Tausende von KMU in der Schweiz sind daran, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Die Kommission für Rechtsfragen verlangt in der Motion «Digitale Buchführung erleichtern» vom Bundesrat, die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und entsprechende Erlasse anzupassen. Die überarbeitete GeBüv soll die Digitalisierung der Buchhaltung für KMU vereinfachen. In diesem Blogbeitrag erfährst du, welche Auswirkungen die Annahme der Motion auf dein Unternehmen haben könnte und wie KMU von einer digitalen Buchhaltung profitieren.
Das ist der Hintergrund der Motion «Digitale Buchführung erleichtern»
Laut der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) muss «bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden.» Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten auf Papier oder elektronisch vorliegen. Die ESTV hat die Papierrechnung der gescannten Papierrechnung und der elektronischen Rechnung gleichgestellt. Von der ESTV wird keine digitale Signatur für elektronische Rechnungen verlangt.
Die GeBüV fordert allerdings in Artikel 9, dass Belege mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, damit diese auf handelsüblichen Speichermedien archiviert werden dürfen. Die Kommission für Rechtsfragen kritisiert diese Auflage in der Motion «Digitale Buchführung vereinfachen» vom Januar 2022: «Das geforderte Verfahren ist für die meisten KMU zu teuer, zu komplex und zu riskant. Die Umsetzung kostet mehrere zehntausend Franken. Nur ganz wenige KMU sind finanziell, organisatorisch oder technisch in der Lage, einen solchen Prozess nach diesen Anforderungen zu betreiben.»
Darum digitalisieren immer mehr KMU ihre Buchhaltung
Schweizer Unternehmen sind derzeit nicht verpflichtet, ihre Buchhaltung digital zu führen. Aufgrund der zahlreichen Vorteile wie Zeitersparnis, Übersichtlichkeit und der einfachen Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten sind aktuell jedoch tausende KMU in der Schweiz daran, ihre Buchhaltung zu digitalisieren und automatisieren. In der Motion «Digitale Buchführung vereinfachen» werden als Vorteile einer digitalen Buchhaltung unter anderem die schnellere und präzisere Aufbereitung finanzieller Informationen, tiefere Administrationskosten und eine Reduktion der Umweltbelastung durch einen geringeren Papierverbrauch genannt.
Lesetipp: Eine digitale Buchhaltung ist schlicht eine Buchhaltung, die nicht mehr in Papierform geführt wird. Der Begriff sagt jedoch nichts darüber aus, ob die Buchhaltung über eine Cloud-Lösung oder ein Programm bei dir auf dem Rechner läuft und wie hoch der Automatisierungsgrad ist. In diesem Blogbeitrag haben wir eine Übersicht erstellt, was digitale, automatisierte und voll automatisierte Buchhaltung bedeutet.
Komplizierte Auflagen können abschreckend wirken und die Digitalisierung verlangsamen
Laut der Motion hat die GeBüV für eine digitale Archivierung «wesentlich höhere Anforderungen» als das Schweizer Obligationenrecht (OR). So verlangt das OR keine digitale Signatur für die digitale Archivierung von Buchhaltungsbelegen. Die Verfasser:innen der Motion appellieren an den Bundesrat, die GeBüV und entsprechende Erlasse zu überarbeiten. Damit soll die Digitalisierung der Buchhaltung vereinfacht – und somit vorangetrieben – werden.
«Die Widersprüche zwischen der GeBüV und der Praxis einzelner Behörden schaffen Unsicherheit. Deshalb gehen die meisten KMU den pragmatischen Weg und führen ihre Buchhaltung weiterhin zu 100 Prozent in Papierform», steht in der Motion. Dies wird von den Autoren:innen der Motion bedauert: «Eine digitale Buchhaltung würde den KMU ein erhebliches Potential eröffnen und damit den Standort Schweiz stärken.»
Was bedeutet die Motion «Digitale Buchführung vereinfachen» für dein Unternehmen?
