Die Digitalisierung eröffnet Treuhandunternehmen neue Möglichkeiten, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Was gilt es dabei zu beachten? In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen Überblick der wichtigsten Prinzipien der Prozessoptimierung in Treuhandunternehmen.
Mit Prozessoptimierungen können Treuhandunternehmen ihre Effizienz und Produktivität steigern. Viele Treuhandunternehmen haben im Rahmen der digitalen Transformation bereits damit begonnen, ihre Prozesse zu optimieren. Dies darf aber nicht nur bedeuten, ehemals analog vorhandene Informationen digital verfügbar zu machen und anstelle von Papierordnern ein neues Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Stattdessen sollten Treuhandunternehmen die digitale Transformation ganzheitlich angehen. Was bedeutet dies in der Praxis?
Lesetipp: In diesem Blogbeitrag können Sie nachlesen, wieso das Digitalisieren von Prozessen noch kein innovatives Treuhandunternehmen macht.
Die digitale Transformation im Treuhandwesen basiert auf fünf Säulen: Geschäftsmodell, Mitarbeitende, Prozesse, Kundenbeziehungen und Technologien. Diese Säulen existieren nicht unabhängig voneinander sondern spielen stets zusammen. Damit Ihr Treuhandunternehmen maximal von Prozessoptimieren profitieren kann, müssen Sie auch bereit sein, Ihr Geschäftsmodell, die Arbeitsweise, die Zusammenarbeit mit Ihren Kund:innen und den Einsatz von Technologielösungen neu zu denken.
Schritt 1 bei der Prozessoptimierung: Schwachstellen erkennen
Bevor Sie mit der Prozessoptimierung starten können, müssen Sie Ineffizienzen in Ihren aktuellen Prozessen und entsprechend das Optimierungspotenzial aufdecken. Dafür sollten Sie folgende Fragen ehrlich beantworten:
- Inwiefern verändern sich die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kund:innen? Können Sie diesen veränderten Kundenerwartungen weiterhin gerecht werden?
- Auf welche Kundensegmente möchten Sie sich mittel- und langfristig fokussieren? Wo entstehen Skaleneffekte?
- Wann und warum kommt es in Ihrem Team zu Leerläufen? Macht die jetzige Arbeitseinteilung nach wie vor Sinn?
- Wie können Sie Abhängigkeiten und Wartezeiten sowohl im Team als auch bei der Zusammenarbeit mit Ihren Mandant:innen reduzieren?
- Wie begegnet Ihr Treuhandunternehmen dem anhaltenden Fachkräftemangel in der Branche? Setzen Sie die derzeit vorhandenen personellen Ressourcen so gewinnbringend ein wie möglich?
- Inwiefern machen Sie sich innovative Technologien zunutze, um Arbeitsprozesse einfacher zu gestalten und Leerläufe sowie Wartezeiten verhindern?
- Gibt es Softwarebrüche, die Ihnen und Ihrem Team den Arbeitsalltag erschweren? Wie können Sie dies künftig vermeiden?
- Welche nicht-geschäftsrelevanten Routinetätigkeiten können Sie automatisieren und mehr Zeit schaffen für diejenigen Themen, die Ihrem Treuhandunternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen?
- Wodurch hebt sich Ihr Treuhandunternehmen von der Konkurrenz ab? Wie können Sie diese Differenzierungsmerkmale weiter ausbauen, um Ihre Position am Markt zu stärken?
- Wie zukunftsfähig ist Ihr Geschäftsmodell?
