Im Rahmen der digitalen Transformation sollten Treuhandunternehmen das Optimieren von Prozessen im Zusammenspiel mit dem Geschäftsmodell, der Arbeitsweise im Team, der Zusammenarbeit mit den Kund:innen und dem Einsatz von Technologien betrachten. In diesem Blogbeitrag können Sie nachlesen, wie ganzheitliche Prozessoptimierungen im Treuhandwesen gelingen.
Neue Technologien und Tools stehen unabhängig von der Branche oftmals im Fokus der digitalen Transformation. Vom Logistik-, über den Finanz- bis hin zum Gesundheitssektor lagerten in den letzten Jahren zahlreiche Unternehmen aller Grössen repetitive Tätigkeiten an Software aus und verschafften sich dadurch Wettbewerbsvorteile. Innovative Technologielösungen erlauben auch Treuhandunternehmen, effizienter zu arbeiten, ihren Fachkräften eine produktive Arbeitsumgebung bereitzustellen, Kundenbeziehungen zu vertiefen und ihr Geschäftsmodell zu verjüngen.
Eine voll automatisierte Treuhandsoftware beispielsweise macht die manuelle Dateneingabe komplett überflüssig, womit sich der Aufwand rund um die Buchführung für Sie und Ihr Team auf Kontrollaufgaben reduziert. Dies bedeutet, dass Sie Ihre qualifizierten Fachkräfte gewinnbringender einsetzen können, als wenn sie Belegen nachrennen müssen. Sie können sich vermehrt darauf fokussieren, was für Ihre Mandant:innen einen nennbaren Mehrwert generiert. Dazu gehören laut einer Studie von Treuhand Suisse und Accounto vor allem die persönliche Beratung und das Entwickeln von neuen Services, mit denen Ihr Treuhandunternehmen auch in Zukunft bei KMU punktet. Treuhandunternehmen mit einem zukunftsfähigen Geschäftsmodell und sinnstiftenden Arbeitsinhalten positionieren sich als attraktive Arbeitgebende für auf dem Arbeitsmarkt umworbene Treuhänder:innen, die sich im Job einbringen und weiterentwickeln wollen.
Warum es nicht ausreicht, analoge Prozesse zu digitalisieren
Die digitale Transformation im Treuhandwesen basiert auf den fünf Säulen Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Kundenbeziehungen, Prozesse und Technologien. Diese Säulen spielen in der Praxis zusammen. Führungskräfte von Treuhandunternehmen sollten die digitale Transformation ganzheitlich angehen. So reicht es beim Optimieren von Prozessen nicht, bloss Papierordner abzuschaffen und stattdessen elektronische Versionen von papierbasierten Dokumenten und den damit verbundenen Arbeitsschritten zu erstellen und diese in einem computerbasierten Tool zu verarbeiten. Decken Sie im Rahmen der Prozessoptimierung auf, welche Abläufe in Ihrem Treuhandunternehmen noch nach analogem Denkmuster erfolgen. Statt diese Prozesse digital abzubilden, sollten Sie zuerst allfällige Ineffizienzen und Schwachstellen beheben. Fragen Sie sich unter anderem, wie Sie Abhängigkeiten, Wartezeiten und Leerläufe reduzieren, die Zusammenarbeit in Ihrem Team sowie mit den Mandant:innen verbessern und die Fehlerquote senken können. In einem nächsten Schritt sollten Sie mittels Prozessoptimierungen die Grundlage für das Entwickeln innovativer Services für Ihre Zielgruppe legen, was wiederum zur Verjüngung Ihres Geschäftsmodells beiträgt.
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Liste an Fragen, die Führungskräfte von Treuhandunternehmen beantworten sollten, bevor sie Prozessoptimierungen implementieren.
Wie oben beschrieben existieren die fünf Säulen der digitalen Transformation nicht unabhängig voneinander. Prozesse in Treuhandunternehmen spielen mit den Säulen Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Kundenbeziehungen und Technologien zusammen. Sie müssen daher auch bereit sein, Ihr Geschäftsmodell, die Arbeitsweise, die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen und den Einsatz von Technologielösungen neu zu denken, damit Ihr Treuhandunternehmen bestmöglich von Prozessoptimierungen profitiert.
