Fast jedes KMU muss sich früher oder später mit der Wahl eines Treuhandunternehmens auseinandersetzen. Auch Inhaber:Innen, die anfangs ihre Buchhaltung selbstständig erledigen, gelangen meistens irgendwann an einen Punkt, an dem diese Arbeiten „outgesourced“ werden um sich vermehrt auf die Kerntätigkeit zu konzentrieren. Leider ist die Suche nach einem passenden Treuhandunternehmen nicht einfach. Roman Keller von treuhand-suche.ch, unser Gastautor, erklärt dir, welche Punkte abzuklären und welche Kriterien für die Suche entscheidend sind.
Warum ist es so schwer, ein passendes Treuhandbüro zu finden
Ein Treuhänder:In kümmert sich um sensible Sachverhalte deines Unternehmens wie zum Beispiel um deine Buchhaltung und Steuern. Deshalb ist es wichtig, dass dein Treuhandpartner:In nicht nur fachlich kompetent ist, sondern auch zu deinem Unternehmen passt. Ein wichtiger Aspekt bei der Suche sind die Kosten, denn die Preise in der Treuhandbranche sind nicht immer sehr transparent. Die Kostentransparenz ist auch daher nicht immer gegeben, weil die Stundensätze nur schwer oder gar nicht herauszufinden sind, es sei denn, man kontaktiert die Treuhandgeschäfte direkt, um die notwendigen Informationen zu erhalten. Dies kostet viel Zeit, Kraft und Nerven.
Was muss ich im Vorfeld abklären?
Bevor du mit der Suche beginnst, sollten folgende Fragen geklärt werden:
Welche konkreten Leistungen soll das Treuhandunternehmen erbringen?
Benötigst du die gesamte Palette an buchhalterischen Dienstleistungen – von Buchführung bis zur Steuererklärung? Oder möchtest du nur punktuell beraten werden oder nur den Jahresabschluss erstellen lassen?
Wie schwierig ist mein Fall?
Diese Frage ist schwer zu beantworten, besonders für diejenigen, die nur wenig Ahnung von der Buchhaltung haben. Du kannst jedoch eine grobe Abschätzung vornehmen: Wenn du mit Kund:Innen aus verschiedenen Ländern arbeitest, dein Unternehmen eine komplexere rechtliche Struktur oder mehrere Zweigniederlassungen in verschiedenen Kantonen aufweist, dann benötigst du wahrscheinlich regelmässige Beratung eines erfahrenen Treuhänder:In.
Wie viel Verfügungsmacht möchte ich meinem Treuhänder:In anvertrauen?
Möchtest du selbst mit Behörden kommunizieren oder dich durch einen Treuhandunternehmen vertreten lassen? Soll er Handlungsvollmachten besitzen und in Rücksprache mit dir wichtige Angelegenheiten weitestgehend autonom regeln?
Bei der Mehrwertsteuer beispielsweise können Treuhandfirmen die MwSt-Abrechnung für ihre Kund:Innenn bequem online und direkt übernehmen.
Welche Art von Zusammenarbeit und Kommunikation wünsche ich mir mit meinem Treuhandunternehmen?
Die Grundlage einer erfolgreichen Zusammenarbeit ist eine effektive Kommunikation. Überlege dir, welche Kommunikationsform für dich am besten passt.
- In welcher Sprache möchtest du mit deinem Treuhänder:In kommunizieren?
- Möchtest du deinen Treuhänder:In persönlich treffen oder alle Belege elektronisch übermitteln?
Tipp! Achte darauf, wie schnell ein Treuhänder:In auf deine Anfrage reagiert. Wenn es dir wichtig ist, dass deine Fragen schnell beatwortet werden, kläre dies frühzeitig ab und achte auf die Reaktionsgeschwindigkeit beim Erstkontakt. Insbesondere bei Kleinfirmen, die im Client Book des Treuhandunternehmens ziemlich weit unten stehen, kann es regelmässig zu längeren Wartezeiten kommen.
Auswahlkriterien: Was muss ich berücksichtigen?
Wenn du festgestellt hast, welche Kriterien für dich besonders wichtig sind, kannst du mit der Suche beginnen. In diesem Abschnitt findest du die wichtigsten Auswahlkriterien.
1. Fachkompetenz
Anhaltspunkte sind entsprechende Fachausbildungen oder eine Mitgliedschaft in einem Berufsverband. Auch die Grösse des Treuhandbüros kann ein Hinweis auf höhere Fachkompetenz sein, denn Grösse geht oft mit einer erhöhten Spezialisierung in einem Fachgebiet einher. Vergesse auch nicht, dass Erfahrung in diesem Beruf eine entscheidende Rolle spielt
2. Qualität der Arbeit
Leider hört man ab und zu Geschichten, dass trotz hoher fachlicher Kompetenz die Beratungskompetenz nicht sehr hoch ist. Dies kann an einer hohen Auslastung, ungenügender Sorgfalt, mangelnder Zahlungsbereitschaft der Kundschaft oder anderen Problemen beim Treuhandunternehmen liegen. Für einen Kund:In bedeutet dies zusätzliche Kosten oder sogar Probleme mit den Steuerbehörden.