Ob Kundenbeziehungsmanagement, Teamführung, Technologie-Stack oder eine Neuausrichtung des Geschäftsmodells: Abhängig von Ihren Antworten auf die obigen Fragen können Sie erkennen, in welchen Bereichen Sie Prozessoptimierungen vornehmen möchten. Vergessen Sie nie, dass das Ziel eine Effizienzsteigerung und die Vereinfachung bestehender Prozesse ist. Versuchen Sie, unnötige Zwischenschritte zu eliminieren und die Komplexität von Prozessen wann immer möglich zu reduzieren. Tappen Sie dabei nicht in die Überoptimierungsfalle, indem Sie beispielsweise gleichzeitig mehrere neue Tools zur Verbesserung des Mandatsmanagements einführen und sich davon eine Produktivitätssteigerung versprechen – nur um den Grossteil davon nach ein paar Monaten wieder zu löschen. Zu viele Änderungen innert kürzester Zeit und Inkonsistenz führen eher zu Verwirrung. Testen Sie neue Softwarelösungen und Apps zuerst intern oder mit vertrauten Partner:innen, bevor Sie Ihre Kund:innen dazu anhalten, diese Technologielösungen zu installieren.
Extratipp: Die gängigsten Koordinations- und Kollaborationslösungen wie Slack, Monday, Confluence oder Jira können Aspekte des Treuhandalltags vereinfachen. Sie wurden jedoch nicht für Treuhandunternehmen entwickelt, was Prozessoptimierungen und ganzheitliche Transformationen erschwert. Eine moderne Treuhandsoftware wie Accounto unterstützt Sie hingegen dabei, die Prozesse in Ihrem Treuhandunternehmen effizienter zu gestalten. Erleben Sie in einer kostenlosen Demo, wie Accounto die Grundlage für Prozessoptimierungen in Ihrem Treuhandunternehmen legen kann.
Das ist das grösste Hindernis bei Prozessoptimierungen
Eine der häufigsten Barrieren von Transformationen und Prozessoptimierungen ist, dass die Mitarbeitenden anfänglich nicht mitziehen. Die erste Reaktion auf Veränderungen ist oftmals Ablehnung. Es kommen Aussagen wie «Wieso müssen wir dies jetzt plötzlich anders machen, wenn es doch jahrelang funktioniert hat?» oder «Bald werden wir alle durch Technologie ersetzt». In dieser Phase des Veränderungsprozesses müssen Sie als Führungskraft die Ängste und Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen. Zeigen Sie auf, was die Optimierung Ihrer Prozesse für das Team aber auch für einzelne Mitarbeitende bedeutet. Nach der Ablehnungsphase entsteht bei vielen Menschen ein Gefühl von Schock oder Wut. Vor allem wenn Sie Aufgaben automatisieren möchten, sollten Sie berücksichtigen, dass Treuhänder:innen dies als Bedrohung wahrnehmen können. In dieser Phase sollten Sie Ihren Mitarbeitenden aufzeigen, welch wichtige Funktion sie auch in Zukunft im Unternehmen einnehmen werden.
Auf die Schock- und Wut-Phase folgt in der Regel die Akzeptanz. Die Chancen und Möglichkeiten der Veränderungen rücken ins Zentrum. Es geht darum, Vor- und Nachteile auszuloten. Kommunizieren Sie klar, welche Chancen die Prozessoptimierungen Ihrem Treuhandunternehmen eröffnen. Thematisieren Sie auch mögliche Herausforderungen und entwickeln Sie gemeinsam mit dem Team einen Plan, wie ihr damit umgehen wollt. Die letzte Veränderungsphase ist Engagement. Der Grossteil der Mitarbeitenden steht nun hinter der Veränderung und zieht bei den Prozessoptimierungen mit. Bedenken Sie aber, dass Sie mit Menschen arbeiten und Individuen sich nicht immer genau nach einem bestimmten Modell verhalten.
Im Transformationsworkshop von Accounto am Donnerstag, 15. Juni 2023, in Zürich erhalten Sie individuelle Praxistipps von erfahrenen Transformations-Coaches, wie Sie Prozessoptimierungen in Ihrem Treuhandunternehmen implementieren und Ihre Mitarbeitenden bei der digitalen Transformation begleiten können.