So profitiert Ihr Treuhandunternehmen maximal von Prozessoptimierungen
Das Herzstück der digitalen Transformation in Treuhandunternehmen ist das Geschäftsmodell. Die Zeiten, in denen sich Treuhandunternehmen ausschliesslich um die Buchhaltung ihrer KMU-Kund:innen kümmern, sind vorbei. Mit massgeschneiderten Beratungsservices für ausgewählte Kundensegmente können Sie zusätzliche Marktanteile erobern. Dazu braucht es eine 360-Grad-Betrachtung Ihrer Zielgruppe. Bringen Sie in Erfahrung, mit welchen Herausforderungen Ihre bestehenden und potenziellen Kund:innen im Arbeitsalltag zu kämpfen haben und wie Ihr Treuhandunternehmen sie dabei unterstützen kann. Überlegen Sie sich, welche Dienstleistungen Sie in Zukunft anbieten können und wollen – und welche Prozessoptimierungen dazu notwendig sind.
Mit Prozessoptimierungen verändern sich auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen, die Arbeitsweise und die Zusammenarbeit im Team. Analysieren Sie, welche nicht-geschäftsrelevanten Arbeiten oder Arbeitsschritte Sie automatisieren können, um mehr Zeit für das Kerngeschäft und das Entwickeln neuer Services zu schaffen. Das Ziel von Prozessoptimierungen sollte eine Effizienzsteigerung und Vereinfachung der bestehenden Arbeitsprozesse sein. Versuchen Sie, unnötige Zwischenschritte zu eliminieren und die Komplexität wann immer möglich zu reduzieren. Skizzieren Sie die Rollen Ihrer Teammitglieder bei dieser Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse. Vor allem wenn Sie Aufgaben automatisieren möchten, sollten Sie berücksichtigen, dass Treuhänder:innen dies als Bedrohung wahrnehmen können und allenfalls wütend oder geschockt reagieren. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden auf, welch wichtige Funktion sie auch in Zukunft im Unternehmen einnehmen werden.
Die Optimierung von Arbeitsprozessen ermöglichen Ihnen, Kundenbeziehungen zu vertiefen, indem Sie massgeschneiderte Beratungen und Services für Ihre Zielgruppe entwickeln und mithilfe neuer Tools die Zusammenarbeit mit Ihren Mandant:innen vereinfachen. Nehmen Sie eine Kundensegmentierung anhand von Unternehmensmerkmalen wie Branche, Anzahl Mitarbeitende, Lebenszyklusphase oder Rechtsform vor. Bestimmen Sie, welche Kundensegmente Ihr Treuhandunternehmen in den nächsten Jahren bearbeitet. Finden Sie heraus, inwiefern Prozessoptimierungen Ihnen dabei helfen können, die Erwartungen der für Ihr Treuhandunternehmen relevanten Kund:innen von heute und morgen zu erfüllen und mit Ihren Mandant:innen zusammenzuarbeiten.
Verfolgen Sie die Entwicklung neuer Technologien mit und evaluieren Sie, welche Lösungen und Tools Ihre Prozessoptimierungen unterstützen können. Decken Sie dabei möglichst den ganzen Arbeitsablauf ab: Möchten Sie beispielsweise Routinetätigkeiten in der Buchführung automatisieren, sollte die Prozessoptimierung bereits bei der Dokumentenanlieferung beginnen. Nutzerfreundliche Treuhandsoftware erlaubt Ihren Kund:innen, per Mausklick Rechnungen und Belege mit Ihrem Treuhandunternehmen zu teilen. Sie als Treuhandprofi haben eine Kontroll- und Analysefunktion: Sie stellen sicher, dass die Treuhandsoftware die Belege richtig gelesen und verarbeitet hat, analysieren die automatisch erstellen Reports zu den wichtigsten Betriebskennzahlen der von Ihnen betreuten Unternehmen und helfen Ihren Kund:innen dabei, die Reports und Zahlen richtig zu deuten.
Extratipp: Damit Treuhandsoftware Sie bei Prozessoptimierungen unterstützt, muss Sie Ihnen und Ihrem Team möglichst viele Routinetätigkeiten abnehmen, Ineffizienzen in Ihrer Arbeitsweise beseitigen, die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen vereinfachen und eine Basis für die Verjüngung des Geschäftsmodells legen. Herkömmliche Treuhandlösungen bieten kaum Entlastung, da sie in den meisten Fällen lediglich die bisherigen Prozesse digital abbilden und entsprechend einen Grossteil des Potenzials der digitalen Transformation für Treuhandunternehmen ungenutzt verstreichen lassen. Erleben Sie in einer kostenlosen Live-Demo, wie die Schweizer Treuhandsoftware Accounto Ihnen ermöglicht, Prozesse ganzheitlich zu optimieren.