Um dies herauszufinden, müsstest Du den Treuhänder:In entweder einfach ausprobieren oder eine externe Empfehlung einholen. Diese Empfehlung kannst du über zwei Wege erhalten: über Bekannte oder über Rezensionen und Feedbacks im Internet.
3. Preis
Die meisten Treuhänder:Innen arbeiten auf Stundenbasis. Aber welche Stundenlöhne sind angebracht? Leider veröffentlichen viele Treuhandfirmen ihre Stundenansätze nicht, was die Auswahl erschwert. Die Unterschiede bei den Stundensätzen ist sehr gross: Sie liegen Erfahrungsgemäss zwischen: CHF 80 /Stunde bis CHF 250 /Stunde. Vergleiche der Stundensätze, Branchendurchschnitte und entsprechende Filtermöglichkeiten findest du auf treuhand-suche.ch.
4. Buchhaltungssoftware
Das Buchhaltungsprogramm beeinflusst die Kosten für die Buchhaltung bzw. für den Treuhänder:In gewaltig. Es ist von grosser Wichtigkeit, dass der Treuhänder:In Erfahrung mit dem Buchhaltungsprogramm hat. Anderenfalls musst du die Buchhaltungssoftware wechseln oder dein Treuhandpartner:In arbeitet ineffizient, weil er sich mit dem Programm nicht gut auskennt. Auch hier bietet die Plattform treuhand-suche.ch geeignete Filtermöglichkeiten, um Treuhandunternehmen zu finden, welche deine Buchhaltungslösung unterstützen.
5. Vertrauliche Beziehungen
Vor der Aufnahme der Zusammenarbeit mit dem Treuhänder:In musst du prüfen, ob du dich mit deinem potentiellen Treuhandpartner:In verstehst. Fehlendes Vertrauen kann die Kommunikation erschweren und mühsam machen. Im persönlichen Gespräch – entweder in physischer Form, per Telefon oder per Videocall – kannst du herausfinden, ob dir der Kommunikationsstil passt. Gewisse Treuhänder:Innen bevorzugen den persönlichen Kontakt mit ihren Mandant:Innen und andere setzen eher auf die elektronische Zusammenarbeit hinsichtlich Belegübermittlung und Kommunikation.
Wo sucht man nach einem Treuhandunternehmen?
Frage zuerst deine Bekannten und befreundeten Unternehmer:Innen. Vielleicht haben diese bereits Erfahrungen mit einem Treuhandbüro gesammelt und können dir das eine oder andere Büro empfehlen. Wenn du auf keine persönlichen Empfehlungen zurückgreifen kannst oder keiner dieser Vorschläge zu dir passt, recherchiere online:
- Google-Suche: Dieses Suchverfahren ist relativ mühsam, weil du jede einzelne Website eines Treuhandunternehmens absuchen musst und am Schluss doch nicht an die relevanten Informationen (wie z.B. Stundensätze) gelangst. Der Zeitaufwand für die Google Recherche kann enorm sein und trotzdem nicht zum gewünschten Ergebnis führen.
- Spezialisierte Plattformen: Ein zielführendes Vorgehen ist die Suche auf spezialisierten Plattformen, wo man die wichtigsten Informationen (Stundensätze, Bewertungen, Buchhaltungsprogramme, Branchenspezialisierungen etc.) an einem Ort finden kann. Auf treuhand-suche.ch kannst du beispielweise nicht nur ein Treuhandunternehmen in deiner Nähe finden, sondern auch nach vielen weiteren Kriterien und individuellen Anforderungen filtern. Damit sparst du viel Zeit und die Suche ist erst noch zielgerichteter.
- Buchhaltungssoftware-Anbieter: Auch Software-Anbieter verfügen oft über ein eigenes Verzeichnis mit Partner Treuhandunternehmen, die mit ihrem Buchhaltungsprogramm arbeiten.
Grundsätzlich solltest du für diesen Prozess genug Zeit einrechnen, denn die Auswahl in einem grossen Anbieter- und intransparenten Markt ist alles andere als einfach. Wir können dich aber beruhigen: Wenn du den richtigen Treuhandpartner:In findest, hast du gute Chancen, eine langjährige Zusammenarbeit zu erfahren. Es lohnt sich also auf jeden Fall, ein bisschen mehr Zeit und Aufwand in die Suche zu investieren!
