Sie spielen vielleicht schon länger mit dem Gedanken, Ihr gegenwärtiges Treuhandbüro zu verlassen. Da beim Wechsel zu einem neuen Treuhandunternehmen einiges schief gehen kann, sollten Sie unbedingt gewisse Punkte beachten. Besonders die Wahl des richtigen Zeitpunkts spielt für einen sauberen und kostenoptimalen Übergang eine entscheidende Rolle.
Vor dem Wechsel die obligatorische Kündigung
Bevor Sie zu einem neuen Treuhandbüro wechseln können, müssen Sie natürlich vorab das aktuelle Vertragsverhältnis auflösen. Wie bei jedem anderen Vertrag gilt es dabei, die gesetzlichen Kündigungsfristen zu beachten.
Da das Treuhandverhältnis einen Auftrag im Sinne von Art. 404 OR begründet, können Sie den Vertrag mit Ihrem aktuellen Treuhandbüro grundsätzlich jederzeit kündigen. In der Praxis vereinbaren aber KMU und Treuhandunternehmen oftmals eine vertragliche Kündigungsfrist, die Sie entweder im Vertrag selbst oder in den AGB finden.
Klären Sie also in einem ersten Schritt unbedingt die geltenden Fristen ab und leiten Sie dann in einem zweiten Schritt die fristgerechte Kündigung ein. Obschon diese Kündigung grundsätzlich formfrei erfolgen kann, empfiehlt sich aus Beweisgründen die schriftliche Form.
Das neue Kalenderjahr für viele der optimale Wechseltermin
Unabhängig von den Kündigungsfristen lässt sich der Wechsel zu einem neuen Treuhandbüro am einfachsten aufs neue Geschäftsjahr bewerkstelligen. Bei den meisten Unternehmen startet das neue Geschäftsjahr am 1. Januar.
In der Praxis schliessen aber einige Unternehmerinnen und Unternehmer ihre Jahresrechnung auch er per 31. März, 30. Juni oder sogar 30. September ab, womit das neue Geschäftsjahr jeweils am 1. April, 1 Juli oder 1. Oktober beginnt. Das neue Geschäftsjahr stellt besonders aus technischen Gesichtspunkten den optimalen Wechselzeitpunkt dar.
Der geringste Aufwand für Ihre neues Treuhandbüro
Die Zahlen aus Ihrer Buchhaltung lassen sich oftmals nicht oder nur mit viel Zusatzaufwand ins Buchhaltungsprogramm Ihres neuen Treuhandbüros einbetten. Eine vollständige Integration der «alten» Buchhaltung ist aber auch gar nicht vonnöten und kaum sinnvoll.
Wenn Sie den Wechsel zum neuen Treuhandbüro auf ein neues Geschäftsjahr planen, muss Ihre neue Treuhänderin oder Ihr neuer Treuhänder lediglich die Eröffnungsbilanz in das Buchhaltungs-Programm einbuchen und einen Kontenplan errichten. Da die Eröffnungsbilanz der Schlussbilanz des vorangegangenen Geschäftsjahrs entspricht, bedarf es keiner kostspieligen Aufarbeitung der Buchhaltung.
Hohe Kosten bei einem Wechsel während dem Geschäftsjahr
Geschieht der Wechsel unter dem Geschäftsjahr, entsteht daraus ein erheblicher Mehraufwand für Ihr neues Treuhandbüro. In diesem Fall muss nämlich Ihre neue Treuhänderin oder neuer Treuhänder nebst der Bilanz sämtliche angehäuften Buchungen bis zum Stichtag nachbuchen.
Nur mit den entsprechenden Nachbuchungen lässt sich nämlich eine periodengerechte Jahresrechnung erstellen. Wenn Sie Pech haben, bezahlen Sie somit für die Buchhaltungskosten gleich doppelt. Um diese Kosten zu umgehen, ist von einem unterjährigen Wechsel eher abzuraten.
Aufgepasst bei der Mehrwertsteuer
Wenn Sie die Mehrwertsteuer nach der effektiven Methode abrechnen, gestaltet sich der Wechsel zu einem neuen Treuhandbüro noch anspruchsvoller. Damit ein reibungsloser Übergang stattfinden kann, sollten Sie das aktuelle Treuhandbüro unbedingt zum Ende einer Mehrwertsteuer-Periode verlassen.
Aus diesem Wechselzeitpunkt ergeben sich zwei Vorteile: Zum einen lassen sich die Verantwortlichkeiten konsequent zwischen dem «neuem» und dem «altem» Treuhandbüro aufteilen. Zum andern umgehen Sie damit die Aufsplittung der Mehrwertsteuer-Periode auf zwei abweichende Buchhaltungsprogramme, was häufig für Chaos und Zusatzkosten sorgt.
Eine Mehrwertsteuer-Periode dauert drei Monate, wobei die Perioden jeweils am 31. Dezember, 31. März, 30. Juni bzw. 30. September enden. Auch bei der effektiven Abrechnungsmethode erscheint somit ein Wechsel aufs neue Geschäftsjahr am einfachsten.
Ab 2021 bei einem neuen Treuhandbüro
Der kurze Blog-Artikel zeigt: Der Übergang zu einem neuen Treuhandbüro soll wohl überlegt und geplant sein. Dabei gilt es, vorab allfällige Kündigungsfristen abzuklären und in die Planung miteinzubeziehen. In allen Fällen lässt sich der Wechsel am unkompliziertesten auf ein neues Geschäftsjahr bewerkstelligen.
Endet Ihr Geschäftsjahr nun am 31. Dezember 2020, empfiehlt sich ein Wechsel auf den 1. Januar 2021. Natürlich eröffnen sich im Rahmen von einem Treuhandwechsel noch viele weitere Fragestellungen: Welche Unterlagen braucht Ihr neues Treuhandbüro? Wie lösche bzw. erteile ich Vollmachten? Im zweiten Teil dieser kurzen Blog-Reihe gehen wir diese und viele weiteren Fragen noch näher ein.
Accounto hilft beim Wechsel zu einem neuen Treuhandbüro
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