Une colonne pour le débit, une pour le crédit et quelques formules pour calculer les valeurs les plus importantes : De nombreux entrepreneurs individuels ou freelance travaillent à l’heure et utilisent le tableur Excel pour enregistrer leurs données financières. Mais dès qu’une entreprise grandit et se professionnalise, Excel atteint ses limites. Le temps passé, les risques d’erreurs, les risques liés à la cybersécurité, le manque de compatibilité avec d’autres outils de travail et les fonctions limitées ne sont que quelques-uns des inconvénients d’un système comptable basé sur Excel.
Dans cet article de blog, nous résumons les cinq raisons principales pour lesquelles tu ne devrais pas faire ta comptabilité avec Excel et nous présentons une alternative pour les PME.
Raison 1 : La comptabilité avec Excel représente une énorme perte de temps pour les PME
Même les entreprises qui n’établissent pas de rapport financier détaillé lors de la clôture de l’exercice et qui ont simplement besoin d’un compte de recettes et de dépenses devraient consigner leurs chiffres commerciaux le plus efficacement possible. Une comptabilité actualisée au jour le jour te permet d’obtenir en très peu de temps un aperçu de la situation financière de ton entreprise et de prendre des décisions commerciales basées sur des données. Dans le cas d’une comptabilité au jour le jour, tous les chiffres commerciaux pertinents, tels que les dépenses et les recettes, sont mis à jour quotidiennement.
Ce n’est qu’en comptabilisant en continu tes paiements entrants et sortants que tu sauras où en est réellement ton entreprise. Entrer chaque jour les chiffres actuels à la main dans Excel peut toutefois prendre beaucoup de temps. Dès qu’une entreprise individuelle ou une start-up se développe, le temps consacré à la comptabilité avec Excel augmente lui aussi de manière disproportionnée. Pour que la charge de travail liée à la comptabilité reste gérable, de plus en plus de PME misent sur un système de comptabilité entièrement automatisé. Cet outil très utile te décharge de toutes les tâches comptables. Cela te laisse plus de temps à consacrer à des tâches stratégiques et à ton activité principale.
Un logiciel de comptabilité entièrement automatisé permet donc avant tout de gagner du temps. Mais qu’en est-il des coûts ? Certes, les solutions de comptabilité intelligentes coûtent à première vue plus cher qu’Excel. Toutefois, si l’on tient compte du facteur temps et des heures de travail ainsi économisées, les logiciels de comptabilité entièrement automatisés sont souvent rentables, même pour les petites entreprises.
Des outils de travail innovants aident en outre les PME à créer un environnement de travail attrayant pour les employés d’aujourd’hui et de demain – et ce sans dépenser des sommes colossales pour l’Employer Branding. Les candidats nés après 1980, en particulier, ont plus de facilité à déléguer des tâches aux technologies que leurs collègues plus âgés. D’une manière générale, il s’agit d’une tendance sectorielle : De plus en plus d’entreprises souhaitent tout obtenir auprès d’un seul et même fournisseur, du compte bancaire aux services de ressources humaines en passant par la comptabilité. Les cadres ayant des affinités avec le numérique, en particulier, exigent toujours plus souvent des solutions globales.
Raison 2 : Excel n’est pas compatible avec de nombreux autres outils
Les personnes qui tiennent leur comptabilité avec Excel ne peuvent pas importer automatiquement les données d’autres documents tels que les justificatifs, les extraits bancaires ou les factures. La saisie ou la copie de chiffres à partir de documents physiques ou numériques fait perdre un temps précieux qui pourrait être utilisé à d’autres fins plus rentables. En outre, les justificatifs, les relevés bancaires et les factures doivent être classés et enregistrés séparément. Cela représente une étape de travail supplémentaire pour toi et ton équipe et complique la collaboration avec les conseillers fiscaux ou les sociétés fiduciaires externes.
En revanche, dans un système de comptabilité entièrement automatisé, une solution logicielle intelligente s’occupe aussi bien des tâches de routine que des cas exceptionnels. Avec l’outil d’Accounto par exemple, les utilisateurs n’ont plus qu’à transmettre les pièces, à créer des factures en quelques clics et à les valider. Les pièces sont archivées numériquement et peuvent donc être consultées à tout moment et en tout lieu.
Contrairement à Google Docs, les fichiers Excel ne sont pas automatiquement stockés dans un cloud. Il est donc plus probable que les fichiers, ou du moins les versions les plus récentes du fichier, soient perdus en cas de piratage, de panne du système ou de perte de l’outil de travail. Avec une solution de comptabilité moderne, vous n’avez, dans la plupart des cas, plus besoin de vous occuper vous-même de la protection des données et de la cybersécurité. Toutes les données et informations pertinentes sont conservées sur la plateforme comptable. L’entreprise de plateforme s’occupe en principe aussi de la cybersécurité et élabore un plan de secours informatique (Disaster Recovery), de sorte que même en cas d’attaques perfides de pirates ou de catastrophes naturelles, aucune donnée ne soit perdue.
Raison 3 : Les saisies manuelles augmentent la probabilité d’erreur
A-t-on noté à temps que la facture a déjà été payée ? Une erreur s’est-elle glissée lors de la transcription de la pièce sur papier ? Qui contrôle si toutes les notes de crédit sont correctement comptabilisées ? L’importation des heures de travail du mois dernier à partir d’une autre liste a-t-elle fonctionné ? Comme les chiffres doivent être saisis manuellement dans Excel, la comptabilité avec Excel est sujette à des erreurs. Les erreurs d’inattention sont particulièrement fréquentes lorsque la charge de travail est importante. Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document Excel, il est souvent difficile de savoir quand l’erreur s’est produite.
Saviez-vous que les systèmes de comptabilité entièrement automatisés présentent généralement le taux d’erreur le plus bas grâce à l’apprentissage automatique ? Des outils de comptabilité entièrement automatisés extraient les chiffres clés des factures, des relevés bancaires, des décomptes d’heures et d’autres pièces importantes pour ton entreprise et les introduisent d’eux-mêmes dans le flux de facturation et de paiement. Les pièces sont automatiquement enregistrées sur la plateforme et protégées contre tout accès étranger non autorisé.
Raison 4 : Excel n’a que des fonctions comptables limitées
Même les pros d’Excel finissent par atteindre leurs limites lorsqu’ils doivent tenir la comptabilité d’une PME avec ce logiciel. En tant qu’outil de tableur aux domaines d’application très variés, Excel ne couvre pas toutes les fonctions qui seraient souhaitables pour une comptabilité efficace. Par exemple, Excel ne prévoit pas de notifications automatiques lorsque tu es en retard dans tes paiements et il manque un tableau de bord avec des analyses et des rapports sur ce que les chiffres signifient pour ton entreprise. En revanche, les systèmes comptables entièrement automatisés couvrent tous les besoins comptables des PME.
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