres efforts à un minimum absolu. L’important: tu paies le même prix qu’auparavant pour le service fiduciaire, mais tu en as nettement plus pour ton argent!
Avec Accounto, prépare tes vacances en toute sérénité pour réellement en profiter
Tu veux enfin avoir plus de temps pour l’essentiel? Alors découvre Accounto sans engagement et assure-toi une fin d’année sereine pour 2021. N’hésite pas à inviter ta société fiduciaire actuelle pour l’occasion.
