Sie kennen das Spiel: Rechnung, Zahlungserinnerung, erste Mahnung… Dieser Prozess ist zeitaufwändig und langandauernd – die Urlaubszeit verschärft diese Situation zusätzlich Vor allem für Selbstständige, Kleinunternehmen und Start Ups können solche Zahlungsverzögerungen fatale Auswirkungen auf die Liquidität haben.
Doch wie gehen Sie am besten vor, um Ihre Kunden zu einer fristgerechten Zahlung zu motivieren? Wir teilen 9 Best Practice-Tipps, wie Sie mit einfachen, aber effizienten Massnahmen Ihre Kundschaft zu einer schnelleren Zahlung bewegen können:
1. Behalten Sie den Überblick und die Kontinuität
Bevor Sie Ihre Kunden:innen an eine Zahlung erinnern, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungsdaten tagesaktuell sind. Ausserdem sollten Sie darauf achten, dass Sie mit einem Rechnungstool oder einer Buchhaltungssoftware arbeiten, die Ihnen eine rasche Übersicht über die offenen Rechnungen bietet. Idealerweise können Sie aus den überfälligen Rechnungen mit einem Klick die notwendigen Mahnungen erstellen. Dies vereinfacht den Prozess nicht nur ungemein, sondern macht diesen auch effizienter: Sie können Mahnungen schneller und mit geringerem Aufwand versenden.
Planen Sie zudem den Mahnungsprozess fix in Ihrer Agenda ein, damit Sie schneller an Ihr Geld kommen. Idealerweise 1x pro Woche gleich im Anschluss an Ihre Rechnungsstellung. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware lässt sich das ganze Mahnwesen in wenige Minuten abwickeln.
2. Stellen Sie Ihrem Kunden:in eine Zahlungserinnerung per Post zu
Dies ist in der Schweiz der erste Schritt, wenn eine Rechnung überfällig ist. Mit diesem Schritt setzt der Gläubiger:in, also Sie als Unternehmen, den Schuldner:in (Ihr Kunde:in) in Verzug.
Laut Gesetz müssten Sie Ihren Kunden:innen keine Mahnung zustellen. Sie hätten das Recht, nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt eine Betreibung einzuleiten. Dieser Schritt wird im Geschäftsalltag jedoch erst eingeleitet, wenn alle anderen Massnahmen keine Wirkung zeigen (vgl. Punkt 9). Im hektischen Arbeitsalltag kann eine Rechnung oftmals auch untergehen und der Zahlungsverzug geschieht somit nicht mit Absicht. Schliesslich haben alle eine zweite Chance verdient.
Schreiben Sie eine aussergewöhnliche, humorvolle Einleitung. Das steigert die Aufmerksamkeit und die Laune Ihrer Kundschaft. So hinterlassen Sie trotz dem eher unangenehmen Thema einen weiteren positiven Eindruck bei Ihrem Kundenstamm und steigern damit die Chance, dass Ihre Schuldner:innen zeitnah mit einer Zahlung auf die Nachricht reagieren.
3. Senden Sie eine überfällige Rechnung mit Vermerk
Statt einer freundlichen Zahlungsaufforderung, können Sie Ihrem Kunden:in auch die Originalrechnung mit einem Stempel «Überfällig» senden. Die Originalrechnung können Sie auch als Ergänzung an ihre Zahlungserinnerung hängen.
4. Erstellen Sie einen Kontoauszug und senden Sie Ihn, Ihrem Kunden:in zu
Wenn ein Kunde:in mehrere Rechnungen nicht bezahlt, dann sollten Sie die offenen Posten unbedingt in einem Dokument festhalten. Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie Accounto arbeiten können Sie in wenigen Klicks, ohne manuellen Aufwand einen Auszug erstellen.
Erwarten Sie nicht, dass nach der Zustellung des Kontoauszuges Ihr Kunden:in alle Rechnungen am nächsten Tag begleicht. Eine solche Offenlegung zeigt bei den meisten nur seinen gewünschten Effekt, wenn Sie den Kunden:in nach der Zustellung anrufen. Was uns zum nächsten Punkt bringt.
5. Kontaktieren Sie Ihre Kund:innen telefonisch
Ein Anruf erzielt in der Regel die besten Ergebnisse. Daher können Sie nach einem Zahlungsverzug, statt einer Mahnung, Ihre Kund:innen auch gleich telefonisch kontaktieren. Ihr Kund:innen haben zwar die Möglichkeit Sie zu ignorieren, doch wenn Ihr Anruf erst mal angenommen wurde, können Sie schwer ignoriert werden. Sagen Sie, dass Ihnen aufgefallen ist, dass die Rechnung XY noch offen ist. Gerne können Sie auch nachfragen, ob mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung alles gut war – falls Sie das nicht schon getan haben. Vergewissern Sie sich auch, wann die offene Rechnung bezahlt wird und beenden Sie das Gespräch erst, wenn Sie genau wissen, wann die Zahlung eintreffen wird.
