Im ersten Teil dieser Kurzserie haben wir uns mit der Frage beschäftigt, zu welchem Zeitpunkt sich ein Treuhandwechsel am besten bewerkstelligen lässt. In diesem Beitrag erfahren Sie nun, wie Sie den Übergang Schritt für Schritt und ohne böse Überraschungen vollziehen können.
Pendenzenliste sorgt für klare Verhältnisse
Wenn Sie sich entschlossen haben Ihre bisherige Treuhänderin oder Ihren bisherigen Treuhänder zu verlassen, dann erstellen Sie zuerst eine Pendenzenliste mit Ihrem aktuellen Treuhandbüro. Eine entsprechende Liste gibt Auskunft über den aktuellen Arbeitsstand und sorgt für eine klare Arbeitstrennung zwischen Ihrem neuen und alten Treuhandunternehmen.
Die Pendenzenlisten gilt es individuell zu gestalten, wobei unter anderem folgende Fragen geklärt werden sollt
Mithilfe der entsprechenden Liste findet sich Ihre neue Treuhänderin oder Ihr neuer Treuhänder schnell zurecht, was Zeit spart und somit Ihre Kosten reduziert. Auf ein solches Übergabeprotokoll können Sie nur dann verzichten, wenn Sie selbst über profunde Buchhaltungskenntnisse verfügen und ausserdem bestens über die aktuellen Vorgänge Bescheid wissen.
Vollständigkeit aller Dokumente sicherstellen
Bei Mandatsende bitten Sie Ihr «altes» Treuhandunternehmen, Ihnen sämtliche Dossiers auszuhändigen. Am einfachsten lässt sich dies via einer Cloud-Lösung bewerkstelligen. Sollten nicht alle Ihre Geschäftsunterlagen in digitaler Form vorliegen, fordern Sie diese einfach in Papierform ein.
Ihr bisheriges Treuhandunternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen alle angehäuften Unterlagen lückenlos zu übermitteln. Hierzu zählen unter anderem: Bilanz und Erfolgsrechnung, Buchungsjournale, Belege und Quittungen, Versicherungspolicen, Verträge sowie die Korrespondenz mit dem Steueramt und weiteren Ämtern.
Offene Rechnungen begleichen
Haben Sie noch nicht alle Rechnungen von Ihrem bisherigen Treuhandunternehmen beglichen, kann dies allenfalls zu Komplikationen führen. Denn Treuhänderinnen und Treuhänder behalten sich in solchen Fällen oftmals das Recht vor, die Herausgabe der Geschäftsunterlagen zu verweigern.
Diese gesetzlich legitimierten Verweigerungsklauseln finden Sie entweder im Vertrag oder den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs). Aufgrund der entsprechenden Klauseln empfiehlt es sich, die Geschäftsbeziehung mit Ihrem bestehenden Treuhandunternehmen im Einklang zu beenden und sämtliche Rechnungen vollständig zu bezahlen.
Vollmachten und Zugriffsberechtigungen regeln
Sobald die Geschäftsbeziehung mit Ihrem bisherigen Treuhandunternehmen endet, sollten Sie sämtliche Vollmachten und Informationsrechte auf Ihre neue Treuhänderin bzw. Ihren neuen Treuhänder übertragen.
Zudem gilt es, die Postadresse für die Briefzustellung anzupassen. Ausserdem sollten Sie Ihrer neuen Treuhänderin oder Ihrem neuen Treuhänder die Zugriffsberechtigung für das Mehrwersteuer-Tool ESTV SuisseTax sowie dem Firmenaccount bei der Ausgleichskasse gewähren.
Dokumentenübergabe an Ihr neues Treuhandunternehmen
Wie bereits mehrfach angedeutet, braucht es für einen erfolgreichen Treuhand ein vollständiges Dossier. Des-halb sollten Sie unbedingt nachfolgende Dokumente einhändigen:
Treuhandwechsel leicht gemacht
Dieser Blog-Artikel macht noch einmal deutlich: Der Wechsel zu einem neuen Treuhandunternehmen will gründlich durchdacht und geplant sein. Als zentrale Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang gelten ein vollständiges Dossier sowie eine harmonische Beendigung der Geschäftsbeziehung.
Doch auch rund um die neue Geschäftsbeziehung stellen sich einige Fragen: Was müssen Sie beim Vertragsabschluss beachten? Ist der Vertrag mit Ihrer neuen Treuhänderin bzw. Ihrem neuen Treuhänder mündlich oder nur schriftlich gültig? Im dritten und letzten Teil dieser Serie gehen wir auf diese und weitere Fragen näher ein – dranbleiben lohnt sich!
Accounto unterstützt Sie beim Treuhandwechsel
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