Mit der Annahme der Motion soll die digitale Signatur von Belegen oder ähnliche Verfahren freiwillig werden. «Unterlagen sollen ohne digitale Signatur oder ähnlichen Verfahren auf veränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Obligationenrecht (OR) Artikel 957 ff erbracht werden kann», fordert die Motion.
In einer Stellungnahme des Bundesrates vom Februar 2022 steht, die GeBüV lasse bereits heute elektronische Informationsträger ohne zusätzliche Anforderungen zu – sofern die Daten unveränderbar sind. Dies heisst, dass keine Veränderung oder Löschung vorgenommen werden kann, ohne dass der Vorgang auf dem Datenträger erkennbar ist. Falls dein Unternehmen mit einer Buchhaltungssoftware arbeitet, muss diese die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten. Ausserdem muss klar ersichtlich sein, wann du die Daten gespeichert hast. Gemäss der Stellungnahme des Bundesrates ist das Verwenden von digitalen Signaturverfahren «nur eine Möglichkeit, aber keine zwingende Voraussetzung zur Erstellung von digitalen Buchführungsdaten ist.»
Zeitgemässe Buchhaltungslösungen sorgen dafür, dass Unternehmen aller Grössen ihre Belege gesetzeskonform und sicher aufbewahren können. Eine voll automatisierte Buchhaltungssoftware erfasst, verbucht und speichert Belege innert Sekunden korrekt. Mit der Lösung von Accounto beispielsweise müssen die Nutzer:innen nur noch Belege via App oder E-Mail übermitteln und sämtliche Daten werden automatisch richtig verarbeitet und gespeichert.
So profitieren KMU von einer digitalen Buchhaltung
Selbst Unternehmen, die zum Jahresabschluss keinen ausführlichen Finanzbericht erstellen und stattdessen bloss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigen, sollten ihre Geschäftszahlen möglichst effizient festhalten. Die automatisierte und voll automatisierte Buchhaltung gehören der Kategorie der digitalen Buchhaltung an und bieten für Unternehmen aller Grössen zahlreiche Vorteile.
Hier findest du eine kurze Übersicht, wie deine Firma von einer automatisierten oder gar einer voll automatisierten Buchhaltung profitieren kann:
- Zeit effizienter einsetzen: Sobald eine Einzelunternehmung oder ein Start-up wächst, wird auch der Zeitaufwand für die Buchhaltung in Papierform oder mit einer nicht-automatisierten Softwarelösung überproportional grösser. Damit der Aufwand für die Buchhaltung überschaubar bleibt, setzen immer mehr KMU auf ein voll automatisiertes Buchhaltungssystem. Dieses hilfreiche Tool nimmt dir sämtliche Buchhaltungsaufgaben ab. Damit bleibt dir mehr Zeit für strategische Aufgaben und das Kerngeschäft.
- Lohnkosten sparen: Smarte Buchhaltungslösungen kosten auf den ersten Blick mehr als eine papierbasierte Buchhaltung. Wenn man jedoch den Zeitfaktor und die somit eingesparten Lohnstunden berücksichtigt, lohnen sich voll automatisierte Buchhaltungssoftwares oftmals auch für kleine Unternehmen.
- Weniger Fehler machen: Die Buchhaltung in Papierform oder mit Excel ist sehr anfällig für Fehler, da die Zahlen von Hand eingetragen werden. Insbesondere bei einer hohen Arbeitslast fallen gerne Flüchtigkeitsfehler an. Wusstet ihr, dass voll automatisierte Buchhaltungssysteme dank Machine-Learning in der Regel die tiefste Fehlerquote aufweisen? Voll automatisierte Buchhaltungstools ziehen die wichtigsten Zahlen aus Rechnungen, Bankauszüge, Stundenabrechnungen und anderen für dein Unternehmen relevanten Belegen heraus und führen sie von selbst dem Rechnungs- und Zahlungs-Workflow zu.
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie dein Unternehmen konkret von der Digitalisierung der Buchhaltung profitieren kann und welche Möglichkeiten es gibt? Vereinbare jetzt ein unverbindliches Gespräch mit uns.