6. Verrechnen Sie Ihren Kund:innen Verzugszinsen
Sie können Ihre Kundschaft bei einer verspäteten Zahlung mit einem Verzugszins abstrafen. Das geht aber nicht einfach so. Zunächst müssen Sie Ihren Kunden:in mit einer Mahnung in Verzug setzen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie einen Verzugszins gem. Artikel 104 Abs. 1 OR in der Höhe von 5 % verlangen. Höhere Verzugszinsen sind vertraglich festzuhalten.
7. Bieten Sie Ihren Kunden:innen Ratenzahlungen an
Lieber eine Ratenzahlung als keine Zahlung. Wenn Sie merken, dass es bei Ihren Kund:innen bei der Zahlung zu Komplikationen kommen könnte, dann gehen Sie ein offenes Gespräch ein. Gemeinsam können Sie einen Abzahlungsplan erarbeiten, wobei Teilzahlungen/Lieferungen und Ratenzahlungen in Frage kommen.
Stellen Sie sicher, dass die Zinsen Ihren Mehraufwand decken, jedoch nicht zu hoch angesetzt sind. Ein solches Zahlungskonzept führt zu einer Win-Win-Situation. Sie vermeiden einen kompletten Zahlungsausfall und Ihre Kund:innen können die Finanzierung Ihres Produktes planen.
8. Belohnen Sie Ihre Kundschaft für frühzeitige Zahlungen
Bieten Sie Ihrer Kundschaft einen Anreiz für frühzeitige Zahlung und halten Sie diese Belohnung vertraglich fest. Dazu ist die einfachste Möglichkeit dabei das Skonto. Die meisten Skonti liegen zwischen 3-5 % und werden bei einer Zahlungsfrist von 10 Tagen gewährt. Wie hoch Ihr Skonto sein kann und wie lange die Zahlungsfrist sein darf, können Sie als Unternehmen frei entscheiden.
9. Leiten Sie ein Betreibungsbegehren ein
Sollten alle Stricke reissen, bleibt Ihnen das Betreibungsbegehren übrig. Erkundigen Sie sich welches Betreibungsamt für den Kunden:in zuständig ist. Das zuständige Betreibungsamt befindet sich immer am Wohnsitz des Schuldners:in. Sie können das Betreibungsbegehren ganz einfach über den Online-Betreibungsschalter einleiten.
Beugen Sie Zahlungsausfälle vor
Die Zahlungsmentalität Ihrer Kunden:innen können Sie nicht ändern und der Ausfall von Zahlungen können Sie nicht verhindern. Das Risiko von Zahlungsausfällen lässt sich jedoch reduzieren. Bevor Sie ein Geschäft mit potenziellen Kund:innen eingehen, bei anderen Zahlungsfähigkeit (Bonität) Sie zweifeln, können Sie folgendes tun:
- Erkundigen Sie sich im Internet
- Gibt es eine Webseite? Welchen Eindruck macht die Webseite?
- Finden Sie Rezensionen? (z.B. Google Bewertungen) oder wurde das Unternehmen auf anderen Plattformen bewertet?
- Prüfen Sie den Handelsregistereintrag
- Wie oft gab es Wechsel in der Geschäftsleitung?
- Wurden die Verwaltungsratmitglieder oft ausgetauscht?
- Schauen Sie sich den Betreibungsauszug des Unternehmens an
- Wurden viele Betreibungen eingeleitet?
Sollten sich Ihre Zweifel bei der Recherche bestätigen, vereinbaren Sie mit dem Unternehmen eine Vorauszahlung. Dabei entscheiden Sie, ob der Klient:in die Vorauszahlung in Form eines Teilbetrags oder des Gesamtbetrags leisten soll.
Keine Lust auf Fristen und Mahnläufe?
Sie konzentrieren sich lieber aufs Kerngeschäft und möchten sich nicht mit Mahnfristen, Verzugszinsen und Web-Recherchen auseinandersetzen? Dann lagern Sie das Debitorenmanagement an einen erfahrenen Treuhandprofi aus dem Accounto-Netzwerk aus.
Haben Sie weitere Tipps wie Sie Zahlungsmuffel zu einer Zahlung bewegen? Oder haben Sie Fragen dazu? Melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns über eine Austausch.
